撐起大多數工作來電的四句話
日本辦公室的大多數來電都遵循相同的路徑：您打招呼，識別公司，找出來電者想要的人，然後轉接電話或解釋該人沒空並留言。四行完成了大部分工作，每一行都已經是 keigo，因此您不必在壓力下根據語法規則建立它們。
許多辦公室還有一個值得效仿的習慣：如果電話在您接聽之前響了三遍以上，請從omatase itashimashita開始，抱歉讓您久等了。聽起來很小，但來電者會注意到它。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. | 感謝您來電。 |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | 請稍等一下。 |
| ただいま席を外しております。 | Tadaima seki o hazushite orimasu. | 他現在不在座位上。 |
| 折り返しお電話いたします。 | Orikaeshi odenwa itashimasu. | 我們會回電給您。（謙讓語） |
| はい、さくら商事でございます。 | Hai, Sakura Shōji de gozaimasu. | 是的，Sakura 交易。 （正式的） |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | 抱歉讓您久等了。 |
同一個請求的三種語體說法
學習者通常知道句子的口語形式和 desu/masu 形式，但在需要電話版本時卻凍結了。將這三個並排查看會有所幫助：含義保持不變，只是距離變化。口語系列適合朋友和家人。簡單的禮貌用語是正確的日語，對你認識的同事來說沒問題，但在公司裡對外部來電者來說，這聽起來有點簡單。 keigo 行是來電者所期望的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ちょっと待って。 | Chotto matte. | 不掛。 （口語） |
| 少し待ってください。 | Sukoshi matte kudasai. | 請稍等一下。 （有禮貌的） |
| 少々お待ちいただけますか。 | Shōshō omachi itadakemasu ka. | 你能稍等一下嗎？ (keigo) |
| 誰？ | Dare? | 是誰？ （口語） |
| お名前は何ですか。 | Onamae wa nan desu ka. | 你叫什麼名字？ （禮貌但直率） |
| 失礼ですが、どちら様でしょうか。 | Shitsurei desu ga, dochira sama deshō ka. | 請問誰打來的電話？ (keigo) |
| 伝えておくね。 | Tsutaete oku ne. | 我會告訴他們。 （口語） |
| 伝えておきます。 | Tsutaete okimasu. | 我會告訴他們。 （有禮貌的） |
| 申し伝えます。 | Mōshitsutaemasu. | 我會把它傳遞下去。 （謙遜的） |
| 語體 | 誰在工作電話上聽到它 | 它發出什麼訊號 |
|---|---|---|
| 隨意的 | 公司線路上沒有人；只與朋友進行私人通話 | 親密；在工作線上聽起來很粗心 |
| 簡單禮貌 (desu/masu) | 一位同事從另一層樓打來電話 | 正確且友好，但對於外部來電者來說很薄弱 |
| Keigo（尊重+謙虛） | 客戶、客戶、供應商、任何外部人員 | 你代表公司發言 |
範例通話：對方要找的人不在
這是初級員工最常接聽的電話。打電話的人要找正在開會的同事田中。請注意三件事：來電者使用 Tanaka-sama 和尊敬的動詞，您使用簡單的 Tanaka 和謙虛的動詞，並在結束通話之前重複電話號碼。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。さくら商事営業部、リーでございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sakura Shōji eigyōbu, Rī de gozaimasu. | 你：謝謝你的來電。 Sakura 貿易銷售，李說。 |
| 青山電機の佐藤と申します。いつもお世話になっております。 | Aoyama Denki no Satō to mōshimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu. | 來電者：這是 Aoyama 電力的 Sato。感謝您的支持。 |
| こちらこそ、お世話になっております。 | Kochira koso, osewa ni natte orimasu. | 你：也謝謝你的。 |
| 恐れ入りますが、田中様はいらっしゃいますか。 | Osoreirimasu ga, Tanaka sama wa irasshaimasu ka. | 打電話者：請問，田中先生有空嗎？ |
