โครงที่ห่อหุ้มอีเมลงานทุกฉบับ
ให้นึกถึงอีเมลงานญี่ปุ่นเป็นภาพในกรอบ กรอบประกอบด้วยห้าส่วน: ชื่อผู้รับกับบริษัทและแผนก คำทักทายเปิด บรรทัดที่บอกว่าคุณเป็นใคร เนื้อความ และบรรทัดปิดตามด้วยลายเซ็นของคุณ ผู้อ่านจะอ่านผ่านเฟรมเพื่อดูว่าคุณเข้าใจความสัมพันธ์หรือไม่ จากนั้นจึงอ่านเนื้อความเพื่อดูเนื้อหา
ในบรรดาเส้นเฟรม มีสี่เส้นเกิดขึ้นบ่อยมากจนควรค่าแก่การเรียนรู้ก่อนสิ่งอื่นใด ช่องทางแรกสำหรับคนนอกบริษัทที่คุณร่วมงานด้วย ช่องทางที่สองจะปิดเกือบทุกอีเมล ช่องทางที่สามจะเปิดผู้ติดต่อรายแรก และช่องทางที่สี่จะเปิดเมลภายใน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | ขอบคุณที่สนับสนุนเสมอมา |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | ขอบคุณล่วงหน้า (ประโยคปิด) |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no gorenraku shitsurei itashimasu. | ขออภัยที่ส่งข้อความมาโดยกะทันหัน |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | สวัสดีครับ/ค่ะ (ถึงเพื่อนร่วมงาน ภายใน) |
ข้อความเดียวในสามระดับภาษา
นี่เป็นข้อความสั้นเดียวกัน โดยส่งไฟล์และขอให้ผู้อ่านตรวจสอบ เขียนถึงเพื่อน เพื่อนร่วมงานในทีมของคุณและถึงลูกค้า เนื้อหาแทบจะไม่เปลี่ยนแปลงเลย กรอบและกริยาทำ เวอร์ชันทั่วไปน่าจะใช้ได้ในแอปแชท เวอร์ชันสุภาพธรรมดาเป็นเรื่องปกติสำหรับเมลภายใน เวอร์ชัน keigo คือสิ่งที่ลูกค้าคาดหวัง
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 資料送るね。見ておいて！ | Shiryō okuru ne. Mite oite! | เพื่อน: กำลังส่งไฟล์. ลองดูสิ! (กันเอง) |
| お疲れさまです。資料を送ります。確認をお願いします。 | Otsukaresama desu. Shiryō o okurimasu. Kakunin o onegai shimasu. | เพื่อนร่วมงาน: สวัสดี นี่คือไฟล์. กรุณาตรวจสอบมัน. (สุภาพ) |
| お世話になっております。資料をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Shiryō o ookuri itashimasu. Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | ลูกค้า: ฉันกำลังส่งไฟล์. ฉันจะขอบคุณถ้าคุณสามารถตรวจสอบได้ (keigo) |
| ส่วนหนึ่ง | เพื่อน | เพื่อนร่วมงาน | ลูกค้า |
|---|---|---|---|
| กำลังเปิด | ไม่มีหรือสวัสดีอย่างรวดเร็ว | Otsukaresama desu | Osewa ni natte orimasu |
| กริยาสำหรับการส่ง | Okuru (ธรรมดา) | Okurimasu (สุภาพ) | Ookuri itashimasu (ถ่อมตัว) |
| ขอ | Mite oite | Kakunin o onegai shimasu | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu |
| ปิด | ไม่มีหรืออีโมจิ | Yoroshiku onegai shimasu | Yoroshiku onegai itashimasu |
เลือกประโยคเปิดตามสถานการณ์
ที่เปิดจะต้องตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างคุณและผู้อ่าน โดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นมาตรฐาน osewa ni natte orimasu แต่มีบางสถานการณ์มาแทนที่หรือขยายออกไป การเพิ่มบรรทัดสถานการณ์หลังคำทักทายเป็นเรื่องปกติ: ขอบคุณพวกเขาสำหรับการประชุมเมื่อวาน หรือขอโทษที่ตอบช้าก่อนที่คุณจะพูดตรงประเด็น
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | ขอขอบคุณเช่นเคยสำหรับการสนับสนุนของคุณ |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | นี่เป็นครั้งแรกที่ฉันเขียนถึงคุณ |
