Cấu trúc của một email đầu tiên
Một email lịch sự bằng tiếng Nhật gửi cho một người lạ là một trình tự cố định và người đọc mong đợi mỗi phần ở đúng vị trí của nó. Điền vào trình tự và kết quả là lịch sự ngay cả khi ngữ pháp bên trong mỗi dòng đơn giản. Bỏ qua một phần, đặc biệt là dòng chủ đề hoặc phần giới thiệu, email sẽ có cảm giác đột ngột dù ngữ pháp có tốt đến đâu.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | Tôi xin liên hệ lần đầu. |
| 件名 | kenmei | tiêu đề email |
| 〜と申します。 | ... to mōshimasu. | Tên tôi là ... (khiêm nhường) |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Xin cảm ơn trước. (lời kết) |
- Dòng chủ đề: những gì bạn muốn, trong một cụm danh từ.
- Người nhận: tên hoặc vai trò có sama, trên dòng riêng.
- Giới thiệu: liên hệ đầu tiên, tên của bạn và trong một cụm từ bạn là ai.
- Yêu cầu: một điều, hỏi nhẹ nhàng, với các chi tiết cần thiết (ngày, số, mục).
- Kết thúc: dòng cảm ơn trước.
- Chữ ký: họ tên, katakana cho tên nước ngoài, thông tin liên lạc nếu có.
Tiêu đề khiến người ta mở thư
Dòng chủ đề trong email tiếng Nhật là một nhãn chứ không phải một câu: chủ đề theo sau là loại tin nhắn. Các cửa hàng và văn phòng sắp xếp hộp thư đến của họ theo các nhãn này và một chủ đề mơ hồ như xin chào hoặc câu hỏi có thể đợi nhiều ngày. Đặt chủ đề đầu tiên và loại yêu cầu sau nó, đồng thời thêm ngày nếu có.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お問い合わせ | otoiawase | cuộc điều tra |
| 営業時間についてのお問い合わせ | Eigyō jikan ni tsuite no otoiawase | Chủ đề: Hỏi về giờ mở cửa |
| 予約のお願い | Yoyaku no onegai | Chủ đề: Yêu cầu đặt chỗ |
| 見学のお願い | Kengaku no onegai | Chủ đề: Yêu cầu ghé thăm |
| 予約変更のご相談 | Yoyaku henkō no gosōdan | Chủ đề: Về việc thay đổi đặt chỗ |
| 商品の在庫について | Shōhin no zaiko ni tsuite | Chủ đề: Về kho hàng |
Lời mở đầu: bạn viết cho ai và bạn là ai
Dòng đầu tiên là người nhận. Một người được biết đến có họ của họ cộng với sama; một người không quen biết ở công ty, văn phòng được gotantōsha-sama, người phụ trách; toàn bộ cửa hàng hoặc văn phòng đều có tên của nó cộng thêm onchū. Sau đó hãy giới thiệu bản thân bằng một dòng: rằng đây là lần liên hệ đầu tiên của bạn, tên của bạn với sự khiêm tốn đối với mōshimasu và nếu hữu ích thì một cụm từ cho biết bạn là ai, chẳng hạn như một sinh viên đến từ Canada hoặc một vị khách sẽ đến vào tháng tới.
Bỏ đi một cụm từ: osewa ni natte orimasu. Nó mở ra hầu hết các email kinh doanh ở Nhật Bản, nhưng nó có nghĩa là cảm ơn bạn đã tiếp tục hỗ trợ và ngụ ý rằng các bạn đã giao dịch với nhau. Trong email đầu tiên gửi cho một người lạ, nó có nội dung kỳ quặc, như thể bạn đã quên mất mình chưa từng gặp mặt.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご担当者様 | Gotantōsha-sama | Đến người phụ trách |
| 山田様 | Yamada-sama | Kính gửi Ông/Bà Yamada |
| さくら書店 御中 | Sakura Shoten onchū | Gửi Sakura Nhà sách (một tổ chức) |
| 初めてご連絡いたします。スミスと申します。 | Hajimete gorenraku itashimasu. Sumisu to mōshimasu. | Liên hệ đầu tiên; tên tôi là Smith. |
| カナダの大学で日本語を勉強している学生です。 | Kanada no daigaku de nihongo o benkyō shite iru gakusei desu. | Tôi là sinh viên học tiếng Nhật tại một trường đại học ở Canada. |
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Cảm ơn bạn đã tiếp tục giúp đỡ của bạn. (chỉ những người liên hệ hiện có) |
Phần yêu cầu: hãy nhờ vả, đừng ra lệnh
