Сначала вывод
Самое важное соглашение заключается в том, что вывод делается наверху. Читатель должен знать результат из первой строки и читать остальное, только если ему нужны подробности.
Это противоречит привычке строить аргументы в направлении заключения, а именно этому учат многих людей писать. В японском бизнес-отчете такая структура читается как уклончивая или неорганизованная.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Чтобы сначала дать заключение. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | В заключение можно сказать, что внедрение возможно. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Подробности приведены ниже. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Расследование подтвердило отсутствие проблем. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | В настоящее время решение не может быть вынесено. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Вывод следующий. |
Стандартные разделы
Отчеты следуют традиционному порядку, и его использование означает, что читатель знает, где найти каждую вещь, без каких-либо указаний.
Не каждому отчету нужны все разделы, но порядок их появления фиксирован.
| Раздел | японский | Содержит |
|---|---|---|
| Заключение | 結論 | Результат, во-первых |
| Фон | 背景 | Почему это было расследовано |
| Метод | 調査方法 | Что было сделано |
| Выводы | 調査結果 | Только факты |
| Анализ | 考察 | Интерпретация, помеченная |
| Предложение | 提案 | Что должно произойти дальше |
Не зря выводы и анализ выделены в отдельные разделы. Их смешение — самая распространенная критика отчета, написанного кем-то новым.
Факт и мнение, держатся отдельно
Японские деловые тексты требуют четкой границы между наблюдаемым и тем, что автор делает из этого. Явное обозначение этой линии не является педантичностью; именно это делает отчет заслуживающим доверия.
Фразы-маркеры выполняют свою работу, и их постоянное использование сигнализирует о том, что вы понимаете соглашение.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | Собственно говоря, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Согласно данным, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Вышеизложенное — это факты. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Нижеизложенное – это моя собственная точка зрения. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Думается, что. (вывод) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Предполагается, что. (слабее) |
Последние два являются стандартными хеджами для анализа. Они отмечают утверждение как умозаключение, а не как наблюдение, не ослабляя его.
Письменный стиль
В отчетах используется простой письменный стиль, а не вежливый разговорный стиль. Написание отчета с окончаниями десу и масу воспринимается скорее как сообщение, чем как документ, и является одним из наиболее ярких признаков неопытного писателя.
Предложения также короче и содержат больше существительных, чем в устной речи, что удобно для обучающегося: короткие повествовательные предложения — это именно то, что нужно жанру.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Проблема подтвердилась. (стиль отчета) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Тот же контент, стиль сообщения |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Ответ необходим. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Причина неизвестна. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Есть возможности для улучшения. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Мониторинг будет продолжаться. |
Цифры и доказательства
Ожидается, что доклады будут конкретными. Неясные квантификаторы значительно ослабляют отчет, и замена их цифрами — самый быстрый способ улучшить отчет.
Если цифра неопределенна, скажите об этом прямо, а не ограничивайте все предложение.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Увеличение на пятнадцать процентов по сравнению с предыдущим месяцем. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Было три доклада. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Это оценка. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Цифры являются предварительными. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Подробности согласно вложению. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Источники указаны в конце. |
Прежде чем отправить его
Две проверки выявляют большинство проблем. Во-первых, содержит ли в первой строке заключение? Во-вторых, может ли читатель определить, какие утверждения являются фактами, а какие — вашими?
В-третьих, это последовательность стиля: отчет, который начинается простым стилем и плавно переходит в вежливое окончание, является распространенной ошибкой, очевидной для японского читателя.
- В первой строке содержится заключение.
- Факты и анализ вынесены в отдельные разделы или четко обозначены.
- Стиль везде одинаков, без каких-либо вежливых окончаний.
- Каждое число имеет источник или помечено как оценка.
- Он умещается на одной странице, если только нет причин, по которым это невозможно.