Bốn câu mở đầu cho mọi báo cáo
Hầu hết các cuộc trò chuyện với người quản lý về công việc đều bắt đầu bằng một trong số ít dòng. Bạn thông báo một báo cáo, yêu cầu tư vấn, chia sẻ thông tin cập nhật hoặc chuyển ngay đến kết quả. Mỗi cái đều có tiền tố kính cẩn go- hoặc o- trên danh từ, vì báo cáo hoặc tư vấn được gửi trực tiếp đến người quản lý của bạn.
Ketsuron kara mōshimasu to sử dụng mōsu, động từ khiêm nhường để nói. Đó là cách rõ ràng nhất để báo hiệu rằng bạn đang bắt đầu từ điểm mấu chốt, điều mà nhiều nhà quản lý Nhật Bản yêu cầu một cách rõ ràng.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Tôi có việc cần báo cáo. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Tôi có thể xin ý kiến của anh/chị về một việc được không ạ? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Để tôi chia sẻ tình hình mới nhất. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Xin nêu kết luận trước, |
Báo cáo ở ba mức độ trang trọng
Báo cáo tương tự nghe có vẻ khác đối với một đồng đội, người quản lý của bạn và một giám đốc điều hành cấp cao. Với đồng đội, lịch sự hay thậm chí bình thường là điều bình thường. Với người quản lý trực tiếp của bạn, hầu hết mọi người đều sử dụng tiếng Nhật lịch sự với dạng khiêm nhường cho hành động của mình. Với người quản lý được thăng cấp hai cấp hoặc trong một môi trường trang trọng, các biểu mẫu khiêm tốn sẽ trở nên đầy đủ hơn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | Việc đó đã xong. (thông thường, với một đồng đội) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Nguyên liệu đã xong. (lịch sự) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Tôi báo cáo rằng tài liệu bạn yêu cầu đã hoàn thành. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Tôi có thể xin lời khuyên của bạn? (thân mật) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Tôi có thể xin lời khuyên của bạn được không? (lịch sự) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Tôi có thể tư vấn ngắn gọn cho bạn được không? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Sẽ muộn một chút. (thân mật) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Có vẻ như sẽ muộn một chút. (lịch sự) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Tôi rất xin lỗi; dự kiến việc giao hàng sẽ bị trễ. (keigo) |
Kết luận trước, rồi lý do, rồi bước tiếp theo
Nhiều người học bắt đầu một báo cáo với thông tin cơ bản, giống như người ta có thể kể một câu chuyện. Các nhà quản lý Nhật Bản, giống như các nhà quản lý ở bất kỳ đâu, thường muốn kết quả đạt được trước tiên. Hình dạng đáng tin cậy là: chủ đề, kết luận, lý do, bước tiếp theo. Nếu báo cáo cần đưa ra quyết định, hãy thêm bước sōdan ở cuối: những gì bạn cần từ người quản lý của mình.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Tôi có một báo cáo về Aoyama Vấn đề điện. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Nói tóm lại, chúng tôi có thể giao hàng vào thứ Sáu theo kế hoạch. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Có hai lý do. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Tiếp theo, chúng tôi dự định thực hiện kiểm tra lần cuối vào thứ Năm. |
Hōkoku và renraku: tiến độ và thông tin
Hōkoku đang báo cáo về công việc của chính bạn: tiến độ, kết quả, vấn đề. Renraku đang truyền đi những thông tin mà người khác cần, chẳng hạn như tin nhắn của khách hàng hoặc sự thay đổi lịch trình. Trong renraku bạn thường chuyển tiếp những gì người khác nói, và phần kết to no koto desu, tôi được biết, đánh dấu đó là thông tin của họ chứ không phải ý kiến của bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Một báo cáo tiến độ: đã hoàn thành khoảng bảy mươi phần trăm. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | Khách hàng trả lời; họ nói thứ Hai tới là có thể. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Chỉ để bạn biết. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Tôi sẽ rời khỏi văn phòng từ chiều mai. |
Sōdan: xin ý kiến trước khi quyết định
