dağıtılmak üzere yazılmıştır
Bir Japon teklifinin belirleyici gerçeği siz olmadan seyahat etmesidir. Sizin bulunmadığınız bir toplantıda iletilir, basılır, tartışılır ve sayfanın ötesinde hiçbir bağlamı olmayan kişiler tarafından karara bağlanır.
Geri kalan her şey bundan kaynaklanır. Belgenin bariz soruları yanıtlaması gerekiyor çünkü bunları yanıtlayacak kimse yok ve meşgul bir okuyucunun bitirebileceği kadar kısa olmalı.
| Bölüm | Japonca | Cevaplar |
|---|---|---|
| Arka plan | 背景 | Neden şimdi |
| Sorun | 課題 | Yanlış olan ne |
| Teklif | 提案内容 | Ne yapmak istiyorsun |
| Etki | 期待効果 | Neler iyileşir |
| Maliyet | 費用 | Maliyeti nedir |
| Takvim | evet | Ne zamana kadar |
| Riskler | リスク | Ne yanlış gidebilir? |
Son üçü, bir teklifi eyleme dönüştürülebilir kılan unsurlardır. Maliyet, program ve risk olmadan okuyucu hiçbir şeye karar veremez ve onu erteler.
Özet satırı
Ne önerdiğinizi belirten bir cümleyle açın. Başka hiçbir şey okumayan bir okuyucunun ne istendiğini bilmesi gerekir.
İlk önce bu satırı yazmak aynı zamanda kendi düşüncenizi test etmek için de yararlı bir testtir: Bir cümleyle özetlenemeyen bir teklif genellikle hazır değildir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Yeni sistemin getirilmesini öneriyorum. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | İş akışının revize edilmesini öneriyorum. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Teklif aşağıdaki gibidir. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Amaç çalışma süresini kısaltmak. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Üç seçenek karşılaştırıldı. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Sonuç olarak A seçeneği önerilmektedir. |
Çözümden önce sorun
Sorun bölümü ikna edici bir çalışma yapıyor. Bir sorunun var olduğunu kabul etmeyen bir okuyucu, ne kadar iyi olursa olsun teklifi kabul etmeyecektir ve bu, öğrencilerin çok kısa yazma eğiliminde olduğu bölümdür.
Mümkün olan her yerde ölçün. Sayılarla ifade edilen bir sorunu göz ardı etmek, izlenim olarak belirtilen bir sorunu göz ardı etmekten çok daha zordur.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Şu anda ayda yaklaşık yirmi saat gereklidir. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Manuel olduğundan hatalar kolaylıkla ortaya çıkar. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Geçen yıl üç olay yaşandı. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Sorumlunun üzerindeki yük ağırdır. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | Durum böyle olunca herhangi bir gelişme beklenmiyor. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Cevap acildir. |
İlk üçü sayısaldır ve geri kalanı değildir. Sorun bölümünde rakamların yer aldığı bir öneri belirgin şekilde daha ikna edicidir.
Maliyet ve zamanlama
Maliyeti ve programı olmayan bir teklif, tekliften ziyade bir fikirdir ve iade edilecek veya ertelenecektir. Bu bölümler aynı zamanda dürüstlüğün karşılığını verdiği yerdir: Daha sonra keşfedilen hafife alınan bir tahmin, daha büyük bir dürüst rakamın vereceği zarardan daha fazla zarar verir.
Bir rakamın belirsiz olduğu durumlarda, onu kesin bir rakam olarak sunmak yerine bir tahmin olarak etiketleyin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Başlangıç maliyeti yaklaşık beş yüz bin yendir. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Aylık işletme maliyeti ayrı olarak ortaya çıkar. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Bu bir tahmindir ve değişiklik gösterebilir. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Tanıtımın üç ay sürmesi bekleniyor. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | İlk etap önümüzdeki ay başlayacak. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Mevcut çalışmalara etkisi sınırlıdır. |
İtirazın adlandırılması
Her önerinin bariz bir itirazı vardır ve siz dile getirseniz de getirmeseniz de okuyucu bunu düşünecektir. Adını koymak ve yanıtlamak bir güçtür; bunu atlamak ya saf ya da kaçamak görünüyor.
Bu aynı zamanda bir önerinin güven kazandığı yerdir, çünkü zorluğu önceden tahmin eden bir yazarın gerisini düşünmüş olma ihtimali daha yüksektir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Aşağıdaki endişeler dile getirilebilir. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Giriş sırasında yük geçici olarak artar. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Bu durum aşamalı tanıtımla giderilir. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Riskin sınırlı olduğu değerlendirilmektedir. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Bir alternatif düşünüldü ancak maliyeti daha yüksek. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Endişeler dile getirilirse revize edilecektir. |
Bir alternatifi düşündüğünüzü ve onu neden reddettiğinizi belirtmek, kısa bir teklifin içerebileceği en güçlü şeylerden biridir.
Dolaşmadan önce
Belgeyi siz olmadan görecek olan okuyucuya karşı kontrol edin. Yalnızca sayfadan neyin teklif edildiğini, maliyetinin ne kadar olduğunu, ne zaman olacağını ve neyin yanlış gidebileceğini söyleyebiliyorlar mı?
Raporlarda olduğu gibi burada da stil tutarlılığı önemlidir: tekliflerde sade bir yazı stili kullanılır ve karışık kibar sonlar, belgeyi bir belgeden ziyade bir mesaj olarak işaretler.
- İlk satırda öneri belirtiliyor.
- Sorun bölümü en az bir sayı içerir.
- Maliyet başlangıç ve devam eden olarak bölünmüştür.
- Başlangıç tarihini içeren bir program dahildir.
- Bariz itiraz isimlendirilir ve cevaplanır.
- Stil baştan sona tutarlı ve sadedir.