| 度々失礼いたします。 | Tabitabi shitsurei itashimasu. | ขออภัยที่ต้องเขียนอีกครั้งเร็ว ๆ นี้ |
| ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。 | Gorenraku ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | ฉันขอโทษที่ตอบช้า |
| 先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณเมื่อวันก่อน |
| ご無沙汰しております。 | Gobusata shite orimasu. | เป็นเวลานานแล้วตั้งแต่ฉันเขียนครั้งล่าสุด |
Tabitabi shitsurei itashimasu มีประโยชน์เมื่อคุณส่งอีเมลฉบับที่สองในวันเดียวกัน เช่น เนื่องจากคุณลืมไฟล์แนบ Gobusata shite orimasu สำหรับคนที่คุณไม่ได้ติดต่อมาเป็นเวลาหลายเดือน มีความสุภาพและเป็นทางการเล็กน้อย ดังนั้นจึงเหมาะกับลูกค้าและผู้ติดต่อที่มีอายุมากกว่า
แนะนำตัวว่าคุณเป็นใคร
หลังจากเปิดแล้ว ให้ตั้งชื่อตัวเองตามชื่อบริษัทของคุณ ในเมลภายนอก ใช้ de gozaimasu หรือ desu หลังชื่อของคุณ สำหรับผู้ติดต่อใหม่ การ mōshimasu ถือเป็นมาตรฐาน อย่าเพิ่ม san หรือคำนำหน้าชื่อใดๆ ในชื่อของคุณเอง และในภาษาญี่ปุ่นบริษัทของคุณจะมาก่อน ตามด้วยแผนกของคุณหากจำเป็น ตามด้วยชื่อของคุณ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| さくら商事のリーでございます。 | Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | นี่คือลีจาก Sakura เทรดดิ้ง (เป็นทางการ) |
| さくら商事営業部のリーと申します。 | Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | ฉันชื่อลี Sakura ซื้อขายแลกเปลี่ยน (การติดต่อครั้งแรก) |
| 佐藤様のご紹介でご連絡いたしました。 | Satō sama no goshōkai de gorenraku itashimashita. | ฉันกำลังเขียนตามคำแนะนำของคุณ Sato |
ประโยคปิดตั้งแต่ระดับทั่วไปไปจนถึงเป็นทางการมาก
บรรทัดปิดทำงานเหมือนกับการโค้งคำนับที่ส่วนท้ายของข้อความ Yoroshiku onegai itashimasu เป็นค่าเริ่มต้น คุณสามารถทำให้มันเข้ากับรูปร่างได้โดยเพิ่มสิ่งที่คุณต้องการหรือเพิ่ม hikitsuzuki เป็นต้นไปเมื่อความสัมพันธ์ดำเนินต่อไป สำหรับคำขอที่จริงจัง การขอโทษหรือผู้อ่านอาวุโส ให้เลื่อนไปที่ nanitozo และ mōshiagemasu
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | ฉันหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณต่อไป |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | ฉันจะขอบคุณถ้าคุณสามารถตรวจสอบได้ |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Gokentō itadakemasu to saiwai desu. | ฉันจะขอบคุณถ้าคุณสามารถพิจารณามัน |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | ฉันหวังว่าเราจะสามารถทำงานร่วมกันต่อไปได้ |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | ด้วยความขอบคุณอย่างจริงใจล่วงหน้า (เป็นทางการมาก) |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | เป็นเพียงบันทึกย่อสำหรับตอนนี้ |
อีเมลตัวอย่างฉบับสมบูรณ์ ทีละบรรทัด
นี่คืออีเมลสั้นๆ ถึงลูกค้าหลังการประชุม โดยส่งเอกสารตามที่ลูกค้าขอ ทุกเส้นอยู่ในกรอบ ยกเว้นสองเส้นที่อยู่ตรงกลาง อ่านออกเสียงหนึ่งครั้ง จังหวะของเส้นกรอบเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ทำให้มันติด
