Стандартная структура
Протокол составлен по традиционной схеме, которая практически не различается в разных компаниях, а это означает, что большая часть документа может быть подготовлена до начала собрания.
Заблаговременное заполнение заголовка дает вам возможность сконцентрироваться на двух вещах, которые действительно требуют внимания: решениях и действиях.
| Поле | японский | Что в нем происходит |
|---|---|---|
| Заголовок | 議事録 | Название документа |
| Дата и время | 日時 | Дата, начало и конец |
| Место | 場所 | Комната или онлайн |
| Участники | 出席者 | Имена, иногда отделы |
| Повестка дня | 議題 | Обсуждаемые предметы |
| Решения | 決定事項 | Что было согласовано |
| Действия | 宿題事項 | Кто и что делает, когда |
Последние две строки являются точкой документа. Все, что выше них, — это администрация, которую можно заполнить заранее.
Запись решений
В строке решения должно быть указано, что было согласовано, и ничего больше. Не поддавайтесь искушению записывать, кто и за что выступал, это редко желательно и может вызвать проблемы позже.
Фраза с окончанием существительного здесь является стандартной и позволяет сделать записи короткими. Полные вежливые предложения удлиняют минуты, не делая их более понятными.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Внедрение новой системы одобрено. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Предложение по бюджету перенесено на следующий раз. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Согласился принять вариант А. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Текущая политика продолжается. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Вывод отложен. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Подробности рассматриваются отдельно. |
Запись действий
Для действия нужны три вещи: что, кто и когда. Действие без владельца или срока не является действием, и протоколы, в которых отсутствует какой-либо из них, являются самой распространенной жалобой на них.
Если на собрании не был указан крайний срок, спросите об этом, прежде чем писать протокол, а не оставляйте его пустым.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Танака: подготовить материалы к следующей пятнице. |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Каждый человек: отправьте просмотры в течение этой недели. |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Продажи: подтвердите цифры |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Подготовьте три предложения к следующему разу. |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Владелец еще не определился |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Срок будет сообщен |
Последние два являются законными записями, когда ничего не было решено. Запись о том, что владелец не определился, более полезна, чем пропуск строки.
Что оставить
Минуты более полезны, когда они короче. Наиболее распространенной ошибкой является расшифровка обсуждения, в результате чего получается документ, который никто не читает, и который может создать трудности, если мнения будут приписаны.
Оставьте спор и сохраните результат, если только нет особой причины записывать, как было принято решение.
- Кто с чем не согласен, если только это не должно быть зафиксировано.
- Постоянная дискуссия.
- Ваша собственная интерпретация того, что кто-то имел в виду.
- Светские разговоры и отступления.
- Все, что вы не уверены в том, что услышали правильно; спроси вместо этого.
Ведение минут на втором языке
Уделять несколько минут изучению японского языка кажется невозможным, но это осуществимо, потому что вам не нужно следить за всем. Вам нужны решения и действия, отмеченные предсказуемыми фразами.
Прислушиваться к этим маркерам, а не к содержанию — вот техника, которая заставляет это работать.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Итак, на этом основании. (решение принимается) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Кто будет нести ответственность? (действие) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Крайний срок — следующая пятница. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | К следующей встрече, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Это дело отложено. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | На этом встреча завершается. |
Распространение и корректировка
Отправьте протокол в тот же день. Исправить легко, пока люди запоминают, и невозможно через неделю, а раннее распространение также позволяет узнать, правильно ли вы поняли собрание.
Явное предложение внести исправления является нормальным и снимает нагрузку с документа, написанного на втором языке.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Протокол отправляю. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Пожалуйста, проверьте их. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Пожалуйста, укажите на ошибки. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Высылаю исправленную версию. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Есть моменты, которые я не смог уловить. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Буду благодарен за любые дополнения. |
Сказать прямо, что вы не смогли что-то уловить, лучше, чем гадать. Коллеги с готовностью восполняют пробел, и запись оказывается точной.