Yêu cầu là một, tối đa là hai câu và hình thức quan trọng hơn từ vựng. Shite kudasai, điều mà sách giáo khoa dạy như vui lòng làm, là một hướng dẫn và có vẻ thẳng thừng khi viết cho người lạ. Các dạng mềm kết thúc bằng một câu hỏi: Tôi muốn, liệu điều đó có thể thực hiện được không; bạn có thể cho tôi biết được không? Thêm các sự kiện mà người đọc cần trả lời, ngày tháng, số người, tên vật phẩm, trong cùng một câu hoặc câu tiếp theo.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 予約をしたいのですが、可能でしょうか。 | Yoyaku o shitai no desu ga, kanō deshō ka. | Tôi muốn đặt chỗ trước; điều đó có thể thực hiện được không? |
| 営業時間を教えていただけますでしょうか。 | Eigyō jikan o oshiete itadakemasu deshō ka. | Bạn có thể cho tôi biết giờ mở cửa của bạn được không? |
| お忙しいところ恐れ入りますが | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga | Xin lỗi đã làm phiền bạn khi bạn đang bận, nhưng ... |
| この商品の在庫はありますでしょうか。 | Kono shōhin no zaiko wa arimasu deshō ka. | Cửa hàng: Bạn có mặt hàng này trong kho không? |
| チェックインの時間を変更したいのですが。 | Chekkuin no jikan o henkō shitai no desu ga. | Chủ nhà: Tôi muốn thay đổi thời gian nhận phòng. |
| 見学は可能でしょうか。 | Kengaku wa kanō deshō ka. | Trường học: Có thể đến thăm được không? |
| 十一月三日、二名で考えております。 | Jūichigatsu mikka, nimei de kangaete orimasu. | Tôi nhớ đến ngày 3 tháng 11, hai người. |
Desu ga ở cuối câu là chất làm dịu giọng: nó tắt dần và để lại quyết định cho người đọc. Deshō ka nhẹ nhàng hơn desu ka. Họ cùng nhau đưa ra một yêu cầu mà người đọc Nhật Bản có thể dễ dàng đồng ý hoặc không, đó chính là mấu chốt.
Lời kết và chữ ký
Mỗi email tiếng Nhật đều kết thúc bằng một dòng yêu cầu, ngay cả khi không còn gì để yêu cầu; nó được viết tương đương với một cái cung. Tiêu chuẩn là yoroshiku onegai itashimasu, có bộ làm mềm ở phía trước. Sau đó, một dòng trống và chữ ký của bạn: tên đầy đủ, cách viết katakana của tên nước ngoài để người đọc có thể phát âm và chi tiết liên hệ nếu có. Nhiều người viết thêm ijō (chỉ vậy thôi) trước khi kết thúc những email dài hơn; trong một email sáu dòng, nó là tùy chọn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | Otesū o okake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Xin lỗi vì sự cố; cảm ơn bạn trước. |
| ご返信をお待ちしております。 | Gohenshin o omachi shite orimasu. | Tôi mong chờ câu trả lời của bạn. |
| 以上、よろしくお願いいたします。 | Ijō, yoroshiku onegai itashimasu. | Đó là tất cả; cảm ơn bạn trước. |
| アンナ・スミス | Anna Sumisu | Anna Smith (chữ ký bằng katakana) |
| 電話番号 | denwa bangō | số điện thoại |
Ba email đầu tiên: cửa hàng, chủ nhà, văn phòng trường
Khung giống nhau; chỉ có chủ đề, phần tự mô tả và yêu cầu thay đổi. Đây là sự khác biệt của mỗi phiên bản, vì vậy bạn có thể lắp ráp phiên bản của mình từ các dòng trên.
| Phần | Cửa hàng | Chủ nhà nghỉ | văn phòng trường học |
|---|---|---|---|
| Chủ thể | Tên mặt hàng + ni tsuite | Yoyaku henkō no gosōdan | Kengaku no onegai |
| Người nhận | Tên cửa hàng + onchū | Tên chủ nhà + sama | Gotantōsha-sama |
| bạn là ai | Hajimete gorenraku itashimasu + tên | Tên + ngày đặt phòng | Tên + học sinh, quốc gia, trình độ |
| Lời yêu cầu | Kho hàng, vận chuyển ra nước ngoài, cầm hàng | Nhận phòng, hành lý sớm hay muộn | Chuyến tham quan, ngày bắt đầu khóa học, đơn đăng ký |
| Chi tiết | Tên sản phẩm, màu sắc, kích thước | Tên đặt chỗ, ngày, giờ | Ngày mong muốn, số lượng người |
| Đóng cửa | Yoroshiku onegai itashimasu | Như nhau | Tương tự, với ijō trong email dài hơn |
Đối với chủ nhà, việc đề cập đến việc đặt phòng ở dòng đầu tiên sẽ giúp họ không phải tìm kiếm: tên, ngày và trang web đặt phòng nếu có. Đối với trường học, một dòng về trình độ của bạn sẽ giúp họ trả lời đúng trong sổ đăng ký và đôi khi bằng tiếng Anh.
