Cztery otwarcia, od których zaczyna się każdy raport
Większość rozmów z menadżerem na temat pracy zaczyna się od jednej z kilku linijek. Ogłaszasz raport, prosisz o konsultację, udostępniasz aktualizację lub od razu przechodzisz do wyników. Każdy z nich ma przedrostek go- lub o- honorific na rzeczowniku, ponieważ raport lub konsultacja jest skierowana do Twojego menedżera.
Ketsuron kara mōshimasu to używa mōsu, skromnego czasownika powiedz. To najczystszy sposób zasygnalizowania, że zaczynasz od wyników finansowych, o co wyraźnie prosi wielu japońskich menedżerów.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Mam coś do zgłoszenia. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Czy mogę się skonsultować w jednej sprawie? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Przekażę aktualną informację. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Zacznę od wniosku: |
Raportowanie na trzy poziomy grzeczności
Ten sam raport brzmi inaczej w oczach kolegi z zespołu, menedżera i członka kadry kierowniczej wyższego szczebla. W przypadku członka drużyny zwykła uprzejmość lub nawet swoboda jest normalna. W przypadku bezpośredniego przełożonego większość ludzi w swoich działaniach używa grzecznego języka japońskiego i skromnych form. Z menadżerem o dwa poziomy wyżej lub w formalnym otoczeniu skromne formy stają się pełniejsze.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | To już koniec. (swobodnie, do kolegi z drużyny) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Materiały są gotowe. (grzecznie) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Melduję, że materiały o które prosiłeś są gotowe. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Czy mogę poprosić Cię o radę? (potocznie) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Czy mógłbym prosić Cię o radę? (grzecznie) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Czy mógłbym się z tobą krótko skonsultować? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Będzie trochę późno. (potocznie) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Wygląda na to, że będzie trochę za późno. (grzecznie) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | bardzo mi przykro; oczekuje się, że dostawa będzie opóźniona. (keigo) |
Najpierw wniosek, potem powód, potem następny krok
Wielu uczniów rozpoczyna raport od tła, tak jak w przypadku historii. Japońscy menedżerowie, jak menedżerowie wszędzie, zazwyczaj chcą przede wszystkim wyniku. Niezawodny kształt to: temat, wniosek, powód, kolejny krok. Jeśli raport wymaga decyzji, dodaj na końcu krok sōdan: czego potrzebujesz od swojego przełożonego.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Mam raport w sprawie Aoyama Elektryczności. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Krótko mówiąc, możemy dostarczyć w piątek zgodnie z planem. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Są dwa powody. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Następnie planujemy przeprowadzić kontrolę końcową w czwartek. |
Hōkoku i renraku: postępy i informacje
Hōkoku raportuje Twoją pracę: postępy, wyniki, problemy. Renraku przekazuje fakty potrzebne innym, takie jak wiadomość od klienta lub zmiana harmonogramu. W renraku często przekazujesz to, co ktoś inny powiedział, a zakończenie to no koto desu, jak mi powiedziano, oznacza to jako informację tej osoby, a nie twoją opinię.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Raport z postępu prac: ukończono w około siedemdziesięciu procentach. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | Klient odpowiedział; mówią, że przyszły poniedziałek jest możliwy. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Tak żebyś wiedział. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Jutro po południu będę poza biurem. |
Sōdan: konsultacja przed decyzją
Konsultacja nie stanowi problemu dla menedżera. Najlepiej będzie, jeśli przedstawisz sytuację, dwie lub trzy opcje i własne preferencje, a następnie poprosisz o ich zdanie. Pytanie dochira ga yoroshii deshō ka, co byłoby lepsze, zachęca do podjęcia decyzji bez zmuszania menedżera do myślenia.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Chciałbym twojej rady; czy mógłbym dostać około dziesięciu minut? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Waham się pomiędzy dwiema opcjami. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Osobiście uważam, że pierwsza opcja jest lepsza. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Które wolisz? |
Wzorcowy dialog: dostawa się opóźni
Lee dowiedział się, że dostawa do Aoyama Electric będzie opóźniona o trzy dni. Lee zgłasza to tego samego dnia, zanim poinformuje o tym klienta, i przedstawia dwie możliwości. Menedżer odpowiada zwyczajnym japońskim, co jest normalne w dół. Lee używa grzecznego japońskiego i skromnych form.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Ty: Masz chwilę? Mam raport na temat Aoyama Electric. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Menedżer: Jasne, o co chodzi? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Ty: Krótko mówiąc, dostawa będzie prawdopodobnie opóźniona o trzy dni. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Menedżer: Co się stało? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Ty: Klient zmienił specyfikację wczoraj, a zmiany wymagają czasu. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Menedżer: Powiedziałeś im już? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Ty: Jeszcze nie. Najpierw chciałem się z tobą skonsultować. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Ty: Są dwie możliwości: dodaj jedną osobę lub poproś klienta o podzieloną dostawę. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Ty: Myślę, że rozdzielona dostawa jest lepsza. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Menedżer: OK, podzielmy to. Skontaktuj się z nimi już dziś. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Ty: Rozumiem. Zdam relację, gdy już się z nimi skontaktuję. |
Odpowiedzi i nawyki, których wielu przełożonych nie lubi
Raporty mogą się nie zgadzać na początku, w zamówieniu lub w odpowiedzi. Oto nawyki, które pojawiają się najczęściej podczas japońskich szkoleń w miejscu pracy, wraz z bezpieczniejszymi alternatywami. Miejsca pracy są różne, więc uważaj, co Twoi współpracownicy mówią Twojemu menadżerowi.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Rozumiem. (wielu uważa to za zbyt swobodne w górę) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Zrozumiany. (bezpieczny dla menadżera) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Dziękuję za Twoją pracę. (zwykle dla juniorów) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Dziękuję za Twoją pracę. (bezpieczne w górę) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Pozwól, że zdam raport. (raz w porządku, ciężko, jeśli się powtórzy) |
- Czekam na pytanie. Krótki raport, zanim poprosi o to przełożony, jest częścią nawyku; milczenie w sprawie problemu martwi menedżerów bardziej niż sam problem.
- Zaczynając od dziesięciu sekund tła. Najpierw powiedz wynik; zaoferuj szczegóły, jeśli zostaniesz o to poproszony.
- Przynoszę złe wieści bez planu. Nawet jedna przybliżona opcja pokazuje, że jesteś na szczycie.
- Przedstawianie słów klienta jako własnego punktu widzenia. Dodaj to no koto desu, aby oznaczyć to jako informacje.
Zamień pracę z tego tygodnia w raport
Podaj Mocchi surowe fakty na temat czegoś, nad czym pracujesz i zapytaj: zamień to w raport zawierający wnioski dla mojego menedżera, a następnie w sōdan z dwiema opcjami i wyjaśnij keigo. Mocchi kształtuje obie wersje, wyjaśnia, dlaczego wybrał każdą skromną formę i zapamiętuje szczegóły projektu, dzięki czemu możesz wrócić później i poprosić o kolejną aktualizację w tym samym kontekście.
Jeśli chodzi o stronę mówiącą, poproś Ibuki-sensei w AI Sensei, aby pełnił rolę menedżera. Podaj raport o opóźnieniu w dostawie z tego postu, a następnie prawdziwy własny. Poproś Sensei, aby przerwał Ci pytaniami, tak jak to robią zajęci menedżerowie, i sprawdź raport z sesji pod kątem miejsc, w których wyciągnąłeś wnioski zbyt późno.