Antes de chegar: confirmando o agendamento e o horário
A visita do cliente começa no dia anterior, com um e-mail de uma linha confirmando a data, hora e local; dá ao cliente a oportunidade de mencionar uma mudança de quarto ou um participante extra. Uma consulta é apo em linguagem casual e o-yakusoku em keigo quando você fala com a equipe do cliente.
No dia, chegue ao prédio dez minutos antes e na recepção cinco minutos antes. Aproveite o tempo livre para verificar a papelada, silenciar o telefone e, no inverno, tirar o casaco antes de entrar; os visitantes entram no escritório de um cliente com o casaco no braço. Se um atraso no trem atrasar você, ligue antes do horário marcado e informe um novo horário de chegada realista.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 明日十時のお打ち合わせ、よろしくお願いいたします。 | Ashita jūji no o-uchiawase, yoroshiku onegai itashimasu. | Ansiosa pela nossa reunião amanhã às dez. |
| 場所は貴社の本社でよろしいでしょうか。 | Basho wa kisha no honsha de yoroshii deshō ka. | O local é sua sede, conforme planejado? |
| 申し訳ございません、電車の遅延で十分ほど遅れます。 | Mōshiwake gozaimasen, densha no chien de juppun hodo okuremasu. | Sinto muito, chegarei uns dez minutos atrasado por causa do atraso do trem. |
| 少し早く着きましたので、ロビーでお待ちしております。 | Sukoshi hayaku tsukimashita node, robī de o-machi shite orimasu. | Cheguei um pouco mais cedo, então vou esperar no lobby. |
O roteiro de recepção: uketsuke
A recepção, uketsuke, vem em três formas e o roteiro quase não muda. Um grande edifício possui uma mesa com funcionários, geralmente com portão de segurança; uma empresa de médio porte tem um telefone no balcão com uma lista de ramais; um pequeno escritório tem uma porta que você abre enquanto diz shitsurei itashimasu. Em todos os casos, você fornece três informações em ordem: sua empresa, seu nome e com quem você tem encontro marcado e quando.
Observe os verbos. To mōshimasu é a forma humilde de to iimasu e a única forma de se apresentar aqui. O-yakusoku o itadaite orimasu, recebi um agendamento, marca o agendamento no presente do cliente, que é o enquadramento educado. Anexe sama ao nome da pessoa que você está visitando e adicione o departamento dela se souber, pois uma grande empresa pode ter várias pessoas com o mesmo sobrenome.
A recepcionista dirá shōshō o-machi kudasai, telefonará para a pessoa e então dirá tadaima mairimasu, eles estão a caminho, ou indicará um quarto. Se houver um crachá de visitante, nyūkanshō, use-o de forma visível e devolva-o quando sair.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 株式会社ABCの田中と申します。 | Kabushiki-gaisha ABC no Tanaka to mōshimasu. | Meu nome é Tanaka, da ABC Corporation. |
| 十時に営業部の佐藤様とお約束をいただいております。 | Jūji ni Eigyōbu no Satō-sama to o-yakusoku o itadaite orimasu. | Tenho um encontro marcado com o Sr. Sato em Vendas às dez. |
| 少々お待ちくださいませ。 | Shōshō o-machi kudasaimase. | Por favor, espere um momento. |
| ただいま佐藤が参りますので、こちらにおかけください。 | Tadaima Satō ga mairimasu node, kochira ni o-kake kudasai. | Sato está a caminho; por favor, sente-se aqui. |
| お待たせいたしました。 | O-matase itashimashita. | Desculpe por ter feito você esperar. |
Salas de espera e exibição em
Você pode esperar no saguão, em um ōsetsushitsu, em uma sala de recepção ou na própria sala de reuniões. Quando um membro da equipe o conduzir, ande um pouco atrás dele e deixe-o pressionar os botões do elevador; no elevador a guia fica ao lado do painel e você fica atrás.