| 申し訳ございません。田中はただいま会議中でございます。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa tadaima kaigichū de gozaimasu. | 你：非常抱歉。田中現在正在開會。 |
| 何時ごろお戻りになりますか。 | Nanji goro omodori ni narimasu ka. | 打電話者：他大概什麼時候回來？ |
| 三時には戻る予定です。 | Sanji ni wa modoru yotei desu. | 你：田中應該三點鐘回來。 |
| 戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか。 | Modorimashitara, kochira kara odenwa itashimashō ka. | 你：田中回來後我們回電給你嗎？ |
| はい、お願いします。 | Hai, onegai shimasu. | 來電者： 是的，請。 |
| 念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。 | Nen no tame, odenwa bangō o ukagatte mo yoroshii deshō ka. | 你：以防萬一，可以給我你的電話號碼嗎？ |
| 03-1234-5678です。 | Zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu. | 來電者： 03-1234-5678。 |
| 復唱いたします。青山電機の佐藤様、03-1234-5678ですね。 | Fukushō itashimasu. Aoyama Denki no Satō sama, zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu ne. | 您：讓我重複一次：Aoyama Electric 的 Sato 先生，03-1234-5678。 |
| 確かに申し伝えます。私、リーが承りました。 | Tashika ni mōshitsutaemasu. Watakushi, Rī ga uketamawarimashita. | 你：我一定會轉達的。這是李。 |
| よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | 來電者：謝謝。再見。 |
代為留言，讓對方不必再回電
只有當您的同事可以在不先打電話給您的情況下採取行動時，訊息單才有用。掌握這六件事，並確認您不確定的名字的拼寫。詢問名字怎麼寫是正常且有禮貌的；猜測不是。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| よろしければ、ご伝言を承りましょうか。 | Yoroshikereba, godengon o uketamawarimashō ka. | 喜歡的話可以留言給我嗎？ |
| お名前はどのような漢字でしょうか。 | Onamae wa dono yō na kanji deshō ka. | 你的名字用漢字怎麼寫？ |
| 恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga shōshō tōi yō desu. | 抱歉，我聽不清楚你的聲音。 |
| もう一度お願いできますか。 | Mō ichido onegai dekimasu ka. | 你能再說一次嗎？ |
| かしこまりました。 | Kashikomarimashita. | 當然。 （謙虛，很常見） |
- 來電者的姓名和公司，以及漢字（如果可以的話）
- 他們的電話號碼，逐位重複
- 一言以蔽之，通話的內容
- 他們是否想要回電、是否會再次致電，或者只是希望傳遞訊息
- 通話時間
- 您自己的名字，這樣您的同事就知道該問誰
Uchi 和 soto：對外要貶低自己人
這是最讓學習者感到驚訝的規則。在辦公室裡，您打電話給您的經理 Tanaka-buchō，並對他們使用尊敬的動詞。當您與外部來電者通話時，您的經理就成為您這邊的一部分，uchi，而來電者是soto。你可以在名字後面去掉 san 和職位名稱，並使用謙虛的動詞來形容你自己的經理，就像你對自己一樣。
這可能會讓人覺得對你的老闆不尊重，但事實恰恰相反：在客戶面前尊重你自己的同事，聽起來就好像你把你的公司放在客戶之上。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 田中さんはいらっしゃいません。 | Tanaka san wa irasshaimasen. | 田中先生不在。 （對局外人來說是錯誤的） |