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 株式会社青山電機 営業部 佐藤様 | Kabushiki gaisha Aoyama Denki eigyōbu Satō sama | นาย Sato, ฝ่ายขาย, Aoyama บริษัท อิเล็คทริค จำกัด |
| いつもお世話になっております。さくら商事のリーでございます。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | ขอบคุณเช่นเคย. นี่คือลีจาก Sakura เทรดดิ้ง |
| 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ouchiawase no ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณในการประชุมเมื่อวันก่อน |
| ご依頼の資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Goirai no shiryō o tenpu itashimashita node, gokakunin kudasai. | ฉันได้แนบเอกสารที่คุณขอแล้ว โปรดตรวจสอบพวกเขา |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | หากมีสิ่งใดไม่ชัดเจน โปรดแจ้งให้เราทราบ |
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | ฉันหวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณต่อไป |
ประโยคเปิดที่ไม่เข้ากันและ keigo เกินจำเป็น
ข้อผิดพลาดทางอีเมลส่วนใหญ่ไม่ใช่ข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ เป็นเส้นกรอบที่ไม่สอดคล้องกับความสัมพันธ์ หรือใช้ภาษาที่ถ่อมตัวมากจนผู้อ่านต้องค้นหาเพื่อร้องขอ สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่ผู้เรียนทำบ่อยที่สุด
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 資料を送付させていただきます。 | Shiryō o sōfu sasete itadakimasu. | ขออนุญาติส่งไฟล์ครับ.. (ปรับครั้งเดียวหนักถ้าทำซ้ำ) |
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | ฉันกำลังส่งไฟล์. (รูปแบบที่สะอาดถ่อมตัว) |
- Osewa ni natte orimasu ในอีเมลฉบับแรกถึงคนแปลกหน้า: ผู้อ่านยังไม่ได้ดูแลคุณเลย ใช้เครื่องเปิดแบบสัมผัสแรก
- ชื่อบวก sama เช่นในทานากะ buchō sama ผู้อ่านหลายคนมองว่านี่เป็นการให้เกียรติเป็นสองเท่า เขียนว่าทานาคา buchō หรือทานาคา sama ในบรรทัดที่อยู่ buchō Tanaka sama มักจะได้รับการยอมรับ
- Minasama kakui: kakui หมายถึงทุกคนอยู่แล้ว ดังนั้นการบวก minasama จะเพิ่มเป็นสองเท่า เขียน kakui เพียงอย่างเดียวหรือ minasama เพียงอย่างเดียว
- Sasete itadakimasu ในทุกคำกริยา หนึ่งหรือสองอันก็ดี ห้าในบริการเสียงอีเมลสั้น ๆ รูปแบบธรรมดาๆ เช่น ookuri itashimasu จะสะอาดกว่า
- Gokurōsama desu ให้กับลูกค้าหรือผู้จัดการ: หลายๆ คนรู้สึกว่าสิ่งนี้มีไว้สำหรับผู้ที่อยู่ต่ำกว่าคุณ ใช้ otsukaresama desu ภายในบริษัท และ osewa ni natte orimasu ภายนอก
สร้างโครงที่ใช้ซ้ำได้
พิมพ์สถานการณ์จริงลงใน Mocchi เช่น ฉันกำลังเขียนถึงลูกค้าเป็นครั้งแรกหลังจากที่เพื่อนร่วมงานแนะนำเรา ให้ผู้เปิด การแนะนำตนเอง และใกล้ชิดยิ่งขึ้น และอธิบายระดับของแต่ละคน Mocchi เขียนเส้นกรอบ อธิบายว่าเหตุใดแต่ละเส้นจึงเข้ากัน และจดจำสถานการณ์ที่คุณถาม เพื่อให้คุณสามารถถามแบบทดสอบสั้นๆ เกี่ยวกับพวกเขาได้ในไม่กี่วันต่อมาด้วย /review
เพื่อรักษาบรรทัดในหัวระหว่างอีเมล ให้เปลี่ยนตัวเปิดและตัวใกล้ที่คุณชื่นชอบทั้งห้าตัวเป็นการ์ดด้วย /create-flashcards จากนั้นเล่น Flashcard Flip จากหน้าเกมด้วยสำรับของคุณเอง การจับคู่ประโยคภาษาญี่ปุ่นให้เข้ากับสถานการณ์ ไม่ใช่แค่การแปลเท่านั้น ถือเป็นทักษะที่คุณต้องการเวลานั่งเขียน