Bốn việc bạn làm trong mỗi cuộc họp
Dù cuộc họp diễn ra như thế nào, phần phát biểu của bạn sẽ bao gồm một số bước: phát biểu, hỏi, đồng ý và không đồng ý. Người Nhật có cách mở đầu cố định, lịch sự cho mỗi người. Chuẩn bị sẵn sàng có nghĩa là bạn chỉ phải nghĩ về nội dung chứ không phải nghĩ về cách bắt đầu.
Itten yoroshii deshō ka, theo nghĩa đen là một điểm được rồi, là điểm hữu ích nhất. Nó xin phép được phát biểu, báo hiệu rằng quan điểm của bạn ngắn gọn và cho mọi người một giây để quay về phía bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 一点よろしいでしょうか。 | Itten yoroshii deshō ka. | Cho phép tôi nêu một điểm ạ? |
| 質問させてください。 | Shitsumon sasete kudasai. | Cho phép tôi hỏi một câu ạ? |
| 賛成です。 | Sansei desu. | Tôi đồng ý. |
| 別の見方もあるかと思います。 | Betsu no mikata mo aru ka to omoimasu. | Có thể có một cách nhìn khác. |
Cùng những việc ấy ở ba mức độ trang trọng
Một cuộc trò chuyện nhóm trong bữa trưa, một cuộc họp nhóm hàng tuần và một cuộc họp với khách hàng hoặc giám đốc điều hành cấp cao, mỗi cuộc gọi sẽ có một cấp độ khác nhau. Những phiên bản lịch sự đơn giản dưới đây hoàn toàn chính xác và bình thường trong nhiều cuộc họp nội bộ. Phiên bản keigo dành cho các cuộc gặp gỡ với khách hàng, quản lý cấp cao hoặc bất kỳ ai mà bạn muốn cúi chào sâu sắc.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ちょっといい？ | Chotto ii? | Có một giây? (thân mật) |
| ちょっといいですか。 | Chotto ii desu ka. | Tôi có thể nói điều gì đó không? (lịch sự) |
| 一点よろしいでしょうか。 | Itten yoroshii deshō ka. | Tôi có thể nêu một điểm được không? (keigo) |
| いいね、それ。 | Ii ne, sore. | Đẹp, tôi thích nó. (thân mật) |
| いい案だと思います。 | Ii an da to omoimasu. | Tôi nghĩ đó là một ý tưởng tốt. (lịch sự) |
| 大変良いご提案だと思います。 | Taihen yoi goteian da to omoimasu. | Tôi nghĩ đó là một đề xuất tuyệt vời. (keigo) |
| それ、違うと思う。 | Sore, chigau to omou. | Tôi không nghĩ điều đó đúng. (thân mật) |
| それは少し違うと思います。 | Sore wa sukoshi chigau to omoimasu. | Tôi nghĩ điều đó hơi khác một chút. (lịch sự) |
| 恐れ入りますが、私は少し異なる意見を持っております。 | Osoreirimasu ga, watakushi wa sukoshi kotonaru iken o motte orimasu. | Xin lỗi, nhưng tôi có quan điểm hơi khác. (keigo) |
Hỏi và làm rõ mà không đổ lỗi cho người nói
Một câu hỏi trong cuộc họp người Nhật không nên gợi ý rằng người nói đã giải thích không tốt. Đóng khung nó như nhu cầu của riêng bạn để xác nhận: kakunin desu ga, chỉ để xác nhận. Lặp lại những gì bạn đã hiểu, tsumari ... tới iu koto deshō ka, vừa là một câu hỏi vừa là một bản tóm tắt, và nó thường được hoan nghênh.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 先ほどの点について、もう少し詳しく伺えますか。 | Sakihodo no ten ni tsuite, mō sukoshi kuwashiku ukagaemasu ka. | Bạn có thể cho tôi biết thêm một chút về điểm trước đó không? |
| 確認ですが、締め切りは月末ということでよろしいでしょうか。 | Kakunin desu ga, shimekiri wa getsumatsu to iu koto de yoroshii deshō ka. | Chỉ để xác nhận, thời hạn là cuối tháng? |
| つまり、予算は変わらないということでしょうか。 | Tsumari, yosan wa kawaranai to iu koto deshō ka. | Vì vậy, ngân sách vẫn giữ nguyên, phải không? |
| お話の途中で申し訳ありませんが、 | Ohanashi no tochū de mōshiwake arimasen ga, | Xin lỗi đã cắt ngang, nhưng... |
