La forme d'un bon e-mail adressé à un enseignant
Les enseignants au Japon, notamment dans les universités, donnent de nombreux cours et reçoivent de nombreux e-mails. Une structure claire leur permet de comprendre votre e-mail en un coup d'œil et de répondre rapidement.
La structure ci-dessous s'adresse aussi bien aux professeurs d'université, qu'aux enseignants des écoles de langues et des lycées. Le niveau de formalité est respectueux et simple : des formes polies et quelques expressions humbles, sans tout l'appareil d'une lettre commerciale.
- Ligne d'objet : objectif et classe le cas échéant.
- Nom du professeur avec sensei.
- Un bref salut.
- Votre faculté, année, nom et classe.
- La demande ou le rapport, avec une brève raison.
- Une clôture qui remercie le professeur pour son temps.
- Votre nom complet et votre numéro d'étudiant si vous en avez un.
Lignes d'objet qui disent quoi et qui
Une ligne d'objet indiquant l'objectif est beaucoup plus susceptible de recevoir une réponse rapide. De nombreux étudiants mettent le type de message entre parenthèses au début.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 【欠席のご連絡】5月20日 日本語会話 | Kesseki no go-renraku, gogatsu hatsuka, nihongo kaiwa | Avis d'absence : 20 mai, conversation japonaise |
| レポート提出期限延長のお願い | Repōto teishutsu kigen enchō no onegai | Demande de prolongation du délai de rapport |
| 授業内容についての質問 | Jugyō naiyō ni tsuite no shitsumon | Une question sur le contenu du cours |
| 面談のお願い | Mendan no onegai | Demande de rendez-vous |
Se saluer et s'identifier
Commencez par le nom de famille du professeur et sensei sur sa propre ligne. La salutation dépend du fait que le professeur vous connaisse déjà : o-sewa ni natte orimasu pour un professeur dont vous suivez le cours, et de courtes excuses pour avoir écrit à l'improviste sinon.
Dites ensuite exactement qui vous êtes et dans quelle classe vous appartenez, avant la demande. Les enseignants ayant des classes nombreuses en ont besoin pour savoir qui écrit.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 田中先生 | Tanaka-sensei | Professeur Tanaka |
| お世話になっております。 | O-sewa ni natte orimasu. | Merci pour vos conseils continus : le message d'accueil standard |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no go-renraku shitsurei itashimasu. | Veuillez m'excuser de vous avoir contacté à l'improviste. |
| 文学部2年の山田花子です。 | Bungakubu ninen no Yamada Hanako desu. | Je m'appelle Hanako Yamada, étudiante en deuxième année à la Faculté des Lettres. |
| 月曜2限の日本語学概論を履修しております。 | Getsuyō nigen no nihongogaku gairon o rishū shite orimasu. | Je prends Introduction à la linguistique japonaise, lundi deuxième période. |
Demander une prolongation de délai
Une demande de prolongation comporte trois parties : de brèves excuses, une brève raison honnête et une question sur la possibilité d'une prolongation, avec la date à laquelle vous la soumettrez.
Gardez la raison courte. Une longue explication se lit comme une excuse ; un court se lit comme un respect pour le temps de l'enseignant.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 大変申し訳ございませんが、 | Taihen mōshiwake gozaimasen ga, | Je suis vraiment désolé, mais |
| 体調不良のため、期限までの提出が難しい状況です。 | Taichō furyō no tame, kigen made no teishutsu ga muzukashii jōkyō desu. | Parce que je ne me sentais pas bien, il sera difficile de soumettre ma candidature avant la date limite. |
| 提出期限を延ばしていただくことは可能でしょうか。 | Teishutsu kigen o nobashite itadaku koto wa kanō deshō ka. | Serait-il possible de prolonger le délai ? |
| 25日までには必ず提出いたします。 | Nijūgo-nichi made ni wa kanarazu teishutsu itashimasu. | Je ne manquerai pas de le soumettre avant le 25. |
Signaler une absence
Lorsque vous manquez un cours, un court e-mail avant ou peu après le cours est considéré comme de bonnes manières, et dans de nombreux cours, cela est attendu. Indiquez la date, la raison en quelques mots et demandez comment rattraper votre retard.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| 発熱のため、本日の授業を欠席させていただきます。 | Hatsunetsu no tame, honjitsu no jugyō o kesseki sasete itadakimasu. | J'ai de la fièvre, je serai donc absent du cours d'aujourd'hui. |
| 配布資料をいただくことは可能でしょうか。 | Haifu shiryō o itadaku koto wa kanō deshō ka. | Serait-il possible de recevoir les documents ? |
| 次回の授業までに内容を確認しておきます。 | Jikai no jugyō made ni naiyō o kakunin shite okimasu. | Je réviserai le contenu avant le prochain cours. |
Fermeture de l'e-mail
La clôture remercie le professeur d'avoir lu et, pour une demande, de l'avoir prise en compte. Signez ensuite avec votre nom complet, votre faculté et votre année, ainsi qu'un numéro d'étudiant si votre école les utilise.
| japonais | Romaji | Signification |
|---|---|---|
| お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。 | O-isogashii tokoro osoreirimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | Je suis désolé de vous déranger lorsque vous êtes occupé et merci. |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Go-kentō itadakemasu to saiwai desu. | Je vous serais reconnaissant si vous pouviez considérer cela. |
| ご返信ありがとうございました。 | Go-henshin arigatō gozaimashita. | Merci pour votre réponse. |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Compris : accuser réception d'une instruction |
Des erreurs qui font grimacer un enseignant
La plupart de ces habitudes sont héritées des messages envoyés à des amis ou du travail japonais. Aucun ne vous causera de sérieux ennuis, mais ils sont remarqués.
- Pas de ligne d'objet, ou une ligne d'objet telle qu'un seul mot.
- Pas de nom ni de classe, donc le professeur ne peut pas dire qui vous êtes.
- Utiliser le go-kurōsama ou l'otsukaresama à un enseignant.
- Écrire sensei-sama ou mettre sama après sensei.
- Formes décontractées telles que nobashite ne ou emoji.
- Effectuez un suivi en quelques heures au lieu d’attendre quelques jours.
Si vous préférez demander en personne, répétez d’abord. Demander à votre AI Sensei dans la classe 3D d'Unihongo de jouer votre professeur vous permet de pratiquer la même requête à haute voix, et les corrections dans le rapport de session montrent où une phrase est sortie de manière trop décontractée.