| あいにく田中は外出しております。 | Ainiku Tanaka wa gaishutsu shite orimasu. | 恐怕田中已經出去了。 （正確的） |
| 部長の田中が申しておりました。 | Buchō no Tanaka ga mōshite orimashita. | 我們的經理田中曾提到這一點。 （對外人來說） |
| 你說的是你的經理田中 | 給裡面的同事 | 致外部來電者 |
|---|---|---|
| 你如何命名它們 | Tanaka-buchō 或 田中桑 | 田中，或 buchō 沒有田中 |
| 正在開會 | Kaigi ni dete irasshaimasu（敬） | Kaigichū de gozaimasu（正式） |
| 不在辦公室 | Gaishutsu sarete imasu | Gaishutsu shite orimasu（謙虛） |
| 說了些什麼 | Osshatte imashita | Mōshite orimashita（謙虛） |
轉接電話與接起電話
當此人在辦公桌前時，您可以將來電者置於等待狀態並轉接電話，並在轉接之前告訴您的同事誰來電。接聽電話的同事會打開固定電話，告訴來電者轉接成功了。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 田中でございますね。ただいま代わります。 | Tanaka de gozaimasu ne. Tadaima kawarimasu. | 你：為了田中？我會幫你接通的。 |
| 田中さん、青山電機の佐藤様からお電話です。 | Tanaka san, Aoyama Denki no Satō sama kara odenwa desu. | 您，對一位同事：Sato、Aoyama Electric 先生打來的電話。 |
| お電話代わりました。田中です。 | Odenwa kawarimashita. Tanaka desu. | 同事：田中說話；我已經接了電話。 |
| 担当の者に代わりますので、少々お待ちください。 | Tantō no mono ni kawarimasu node, shōshō omachi kudasai. | 我會把你轉給負責人；一會兒。 |
請注意，在辦公室內與田中交談時，您再次使用田中先生。 uchi-soto 切換發生在同一分鐘，取決於誰在聽。
過度使用 keigo 的陷阱與其他常見錯誤
一旦學習者發現keigo，他們就會傾向於將其堆疊起來。一個動詞上有兩種敬語形式，nijū keigo 或雙 keigo，也是日本新員工中最常見的錯誤之一，細心的來電者會注意到這種情況。諸如ukagatte orimasu之類的幾種形式在商業中應用非常廣泛，以至於人們接受它們；以下是首先要修復的問題。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| おっしゃられました。 | Osshararemashita. | 說（雙keigo：避免） |
| おっしゃいました。 | Osshaimashita. | 說（正確的尊敬形式） |
| 拝見させていただきます。 | Haiken sasete itadakimasu. | 我去看看（太謙虛了） |
| 拝見します。 | Haiken shimasu. | 我會看一下（正確的謙虛形式） |
| よろしかったでしょうか。 | Yoroshikatta deshō ka. | 這樣可以嗎？ （很多人不喜歡這個） |
| よろしいでしょうか。 | Yoroshii deshō ka. | 這樣可以嗎？ （安全形式） |
- 對顧客說ryōkai shimashita：很多人覺得太隨便；用 shōchi itashimashita 或 kashikomarimashita。
- 在接到商務電話時以 moshi moshi 接聽：許多公司訓練員工以問候語和公司名稱開頭。
- 對來電者使用 de gozaimasu，如 Satō-sama de gozaimasu ka 所示。它適用於某些服務設置，但 Satō-sama de irasshaimasu ka 是尊重的形式。
- 先掛了。對於客戶來說，許多人會等待來電者掛斷電話，或者在短暫的停頓後輕輕地放下聽筒。
在電話響起前，先演練一整通電話
問 Mocchi 一些具體問題，例如：給我五個關於我老闆的句子，我必須將其從辦公室內部 keigo 轉換為外部來電者 keigo，然後檢查我的答案。 Mocchi 解釋了每個更正，並且因為它記錄了您遺漏的內容，所以 uchi-soto 開關將在以後的評論中回來，直到它堅持下去。
然後用你的聲音讓它變得真實。在 AI Sensei 中，選擇 Yamada-sensei 並要求 Sensei 播放呼叫您經理的客戶。接聽電話，解釋說您的經理外出了，拿一個號碼並重複一遍。第二次請Sensei以正常辦公語速發言；練習報告列出了您弄錯的表格。