Đồng ý, có hoặc không có điều kiện
Thỏa thuận đơn giản rất dễ dàng: sansei desu hoặc watakushi mo onaji iken desu. Những cuộc họp thực tế thường cần sự thống nhất với một điều kiện, và người Nhật có một dạng chuẩn cho nó: kihonteki ni wa sansei desu, về cơ bản thì tôi đồng ý, tiếp theo là tada, chỉ, và mối quan tâm của bạn. Cấu trúc này cho phép bạn nêu ra một vấn đề trong khi vẫn giữ nguyên quan điểm.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| おっしゃるとおりです。 | Ossharu tōri desu. | Bạn nói khá đúng. (kính trọng) |
| 私も同じ意見です。 | Watakushi mo onaji iken desu. | Tôi có cùng quan điểm. |
| 基本的には賛成です。ただ、費用の面が少し気になります。 | Kihonteki ni wa sansei desu. Tada, hiyō no men ga sukoshi ki ni narimasu. | Về cơ bản tôi đồng ý. Tôi chỉ hơi lo ngại về chi phí. |
Phản đối một cách lịch sự
Sự bất đồng trực tiếp, hantai desu, tôi phản đối, được sử dụng, nhưng chủ yếu được sử dụng bởi những người cấp cao hoặc trong các cuộc bỏ phiếu chính thức. Một thành viên cấp dưới thường không đồng ý theo ba bước: thừa nhận quan điểm khác, nêu ra mối quan ngại một cách nhẹ nhàng và đề xuất giải pháp thay thế. Những yếu tố làm dịu đi ka to omoimasu và kamo shiremasen khiến mối lo ngại này giống như một sự đóng góp hơn là một thách thức.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| おっしゃることはよくわかります。 | Ossharu koto wa yoku wakarimasu. | Tôi hoàn toàn hiểu những gì bạn đang nói. |
| ただ、スケジュールの面で懸念があるかと思います。 | Tada, sukejūru no men de kenen ga aru ka to omoimasu. | Tuy nhiên, có thể có một số lo ngại về lịch trình. |
| 別の案として、段階的に進めるのはいかがでしょうか。 | Betsu no an to shite, dankaiteki ni susumeru no wa ikaga deshō ka. | Thay vào đó, còn việc tiến hành theo từng giai đoạn thì sao? |
Hội thoại mẫu: nêu lo ngại về tiến độ
Người quản lý Yamamoto đang chủ trì một cuộc họp nhóm về lịch trình mới. Lee cho rằng thời gian thử nghiệm quá ngắn. Hãy chú ý cách Lee lên tiếng, đồng ý trước, nêu lên mối quan ngại bằng cách xoa dịu, hỗ trợ nó bằng kinh nghiệm và kết thúc bằng việc đề nghị thực hiện công việc.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| では、新しいスケジュール案について、ご意見はありますか。 | Dewa, atarashii sukejūru an ni tsuite, goiken wa arimasu ka. | Người quản lý: Bạn có ý kiến gì về dự thảo lịch trình mới không? |
| 一点よろしいでしょうか。 | Itten yoroshii deshō ka. | Bạn: Tôi có thể nêu một điểm được không? |
| どうぞ。 | Dōzo. | Quản lý: Đi thôi. |
| 基本的には賛成です。ただ、テスト期間が一週間というのは少し短いかと思います。 | Kihonteki ni wa sansei desu. Tada, tesuto kikan ga isshūkan to iu no wa sukoshi mijikai ka to omoimasu. | Bạn: Về cơ bản thì tôi đồng ý, nhưng một tuần thử nghiệm có thể hơi ngắn. |
| なるほど。どのくらい必要だと思いますか。 | Naruhodo. Dono kurai hitsuyō da to omoimasu ka. | Người quản lý: Tôi hiểu rồi. Bạn nghĩ chúng ta cần bao lâu? |
| 前回の経験から申しますと、二週間あると安心です。 | Zenkai no keiken kara mōshimasu to, nishūkan aru to anshin desu. | Bạn: Từ lần trước, hai tuần sẽ an toàn hơn. |
| 確かに、前回は遅れが出ましたね。 | Tashika ni, zenkai wa okure ga demashita ne. | Đồng nghiệp: Đúng vậy, lần trước chúng tôi đã có sự chậm trễ. |
| もしよろしければ、テスト計画を私のほうでまとめます。 | Moshi yoroshikereba, tesuto keikaku o watakushi no hō de matomemasu. | Bạn: Nếu bạn thích thì tôi sẽ tập hợp kế hoạch kiểm tra lại. |
