Structura standard
Procesele-verbale urmează un aspect convențional care abia variază între companii, ceea ce înseamnă că cea mai mare parte a documentului poate fi pregătită înainte de începerea întâlnirii.
Completarea antetului în avans vă lasă liber să vă concentrați asupra celor două lucruri care de fapt au nevoie de ascultare: decizii și acțiuni.
| Domeniu | japonez | Ce intra in el |
|---|---|---|
| Titlu | 議事録 | Numele documentului |
| Data și ora | 日時 | Data, începutul și sfârșitul |
| Loc | 場所 | Cameră sau online |
| Participantii | 出席者 | Nume, uneori departamente |
| Agenda | 議題 | Obiectele discutate |
| Deciziile | 決定事項 | Ce s-a convenit |
| Acțiuni | 宿題事項 | Cine face ce până când |
Ultimele două rânduri reprezintă punctul documentului. Tot ce este deasupra lor este administrație care poate fi completată în prealabil.
Înregistrarea deciziilor
O linie de decizie ar trebui să indice ce sa convenit și nimic altceva. Rezistați tentației de a înregistra cine a argumentat pentru ce, ceea ce este rar dorit și poate cauza probleme mai târziu.
Formularea cu sfârșit de substantiv este standard aici și menține intrările scurte. Propozițiile politice complete prelungesc minutele fără a le face mai clare.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Introducerea noului sistem aprobat. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Propunerea de buget este reportată data viitoare. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | A fost de acord să adopte opțiunea A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Politica actuală continuă. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Concluzia este amânată. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Detalii care trebuie luate în considerare separat. |
Acțiuni de înregistrare
O acțiune are nevoie de trei lucruri: ce, cine și când. O acțiune fără proprietar sau un termen limită nu este o acțiune, iar procesele verbale care omit oricare dintre ele sunt cea mai comună plângere cu privire la acestea.
Dacă nu a fost menționat un termen limită în ședință, întrebați înainte de a scrie procesul-verbal, în loc să îl lăsați necompletat.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: pregătiți materiale, până vineri viitoare |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Fiecare persoană: trimite vizualizări, în această săptămână |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Vânzări: confirmați cifrele |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Pregătiți trei propuneri până data viitoare |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Proprietarul nu s-a decis încă |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Termenul limită va fi anunțat |
Ultimele două sunt intrări legitime când nu s-a decis nimic. Înregistrarea faptului că un proprietar este indecis este mai utilă decât a lăsa linia afară.
Ce să lași afară
Minutele sunt mai utile atunci când sunt mai scurte. Cea mai frecventă greșeală este transcrierea discuției, care produce un document pe care nimeni nu îl citește și care poate crea dificultăți dacă se atribuie opinii.
Lăsați argumentul și păstrați rezultatul, cu excepția cazului în care există un motiv specific pentru a înregistra modul în care a fost luată o decizie.
- Cine nu a fost de acord cu ce, cu excepția cazului în care trebuie să fie înregistrat.
- Du-sul și înapoi al unei discuții.
- Propria ta interpretare a ceea ce a vrut să spună cineva.
- Vorbiri mici și digresiuni.
- Orice nu ești sigur că ai auzit corect; intreaba in schimb.
Luați minute într-o a doua limbă
A lua minute în timp ce încă înveți japoneză sună imposibil și este ușor de gestionat, deoarece nu trebuie să urmezi totul. Ai nevoie de decizii și acțiuni, care sunt marcate de fraze previzibile.
Ascultarea acelor markeri, mai degrabă decât a conținutului, este tehnica care o face să funcționeze.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Deci, pe această bază. (o decizie aterizează) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Cine va fi responsabil? (o acțiune) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Termenul limită este vinerea viitoare. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Până la următoarea întâlnire, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Această chestiune este amânată. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Asa se incheie intalnirea. |
Circula si corecteaza
Trimite minute în aceeași zi. Corecțiile sunt ușoare în timp ce oamenii își amintesc și imposibile o săptămână mai târziu, iar circulația devreme este și modul în care afli dacă ai înțeles corect întâlnirea.
Invitarea explicit a corecțiilor este normală și reduce presiunea asupra unui document scris într-o a doua limbă.
| japonez | Romaji | Sens |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Trimit procesul verbal. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Vă rugăm să le verificați. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Vă rugăm să semnalați eventualele erori. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Retrimit versiunea corectată. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Sunt piese pe care nu le-am putut prinde. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Aș fi recunoscător pentru orice completări. |
A spune clar că nu ai putut prinde ceva este mai bine decât a ghici. Colegii umple golul cu ușurință și înregistrarea ajunge să fie exactă.