第一封電子郵件的架構
一封有禮貌的日語電子郵件給陌生人是一個固定的順序，讀者期望每個部分都在其位置上。即使每行中的語法很簡單，填充序列和結果也是禮貌的。跳過一部分，尤其是主題行或引言，無論語法多麼好，這封電子郵件都會感覺很唐突。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | 初次與您聯絡。 |
| 件名 | kenmei | 主旨 |
| 〜と申します。 | ... to mōshimasu. | 我的名字是……（謙讓語） |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | 先在此謝謝您。（結尾） |
- 主題行：您想要什麼，用名詞片語表示。
- 收件者：帶有 sama 的名稱或角色，獨佔一行。
- 簡介：第一次接觸，你的名字，一句話概括你是誰。
- 請求：一件事，輕聲詢問，並提供所需的詳細資訊（日期、數量、項目）。
- 結束語：提前致謝。
- 簽名：全名、片假名（外國人名）、聯絡方式（如果相關）。
會被點開的主旨
日文電子郵件中的主旨行是一個標籤，而不是一個句子：主題後面跟著訊息類型。商店和辦公室按照這些標籤對收件匣進行分類，諸如“你好”或“問題”之類模糊的主題可能會等待數天。將主題放在前面，將請求類型放在後面，如果有，請新增日期。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お問い合わせ | otoiawase | 詢問 |
| 営業時間についてのお問い合わせ | Eigyō jikan ni tsuite no otoiawase | 主題： 詢問開放時間 |
| 予約のお願い | Yoyaku no onegai | 主題： 預訂請求 |
| 見学のお願い | Kengaku no onegai | 主題： 要求參觀 |
| 予約変更のご相談 | Yoyaku henkō no gosōdan | 主題：關於更改預訂 |
| 商品の在庫について | Shōhin no zaiko ni tsuite | 主題：關於商品庫存 |
開頭：你寫給誰，以及你是誰
第一行是收件人。已知的人的姓氏加 sama；公司或辦公室的未知人員得到gotantōsha-sama，負責人；商店或辦公室作為一個整體的名字加上onchū。然後用一行自我介紹：這是您的第一次接觸，您的名字mōshimasu，如果有用的話，可以用一個短語來說明您是誰，例如來自加拿大的學生或下個月抵達的客人。
省略一個片語：osewa ni natte orimasu。它會打開日本的大多數商業電子郵件，但這意味著感謝您一直以來的支持，並暗示您已經在互相打交道。在給陌生人的第一封電子郵件中，它讀起來很奇怪，就好像你已經忘記了你們從未見過面一樣。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ご担当者様 | Gotantōsha-sama | 致負責人 |
| 山田様 | Yamada-sama | 尊敬的先生/女士 Yamada |
| さくら書店 御中 | Sakura Shoten onchū | 前往 Sakura 書店（組織） |
| 初めてご連絡いたします。スミスと申します。 | Hajimete gorenraku itashimasu. Sumisu to mōshimasu. | 第一次接觸；我的名字是史密斯。 |
| カナダの大学で日本語を勉強している学生です。 | Kanada no daigaku de nihongo o benkyō shite iru gakusei desu. | 我是一名在加拿大大學學習日語的學生。 |
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | 感謝您一直以來的幫助。 （僅限現有聯絡人） |
請求：用詢問，而不是命令
要求是一句話，最多兩句話，形式比詞彙更重要。 Shite kudasai，教科書上所教的“請做”，是一種指令，在寫給陌生人時聽起來很生硬。軟表格以一個問題結束：我願意，可能嗎？你能讓我知道嗎？在同一句話或下一句話中加入讀者需要回答的事實、日期、人數、項目名稱。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 予約をしたいのですが、可能でしょうか。 | Yoyaku o shitai no desu ga, kanō deshō ka. | 我想預約;這可能嗎？ |
| 営業時間を教えていただけますでしょうか。 | Eigyō jikan o oshiete itadakemasu deshō ka. | 可以告訴我你們的營業時間嗎？ |
| お忙しいところ恐れ入りますが | Oisogashii tokoro osoreirimasu ga | 很抱歉在您百忙之中打擾您，但是... |
| この商品の在庫はありますでしょうか。 | Kono shōhin no zaiko wa arimasu deshō ka. | 商店：這個商品有庫存嗎？ |
| チェックインの時間を変更したいのですが。 | Chekkuin no jikan o henkō shitai no desu ga. | 主持人：我想更改入住時間。 |
| 見学は可能でしょうか。 | Kengaku wa kanō deshō ka. | 學校：可以參觀嗎？ |
| 十一月三日、二名で考えております。 | Jūichigatsu mikka, nimei de kangaete orimasu. | 我想到的是 11 月 3 日，兩個人。 |
句末的 Desu ga 是軟化劑：它逐漸減弱，將決定權留給讀者。 Deshō ka 比較溫和 desu ka。他們共同提出了一個日本讀者很容易說「是」或「不」的請求，這就是重點。
結尾和署名