Một cuộc tư vấn không mang lại cho người quản lý của bạn một vấn đề. Sẽ tốt nhất khi bạn đưa ra tình huống, hai hoặc ba lựa chọn và sở thích của riêng bạn, sau đó hỏi quan điểm của họ. Hỏi dochira ga yoroshii deshō ka, cách nào tốt hơn, sẽ đưa ra quyết định mà không khiến người quản lý của bạn phải suy nghĩ tất cả.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Tôi muốn lời khuyên của bạn; tôi có thể có khoảng mười phút được không? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Tôi bị giằng xé giữa hai lựa chọn. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Cá nhân tôi nghĩ lựa chọn đầu tiên là tốt hơn. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Bạn thích cái nào hơn? |
Hội thoại mẫu: lô hàng sẽ giao trễ
Lee được biết rằng việc giao hàng cho Aoyama Electric sẽ bị trễ ba ngày. Lee báo cáo sự việc ngay trong ngày trước khi nói với khách hàng và đưa ra hai lựa chọn. Người quản lý trả lời bằng tiếng Nhật bình thường, đó là điều bình thường. Lee sử dụng tiếng Nhật lịch sự với dạng khiêm nhường xuyên suốt.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Bạn: Bạn có thời gian không? Tôi có một báo cáo về Aoyama Electric. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Người quản lý: Chắc chắn rồi, nó là gì? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Bạn: Tóm lại là có thể sẽ giao hàng trễ ba ngày. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Người quản lý: Chuyện gì đã xảy ra vậy? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Bạn: Khách hàng đã thay đổi thông số kỹ thuật ngày hôm qua và việc thay đổi này cần có thời gian. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Quản lý: Bạn đã nói với họ chưa? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Bạn: Chưa. Tôi muốn hỏi ý kiến bạn trước. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Bạn: Có hai lựa chọn: thêm một người hoặc yêu cầu khách hàng giao hàng chia nhỏ. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Bạn: Tôi nghĩ giao hàng chia nhỏ sẽ tốt hơn. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Quản lý: Được rồi, chúng ta hãy chia nó ra. Hãy liên hệ với họ ngay hôm nay. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Bạn: Hiểu rồi. Tôi sẽ báo cáo lại sau khi liên hệ với họ. |
Những câu trả lời và thói quen nhiều quản lý không thích
Báo cáo có thể sai ở phần mở đầu, trình tự hoặc câu trả lời. Đây là những thói quen xuất hiện thường xuyên nhất trong quá trình đào tạo tại nơi làm việc của người Nhật, cùng với những lựa chọn thay thế an toàn hơn. Nơi làm việc khác nhau, vì vậy hãy xem đồng nghiệp nói gì với người quản lý của bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Hiểu rồi. (nhiều người thấy nó quá bình thường) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Đã hiểu. (an toàn cho người quản lý) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Cảm ơn vì công việc của bạn. (thường dành cho cấp dưới) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Cảm ơn vì công việc của bạn. (an toàn trở lên) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Cho phép tôi báo cáo. (tốt một lần, nặng nếu lặp lại) |
- Đang chờ được hỏi. Một bản báo cáo ngắn trước khi người quản lý của bạn yêu cầu là một phần của thói quen; Sự im lặng trước một vấn đề có xu hướng khiến các nhà quản lý lo lắng hơn là chính vấn đề đó.
- Bắt đầu với mười giây nền. Nói kết quả trước; cung cấp chi tiết nếu được hỏi.
- Đưa tin xấu mà không có kế hoạch. Ngay cả một lựa chọn sơ bộ cũng cho thấy rằng bạn đang dẫn đầu.
- Báo cáo lời nói của khách hàng như quan điểm của riêng bạn. Thêm to no koto desu để đánh dấu đó là thông tin của họ.
Biến công việc tuần này thành một bản báo cáo
Đưa ra Mocchi thông tin thực tế cơ bản về công việc bạn đang thực hiện và hỏi: chuyển báo cáo này thành báo cáo kết luận đầu tiên cho người quản lý của tôi, sau đó thành sōdan với hai lựa chọn và giải thích keigo. Mocchi định hình cả hai phiên bản, giải thích lý do tại sao nó chọn từng dạng khiêm nhường và ghi nhớ chi tiết dự án, để bạn có thể quay lại sau và yêu cầu bản cập nhật tiếp theo trong cùng bối cảnh.
Về phần phát biểu, hãy yêu cầu Ibuki-sensei trong AI Sensei đóng vai trò là người quản lý của bạn. Đưa ra báo cáo giao hàng trễ từ bài đăng này, sau đó là báo cáo thực tế của riêng bạn. Yêu cầu Sensei ngắt lời bằng các câu hỏi, như cách những người quản lý bận rộn thường làm và kiểm tra báo cáo buổi học để tìm những chỗ mà bạn đưa ra kết luận quá muộn.