Thư trả lời bạn có thể nhận được
Các câu trả lời từ cửa hàng và văn phòng đều lịch sự và có tính công thức, khiến chúng dễ đọc hơn so với bề ngoài. Dòng đầu tiên cảm ơn bạn đã đưa ra câu hỏi, dòng cuối cùng là lời kết và câu trả lời thực sự nằm ở giữa. Câu trả lời có thường chứa kanō hoặc dekimasu; chữ không được gói gọn trong osoreirimasu ga (chúng tôi xin lỗi nhưng) và kết thúc bằng kanemasu (chúng tôi không thể). Ngày, giờ và giá cả đều nổi bật về mặt trực quan, vì vậy hãy tìm kiếm chúng trước tiên.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| お問い合わせいただきありがとうございます。 | Otoiawase itadaki arigatō gozaimasu. | Cảm ơn bạn đã hỏi thăm. |
| ご予約につきましては、可能でございます。 | Goyoyaku ni tsukimashite wa, kanō de gozaimasu. | Đối với việc đặt phòng, nó có thể. |
| 恐れ入りますが、当日の変更はいたしかねます。 | Osoreirimasu ga, tōjitsu no henkō wa itashikanemasu. | Chúng tôi rất tiếc nhưng không thể thay đổi trong cùng ngày. |
| ご希望の日時をお知らせください。 | Gokibō no nichiji o oshirase kudasai. | Vui lòng cho chúng tôi biết ngày và giờ bạn muốn. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni otoiawase kudasai. | Nếu có gì chưa rõ, cứ thoải mái hỏi. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Kết thúc: Trân trọng kính chào. (rất trang trọng) |
Nếu câu trả lời đặt ra một câu hỏi, hãy trả lời nó trong cùng một khung nhưng ngắn hơn: người nhận, lời cảm ơn vì đã trả lời (gohenshin arigatō gozaimasu), câu trả lời, lời kết. Email thứ hai là nơi osewa ni natte orimasu trở nên chính xác, bởi vì bây giờ các bạn đang giao dịch với nhau.
Những lỗi khiến email đầu tiên nghe cộc lốc
- Không có dòng chủ đề hoặc chủ đề như xin chào. Đặt tên cho yêu cầu.
- Mở đầu bằng osewa ni natte orimasu cho một người lạ. Sử dụng hajimete gorenraku itashimasu.
- San thay sama bằng văn bản gửi đến cửa hàng hoặc văn phòng. Sama là văn bản mặc định dành cho khách hàng và người lạ.
- Shite kudasai cho yêu cầu. Chuyển sang shitai no desu ga hoặc itadakemasu deshō ka.
- Đưa hai hoặc ba yêu cầu vào một email. Một yêu cầu, một email, cho đến khi bạn biết được người đọc.
- Chỉ ký bằng chữ Latinh. Thêm katakana để người đọc có thể nói tên của bạn.
- Biểu tượng cảm xúc, dấu chấm than và các kết thúc thông thường như ne. Lưu chúng cho bạn bè.
Thêm một đôi mắt nữa trước khi bấm gửi
Một điều mà email đầu tiên cần mà sách giáo khoa không thể cung cấp là kiểm tra văn bản đã hoàn thành. Dán bài của bạn vào Mocchi, trợ lý học tập của Unihongo, với /correct và yêu cầu chỉnh sửa kèm theo lý do ngắn gọn; sau đó hỏi xem có dòng nào đọc dưới dạng hướng dẫn chứ không phải yêu cầu hay không. Mocchi theo dõi các biểu mẫu bạn bỏ lỡ, do đó, việc kiểm tra email thứ hai sẽ nhanh hơn và bạn sẽ thấy rõ các kiểu lỗi của mình. Khi có câu trả lời, /explain nó và hỏi dòng nào là cụm từ được đặt và dòng nào chứa câu trả lời.
Nếu email nói về việc đặt chỗ thì bạn sẽ xác nhận bằng giọng nói, nhiệm vụ đặt chỗ qua điện thoại trong AI Sensei là bước tiếp theo đương nhiên; nhiều cửa hàng trả lời vui lòng gọi. Một tài khoản miễn phí tại unihongo.com/login là đủ cho cả việc kiểm tra và diễn tập cuộc gọi.