每封日文電子郵件都以請求行結尾，即使沒有什麼可請求的；它的書面形式相當於弓。標準為yoroshiku onegai itashimasu，前面有柔軟劑。然後是一個空行和您的簽名：全名、外國名字的片假名拼寫以便讀者可以發音，以及相關的聯繫方式。許多作者在較長的電子郵件結束前添加 ijō（僅此而已）；在六行電子郵件中，它是可選的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 | Otesū o okake shimasu ga, yoroshiku onegai itashimasu. | 抱歉給您帶來麻煩；先感謝您。 |
| ご返信をお待ちしております。 | Gohenshin o omachi shite orimasu. | 我期待您的回覆。 |
| 以上、よろしくお願いいたします。 | Ijō, yoroshiku onegai itashimasu. | 僅此而已；先感謝您。 |
| アンナ・スミス | Anna Sumisu | 安娜史密斯（片假名簽名） |
| 電話番号 | denwa bangō | 電話號碼 |
三封第一次寄的郵件：商店、民宿主人、學校辦公室
框架是一樣的；僅主題、自我描述和請求發生變化。以下是每個版本的不同之處，因此您可以根據上面的行組裝您的版本。
| 部分 | 店鋪 | 賓館主人 | 學校辦公室 |
|---|---|---|---|
| 主題 | 商品名稱+nitsuite | Yoyaku henkō no gosōdan | Kengaku no onegai |
| 接受者 | 店家名稱+onchū | 主持人姓名 + sama | Gotantōsha-sama |
| 你是誰 | Hajimete gorenraku itashimasu + 姓名 | 姓名+預約日期 | 姓名+學生、國家、級別 |
| 要求 | 庫存、國外運輸、持有物品 | 提前或延遲辦理登機手續、行李托運 | 訪問、課程開始日期、申請 |
| 細節 | 商品名稱、顏色、尺寸 | 預訂姓名、日期、時間 | 首選日期、人數 |
| 閉幕式 | Yoroshiku onegai itashimasu | 相同的 | 同樣，較長的電子郵件中包含 ijō |
對於房東來說，在第一行提及預訂可以讓他們省去搜尋的麻煩：姓名、日期和預訂網站（如果有）。對於學校來說，一行關於你的程度的資訊可以幫助他們用正確的語體回答，有時甚至用英語回答。
你可能收到的回信
商店和辦公室的回覆禮貌而公式化，這使得它們比看起來更容易閱讀。第一行感謝您的詢問，最後一行是結束語，真正的答案位於中間。 yes 通常包含 kanō 或 dekimasu； a no 包含在 osoreirimasu ga 中（我們很抱歉）並以 kanemasu 結尾（我們無法）。日期、時間和價格在視覺上很突出，因此請先掃描它們。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お問い合わせいただきありがとうございます。 | Otoiawase itadaki arigatō gozaimasu. | 感謝您的詢問。 |
| ご予約につきましては、可能でございます。 | Goyoyaku ni tsukimashite wa, kanō de gozaimasu. | 至於預約的話，是可以的。 |
| 恐れ入りますが、当日の変更はいたしかねます。 | Osoreirimasu ga, tōjitsu no henkō wa itashikanemasu. | 很抱歉，當天無法更改。 |
| ご希望の日時をお知らせください。 | Gokibō no nichiji o oshirase kudasai. | 請告訴我們您的首選日期和時間。 |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni otoiawase kudasai. | 如果有任何不清楚的地方，請隨時詢問。 |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | 結束語：致以親切的問候。 （非常正式） |
如果回覆提出問題，請在同一框架中回答，但更短：收件者、感謝回覆 (gohenshin arigatō gozaimasu)、答案、結束語。第二封電子郵件是 osewa ni natte orimasu 變得正確的地方，因為你們現在互相打交道。
讓第一封郵件顯得唐突的錯誤
- 沒有主題行，也沒有「你好」之類的主題。為請求命名。
- 對陌生人以 osewa ni natte orimasu 開頭。使用hajimete gorenraku itashimasu。
- 在寫信給商店或辦公室時，用 San 代替 sama。 Sama 是對顧客和陌生人的書面預設。
- Shite kudasai 為請求。切換到 shitai no desu ga 或 itadakemasu deshō ka。
- 在一封電子郵件中提出兩個或三個請求。一個請求，一封電子郵件，直到您了解讀者。
- 只能用拉丁字母簽名。加入片假名，以便讀者可以說出您的名字。
- 表情符號、感嘆號和隨意的結尾，例如 ne。把它們留給朋友。
按下寄出前，請人再看一眼
第一封電子郵件需要教科書無法提供的一件事是對完成文字的檢查。將您的內容貼到 Mocchi、Unihongo 的學習助理和 /correct 中，並要求每次更正時附上簡短的理由；然後詢問是否有任何一行讀作指令而不是請求。 Mocchi 追蹤您錯過的表格，因此第二封電子郵件的檢查速度更快，並且您的錯誤模式變得可見。當回覆到達時，/explain它並詢問哪些行是固定短語以及哪些行包含答案。
如果電子郵件是關於預訂的，您將透過語音確認，那麼下一步自然是 AI Sensei 中的電話預訂任務；許多商店回覆請致電。 unihongo.com/login 上的免費帳戶足以用於檢查和電話排練。