Quatro aberturas que iniciam todo relatório
A maioria das conversas com um gerente sobre trabalho começa com uma de poucas linhas. Você anuncia um relatório, pede uma consulta, compartilha uma atualização ou vai direto para o resultado. Cada um tem o prefixo honorífico go- ou o- no substantivo, porque o relatório ou consulta é direcionado ao seu gerente.
Ketsuron kara mōshimasu to usa mōsu, o verbo humilde para dizer. É a maneira mais clara de sinalizar que você está começando com os resultados financeiros, o que muitos gerentes japoneses pedem explicitamente.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Tenho algo a reportar. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Posso consultá-lo sobre uma coisa? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Deixe-me compartilhar uma atualização. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Começando pela conclusão, |
Reportando em três níveis
O mesmo relatório soa diferente para um colega de equipe, seu gerente e um executivo sênior. Com um companheiro de equipe, ser educado ou até informal é normal. Com seu gerente direto, a maioria das pessoas usa um japonês educado com formas humildes para suas próprias ações. Com um gestor dois níveis acima, ou num ambiente formal, as formas humildes tornam-se mais completas.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | Essa coisa está feita. (informal, para um colega de equipe) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Os materiais estão acabados. (educado) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Estou informando que os materiais que você pediu foram finalizados. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Posso pedir seu conselho? (informal) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Posso pedir seu conselho? (educado) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Posso consultá-lo brevemente? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Vai ser um pouco tarde. (informal) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Parece que será um pouco tarde. (educado) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Sinto muito; espera-se que a entrega esteja atrasada. (keigo) |
Primeiro a conclusão, depois o motivo, depois o próximo passo
Muitos alunos iniciam um relatório com antecedentes, como se faria em uma história. Os gestores japoneses, como os gestores de qualquer lugar, geralmente querem o resultado primeiro. Uma forma confiável é: tópico, conclusão, razão, próximo passo. Se o relatório precisar de uma decisão, adicione a etapa sōdan no final: o que você precisa do seu gerente.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Tenho um relatório sobre o Aoyama assunto elétrico. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Resumindo, podemos entregar na sexta-feira conforme planejado. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Existem duas razões. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Em seguida, planejamos fazer uma verificação final na quinta-feira. |
Hōkoku e renraku: andamento e informação
Hōkoku está relatando seu próprio trabalho: progresso, resultados, problemas. Renraku está transmitindo fatos que outras pessoas precisam, como uma mensagem de um cliente ou uma mudança de horário. Em renraku você frequentemente transmite o que outra pessoa disse, e o final to no koto desu, me disseram isso, marca isso como informação dela, não como sua opinião.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Um relatório de progresso: cerca de setenta por cento está concluído. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | O cliente respondeu; dizem que a próxima segunda-feira é possível. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Só para você saber. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Estarei fora do escritório a partir de amanhã à tarde. |
Sōdan: consultar antes de decidir
Uma consulta não é um problema para o seu gerente. É melhor quando você traz a situação, duas ou três opções e sua preferência, e depois pede a opinião deles. Perguntar dochira ga yoroshii deshō ka, o que seria melhor, convida a uma decisão sem obrigar seu gerente a pensar muito.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Eu gostaria do seu conselho; eu poderia ter cerca de dez minutos? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Estou dividido entre duas opções. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Pessoalmente, acho que a primeira opção é melhor. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Qual você prefere? |
Diálogo-modelo: uma entrega vai atrasar
Lee soube que uma entrega para Aoyama Electric atrasará três dias. Lee relata no mesmo dia, antes de contar ao cliente, e traz duas opções. O gerente responde em japonês informal, o que é normal para baixo. Lee usa um japonês educado com formas humildes.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Você: Você tem um momento? Tenho um relatório sobre Aoyama Elétrica. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Gerente: Claro, o que é? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Você: Resumindo, a entrega provavelmente atrasará três dias. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Gerente: O que aconteceu? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Você: O cliente alterou as especificações ontem e as mudanças estão demorando. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Gerente: Você já contou a eles? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Você: Ainda não. Queria consultá-lo primeiro. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Você: Existem duas opções: adicionar uma pessoa ou solicitar ao cliente a entrega parcelada. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Você: Acho que a entrega dividida é melhor. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Gerente: OK, vamos dividir. Contate-os hoje. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Você: Entendido. Informarei assim que entrar em contato com eles. |
Respostas e hábitos de que muitos gerentes não gostam
Os relatórios podem dar errado na abertura, no pedido ou na resposta. Esses são os hábitos que surgem com mais frequência no treinamento no local de trabalho japonês, juntamente com alternativas mais seguras. Os locais de trabalho são diferentes, então observe o que seus colegas dizem ao seu gerente.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Entendi. (muitos acham muito informal para cima) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Entendido. (seguro para um gerente) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Obrigado pelo seu trabalho. (geralmente para juniores) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Obrigado pelo seu trabalho. (seguro para cima) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Permita-me relatar. (bom uma vez, pesado se repetido) |
- Esperando ser perguntado. Um breve relatório antes que seu gerente pergunte faz parte do hábito; o silêncio sobre um problema tende a preocupar mais os gestores do que o problema em si.
- Começando com dez segundos de fundo. Diga o resultado primeiro; ofereça detalhes se solicitado.
- Trazendo más notícias sem nenhum plano. Mesmo uma opção aproximada mostra que você está no topo.
- Relatar as palavras de um cliente como sua própria visão. Adicione to no koto desu para marcá-lo como informação deles.
Transforme o trabalho desta semana num relatório
Forneça Mocchi os fatos brutos de algo em que você está trabalhando e pergunte: transforme isso primeiro em um relatório de conclusão para meu gerente, depois em um sōdan com duas opções e explique keigo. Mocchi molda ambas as versões, explica porque escolheu cada forma humilde e lembra os detalhes do projeto, para que você possa voltar mais tarde e solicitar a próxima atualização no mesmo contexto.
Para falar, peça a Ibuki-sensei na AI Sensei para atuar como seu gerente. Forneça o relatório de atraso na entrega desta postagem e, em seguida, um relatório real de sua preferência. Peça ao Sensei para interromper com perguntas, como fazem os gerentes ocupados, e verifique o relatório da sessão para ver os locais onde sua conclusão chegou tarde demais.