Japonca Toplantı Tutanağı Nasıl Yazılır?

Standart yapı

Tutanaklar, şirketler arasında neredeyse hiç değişmeyen geleneksel bir düzeni takip ediyor; bu, belgenin çoğunun toplantı başlamadan önce hazırlanabileceği anlamına geliyor.

Başlığı önceden doldurmak, aslında dinlenmesi gereken iki şeye odaklanmanızı sağlar: kararlar ve eylemler.

Son iki satır belgenin amacıdır. Üstlerindeki her şey önceden doldurulabilecek yönetimdir.

Kararların kaydedilmesi

Bir karar satırında neyin üzerinde anlaşmaya varıldığı belirtilmeli, başka hiçbir şey belirtilmemelidir. Kimin ne için tartıştığını, nadiren istenen ve daha sonra sorunlara yol açabilecek şeyleri kaydetme isteğine karşı koyun.

İsim biten ifadeler burada standarttır ve girişleri kısa tutar. Tam kibar cümleler, onları daha net hale getirmeden dakikaları uzatır.

Eylemleri kaydetme

Bir eylemin üç şeye ihtiyacı vardır: ne, kim ve ne zaman. Sahibi veya son tarihi olmayan bir eylem, bir eylem değildir ve her ikisini de içermeyen tutanaklar, bunlarla ilgili en yaygın şikayettir.

Toplantıda bir son tarih belirtilmemişse, tutanağı boş bırakmak yerine yazmadan önce sorunuz.

Son ikisi hiçbir şeye karar verilmediğinde geçerli olan girişlerdir. Sahibinin kararsız olduğunu kaydetmek, hattı dışarıda bırakmaktan daha faydalıdır.

Neleri dışarıda bırakmalı

Dakikalar kısaldıkça daha kullanışlıdır. En sık yapılan hata, kimsenin okumadığı bir belge ortaya çıkaran ve görüşlerin atfedilmesi durumunda zorluk yaratabilecek tartışmanın yazıya geçirilmesidir.

Bir karara nasıl varıldığını kaydetmek için özel bir neden olmadığı sürece, tartışmayı bir kenara bırakın ve sonucu saklayın.

• Kayıtlara geçmesi gerekmediği sürece kim neye karşı çıktı?
• Bir tartışmanın ileri geri gidişi.
• Birinin ne demek istediğine dair kendi yorumunuz.
• Küçük konuşmalar ve konu dışı konuşmalar.
• Doğru duyduğunuzdan emin olmadığınız herhangi bir şey; onun yerine sor.

İkinci bir dilde dakikalar harcamak

Japonca öğrenirken dakikalar harcamak kulağa imkansız geliyor ve idare edilebilir çünkü her şeyi takip etmenize gerek yok. Tahmin edilebilir ifadelerle işaretlenmiş kararlara ve eylemlere ihtiyacınız var.

İçerikten ziyade bu işaretleri dinlemek, onun işe yaramasını sağlayan tekniktir.

Dolaşım ve düzeltme

Dakikaları aynı gün gönderin. İnsanlar hatırladıkça düzeltmeler kolaydır, ancak bir hafta sonra imkansızdır ve erkenden dolaşmak da toplantıyı doğru anlayıp anlamadığınızı anlamanın bir yoludur.

Düzeltmeleri açıkça davet etmek normaldir ve ikinci dilde yazılmış bir belgenin üzerindeki baskıyı ortadan kaldırır.

Bir şeyi yakalayamayacağınızı açıkça söylemek, tahmin etmekten daha iyidir. Meslektaşları bu boşluğu kolayca dolduruyor ve kayıtlar doğru sonuçlanıyor.