Na sala, o guia diz dōzo o-hairi kudasai ou kochira e dōzo. Diga shitsurei itashimasu ao entrar, mesmo que a sala esteja vazia, e sente-se no lugar que lhe for indicado. Se nada for dito, fique perto do assento mais próximo da porta, ou sente-se nele, e levante-se novamente quando a pessoa que você vai encontrar entrar. Coloque sua bolsa no chão ao lado de sua cadeira, não sobre a mesa. Se for trazido chá, agradeça à pessoa e aguarde o dōzo do anfitrião antes de beber, a menos que a espera seja longa.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| こちらへどうぞ。 | Kochira e dōzo. | Por aqui, por favor. |
| 失礼いたします。 | Shitsurei itashimasu. | Com licença (entrando na sala). |
| おかけになってお待ちください。 | O-kake ni natte o-machi kudasai. | Por favor, sente-se e espere. |
| こちらの席でよろしいでしょうか。 | Kochira no seki de yoroshii deshō ka. | Este assento está bom? |
| 奥へどうぞ。 | Oku e dōzo. | Por favor, sente-se atrás. |
Assentos, cartões de visita e saudações de abertura
As salas de reunião possuem um assento superior, kamiza, mais afastado da porta, e um assento inferior, shimoza, mais próximo dela. O kamiza pertence ao convidado, com o visitante mais experiente mais afastado da porta e o anfitrião mais experiente em frente. Em caso de dúvida, aguarde para ser colocado.
Quando a pessoa que você está conhecendo entrar, levante-se. As primeiras reuniões começam com a troca do cartão de visita: segure seu cartão com as duas mãos voltadas para a outra pessoa, dê sua empresa, departamento e nome para mōshimasu, receba o dele com as duas mãos, olhe para ele e coloque-o na mesa à sua frente para a reunião. Um guia separado sobre etiqueta meishi cobre os detalhes; aqui basta saber que a troca acontece antes que alguém se sente.
Em seguida, agradeça-lhes pelo tempo dispensado e declare o propósito da visita em uma frase. Um pequeno presente, temiyage, é entregue agora com kokoro bakari desu ga. O anfitrião geralmente abre com dewa, hajimemashō ka ou uma pergunta sobre sua jornada, que precisa apenas de uma resposta curta.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 本日はお忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。 | Honjitsu wa o-isogashii tokoro o-jikan o itadaki, arigatō gozaimasu. | Obrigado por reservar um tempo para nós hoje quando você está ocupado. |
| 本日は新しいプランについてご説明に伺いました。 | Honjitsu wa atarashii puran ni tsuite go-setsumei ni ukagaimashita. | Vim hoje explicar o novo plano. |
| 心ばかりですが、皆様でどうぞ。 | Kokoro bakari desu ga, minasama de dōzo. | Um pequeno token, por favor, compartilhe com todos. |
| では、早速ですが始めさせていただきます。 | Dewa, sassoku desu ga hajimesasete itadakimasu. | Então, se me permitem, vamos começar imediatamente. |
Concluindo: resumindo os próximos passos
Uma reunião japonesa raramente termina com uma decisão anunciada no local. Termina com uma lista clara do que cada lado fará a seguir e quando, e espera-se que o visitante diga isso em voz alta. Apresente o resumo com honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu, depois liste os itens com mazu, tsugi ni, saigo ni. O lado do cliente corrigirá tudo o que ele vê de forma diferente, e esse é o ponto.
Se o cliente precisar consultar outra pessoa, ele dirá shanai de kentō shite, go-renraku itashimasu. Peça um momento difícil com itsu goro, mas não insista em marcar um encontro imediatamente. Quando o anfitrião disser honjitsu wa arigatō gozaimashita, responda com kochira koso e levante-se quando eles se levantarem.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| では、本日の内容を確認させていただきます。 | Dewa, honjitsu no naiyō o kakunin sasete itadakimasu. | Então deixe-me confirmar o que discutimos hoje. |
| まず、弊社から来週中に見積もりをお送りします。 | Mazu, heisha kara raishū-chū ni mitsumori o o-okuri shimasu. | Primeiro, enviaremos um orçamento na próxima semana. |
| 社内で検討して、来週ご連絡いたします。 | Shanai de kentō shite, raishū go-renraku itashimasu. | Iremos considerar isso internamente e entraremos em contato com você na próxima semana. |
| ご返事はいつ頃いただけますでしょうか。 | O-henji wa itsu goro itadakemasu deshō ka. | Aproximadamente quando poderíamos esperar sua resposta? |
| 他にご不明な点はございますか。 | Hoka ni go-fumei na ten wa gozaimasu ka. | Há mais alguma coisa que não está clara? |
| 本日はありがとうございました。こちらこそ、よろしくお願いいたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Kochira koso, yoroshiku onegai itashimasu. | Obrigado por hoje. O prazer é nosso; estamos ansiosos para trabalhar com você. |
Saindo: shitsurei itashimasu em todas as portas
A partida tem tantas etapas quanto a chegada. Reúna seus papéis e os cartões de visita do cliente, que vão para o seu porta-cartões. Empurre sua cadeira. Na porta da sala de reunião, vire-se, diga shitsurei itashimasu e faça uma reverência. O anfitrião geralmente irá acompanhá-lo até o elevador ou a entrada; mantenha a conversa leve e agradeça novamente enquanto caminha.
