Написано для распространения
Определяющим фактом японского предложения является то, что оно осуществляется без вас. Его пересылают, распечатывают, обсуждают на собрании, на котором вы не участвуете, и принимают решение люди, у которых нет контекста за пределами этой страницы.
Из этого следует все остальное. Документ сам должен отвечать на очевидные вопросы, потому что на них некому ответить, и он должен быть достаточно кратким, чтобы занятый читатель мог его дочитать.
| Раздел | японский | Ответы |
|---|---|---|
| Фон | 背景 | Почему сейчас |
| Проблема | 課題 | Что не так |
| Предложение | 提案内容 | Что ты хочешь сделать |
| Эффект | 期待効果 | Что улучшает |
| Расходы | 費用 | Сколько это стоит |
| Расписание | スケジュール | Когда |
| Риски | リスク | Что может пойти не так |
Последние три делают предложение действенным. Без затрат, графика и риска читатель не сможет ничего решить и просто отложит это.
Итоговая строка
Начните с одного предложения, в котором будет указано, что вы предлагаете. Читатель, который больше ничего не читает, должен знать, о чем его спрашивают.
Написание этой строки первым также является полезной проверкой вашего собственного мышления: предложение, которое невозможно сформулировать в одном предложении, обычно не готово.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Предлагаю ввести новую систему. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Предлагаю пересмотреть рабочий процесс. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Предложение заключается в следующем. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Цель – сократить рабочее время. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Сравнивались три варианта. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | В заключение рекомендуется вариант А. |
Проблема до решения
Проблемный раздел выполняет убедительную работу. Читатель, который не признает существования проблемы, не примет предложение, каким бы хорошим оно ни было, и этот раздел учащиеся склонны писать слишком кратко.
Определите количество везде, где это возможно. Проблему, выраженную числом, гораздо труднее отмахнуться, чем проблему, сформулированную как впечатление.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Сейчас требуется около двадцати часов в месяц. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | При ручном управлении легко возникают ошибки. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | В прошлом году произошло три инцидента. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Нагрузка на ответственного лица тяжела. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | При нынешнем положении дел никаких улучшений не ожидается. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Ответ срочный. |
Первые три имеют количественную оценку, а остальные нет. Предложение с номерами в проблемном разделе заметно более убедительно.
Стоимость и график
Предложение без стоимости и графика — это скорее идея, чем предложение, и оно будет возвращено или отложено. В этих разделах честность тоже окупается: обнаруженная позднее недооценка наносит больше ущерба, чем могла бы нанести более честная цифра.
Если цифра неопределенна, обозначьте ее как оценку, а не как твердую.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Первоначальная стоимость составляет около пятисот тысяч иен. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Ежемесячные текущие расходы возникают отдельно. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Это приблизительная оценка, которая может варьироваться. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Ожидается, что внедрение займет три месяца. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Первый этап начнется в следующем месяце. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Влияние на существующие работы ограничено. |
Название возражения
У каждого предложения есть очевидное возражение, и читатель задумается о нем независимо от того, упомяните вы об этом или нет. Назвать его и ответить на него — это сила; его опускание выглядит либо наивным, либо уклончивым.
Именно здесь предложение заслуживает доверия, поскольку писатель, который предвидел трудности, с большей вероятностью продумал все остальное.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Могут быть высказаны следующие опасения. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Нагрузка временно увеличивается во время введения. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Эта проблема решается поэтапным внедрением. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Риск считается ограниченным. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Рассматривался альтернативный вариант, но он стоит дороже. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Если возникнут опасения, он будет пересмотрен. |
Упоминание о том, что вы рассматривали альтернативу и почему вы ее отвергли, — одна из самых сильных сторон короткого предложения.
Перед распространением
Сверьте документ с читателем, который увидит его без вас. Могут ли они сказать, что предлагается, сколько это стоит, когда это произойдет и что может пойти не так, только по одной странице?
Здесь важна последовательность стиля, как и в отчетах: в предложениях используется простой письменный стиль, а смешанные вежливые окончания обозначают документ как сообщение, а не как документ.
- В первой строке указывается предложение.
- Раздел задач содержит хотя бы один номер.
- Затраты делятся на первоначальные и текущие.
- Включено расписание с датой начала.
- Очевидное возражение названо и на него дан ответ.
- Стиль единый и простой во всем.