| ありがとう。では、来週の会議で共有してください。 | Arigatō. Dewa, raishū no kaigi de kyōyū shite kudasai. | Quản lý: Cảm ơn. Sau đó hãy chia sẻ nó tại cuộc họp tuần tới. |
| 承知いたしました。 | Shōchi itashimashita. | Bạn: Chắc chắn rồi. |
Dùng keigo sai chỗ và các lỗi khác trong cuộc họp
Các cuộc họp có sự tham gia của những người thuộc các cấp bậc khác nhau, vì vậy rất dễ chỉ ra một động từ khiêm nhường vào nhầm người. Mōsu là khiêm tốn: đó là vì những gì bạn hoặc phía bạn nói, không bao giờ vì những gì người quản lý của bạn hoặc khách hàng đã nói. Một số từ đánh giá cũng nghe có vẻ kỳ quặc khi hướng lên trên.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 部長が申されたとおり、 | Buchō ga mōsareta tōri, | Như người quản lý đã nói (động từ khiêm nhường dành cho tiền bối: sai) |
| 部長がおっしゃったとおり、 | Buchō ga osshatta tōri, | Như người quản lý đã nói (đúng là tôn trọng) |
| 参考になりました。 | Sankō ni narimashita. | Điều đó rất hữu ích. (có thể nghe có vẻ đánh giá trở lên) |
| 大変勉強になりました。 | Taihen benkyō ni narimashita. | Tôi đã học được rất nhiều điều. (an toàn hơn cho người cao tuổi) |
| 御社のご提案、ありがとうございます。 | Onsha no goteian, arigatō gozaimasu. | Cảm ơn lời đề nghị của công ty bạn. (nói) |
| 弊社としては、前向きに考えております。 | Heisha to shite wa, maemuki ni kangaete orimasu. | Công ty chúng tôi đang xem xét nó một cách tích cực. |
- Naruhodo desu ne, nhắc lại với người cao niên: nhiều người nghe thấy hơi đánh giá. Sō desu ne hoặc ossharu tōri desu sẽ an toàn hơn.
- Ryōkai desu đối với khách hàng hoặc người quản lý cấp cao: shōchi itashimashita hoặc kashikomarimashita an toàn hơn.
- Nói to kisha: kisha là dạng viết; trong việc sử dụng lời nói onsha.
Kết thúc cuộc họp và xác nhận các việc cần làm
Trước khi mọi người rời đi, thường sẽ có người xác nhận lại những gì đã được quyết định và ai làm gì. Đề nghị tự mình làm điều đó là một cách tốt để thành viên nhóm mới hơn đóng góp. Kết thúc bằng lời cảm ơn tới mọi người vì đã dành thời gian.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 本日の決定事項を確認させてください。 | Honjitsu no kettei jikō o kakunin sasete kudasai. | Hãy để tôi xác nhận các quyết định ngày hôm nay. |
| 次回までに、私が議事録をまとめてお送りします。 | Jikai made ni, watakushi ga gijiroku o matomete ookuri shimasu. | Trước lần sau, tôi sẽ viết biên bản và gửi chúng. |
| 本日はありがとうございました。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. | Cảm ơn tất cả các bạn cho ngày hôm nay. |
Tập dượt cuộc họp sắp tới của bạn
Kể Mocchi về cuộc họp sắp tới: chủ đề, ai sẽ tham dự và quan điểm bạn muốn đưa ra. Yêu cầu nó viết đóng góp của bạn hai lần, một lần cho cuộc họp nhóm nội bộ và một lần cho cuộc họp với khách hàng, đồng thời giải thích những điểm khác biệt. Mocchi theo dõi nơi làm việc và vai trò của bạn để thực hành sau này sẽ sử dụng bối cảnh tương tự.
Sau đó thực hành nói lên trong thời gian thực. Ở AI Sensei, yêu cầu Yamada-sensei chủ trì cuộc họp và trình bày phương án khắc phục điểm yếu. Hãy lên sàn, đồng ý với một điều kiện và đề xuất một giải pháp thay thế. Yêu cầu Sensei phản ứng như một người quản lý hơi hoài nghi để bạn phải bảo vệ ý tưởng của mình một cách lịch sự.