No elevador, entre, vire-se para o anfitrião, diga honjitsu wa arigatō gozaimashita e faça uma reverência quando as portas se fecharem. Na entrada do térreo, faça uma reverência na porta. Coloque seu casaco do lado de fora do prédio. Devolva o crachá de qualquer visitante na recepção com o-kaeshi shimasu e agradeça também à recepcionista.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| それでは、失礼いたします。 | Sore dewa, shitsurei itashimasu. | Pois bem, vou me despedir. |
| お見送りは結構でございます。 | O-miokuri wa kekkō de gozaimasu. | Por favor, não se preocupe em me acompanhar. |
| 本日はありがとうございました。失礼いたします。 | Honjitsu wa arigatō gozaimashita. Shitsurei itashimasu. | Obrigado por hoje. Adeus. |
| 入館証をお返しします。ありがとうございました。 | Nyūkanshō o o-kaeshi shimasu. Arigatō gozaimashita. | Estou devolvendo o crachá de visitante. Obrigado. |
Vocabulário para uma visita ao cliente
Estas são as palavras que você ouvirá na recepção, no corredor e na sala de reuniões. Vários, como kisha e heisha, só fazem sentido como um par.
| Palavra | Leitura | Significado |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | uchiawase | reunião de trabalho, discussão com um cliente |
| 受付 | uketsuke | recepção |
| 入館証 | nyūkanshō | crachá de visitante ou passe de entrada |
| 応接室 | ōsetsushitsu | sala de recepção para visitantes |
| 会議室 | kaigishitsu | sala de reuniões |
| 上座 | kamiza | assento superior, mais distante da porta |
| 下座 | shimoza | assento inferior, mais próximo da porta |
| 貴社 | kisha | sua empresa (falando com um cliente) |
| 弊社 | heisha | nossa empresa (humilde) |
| 名刺 | meishi | cartão de visita |
| 手土産 | temiyage | pequeno presente trazido em uma visita |
| お礼メール | o-rei mēru | e-mail de agradecimento após uma visita |
Os títulos também importam: buchō, chefe de departamento; kachō, chefe de seção. Use o título com o sobrenome, Satō-kachō, ou o sobrenome com sama, nunca os dois juntos.
O e-mail de acompanhamento e erros a evitar
A visita termina com um o-rei mēru enviado no mesmo dia. Possui formato fixo: empresa, departamento e nome do cliente com sama na primeira linha; um agradecimento pelo seu tempo; duas ou três linhas confirmando o que foi acordado e o próximo passo com data; e uma frase de encerramento como hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu. Anexe qualquer documento que você prometeu.
Os erros que se destacam são sobre ordem e registro. Sentar antes de ser convidado é notado. Colocar o cartão de um cliente no bolso da calça ou escrever nele é um pequeno insulto. Na fala, os deslizes comuns são usar anata para o cliente, esquecer sama no nome da pessoa que você está visitando e responder keigo com um desu ne casual. Se você escorregar, corrija na próxima frase e continue. Os costumes da empresa variam, então siga o exemplo do anfitrião e pergunte a um colega que já visitou esse cliente antes.
- Não chegue mais de dez minutos adiantado ou um minuto atrasado sem telefonar
- Não se sente até ser convidado e não leve o kamiza sem ser convidado
- Mantenha o cartão do cliente sobre a mesa durante a reunião e depois no porta-cartões
- Não use anata, kimi ou kaisha simples para o cliente ou sua empresa
- Não vista o casaco dentro do prédio ou no elevador
- Envie o e-mail de agradecimento no mesmo dia com as próximas etapas acordadas