चार भाग
औपचारिक माफीको संरचना हुन्छ, र प्रत्येक भागले फरक काम गर्छ। विद्यार्थीहरूले सामान्यतया पहिलो भाग राम्ररी र अन्तिम दुई पातलो रूपमा लेख्छन्, जसले इमानदार सुन्ने र कसैलाई सन्तुष्ट पार्ने अक्षर उत्पन्न गर्छ।
पाठक चौथो भाग खोज्दै हुनुहुन्छ। तपाई के गर्न जाँदै हुनुहुन्छ ताकि यो फेरि नहोस् भन्ने प्रश्नको जवाफ पत्र अवस्थित छ।
| भाग | जापानी | उद्देश्य |
|---|---|---|
| माफी | お詫び | यसलाई स्पष्ट रूपमा बताउनुहोस्, पहिले |
| तथ्यहरू | 経緯 | के भयो, यथार्थमा |
| कारण | 原因 | किन यस्तो भयो |
| रोकथाम | 再発防止策 | के परिवर्तन हुनेछ |
| बन्द माफी | 重ねてお詫び | छोटकरीमा दोहोर्याउनुहोस् |
माफी दुई पटक देखिन्छ: एक पटक सुरुमा र एक पटक बन्दमा। त्यो पुनरावृत्ति परम्परागत र अपेक्षित छ।
माफी माग्दै खुल्यो
पत्र माफीको साथ खुल्छ, पृष्ठभूमि संग होइन। क्षमायाचनामा पुग्नु अघि पाठकलाई स्पष्टीकरण मार्फत काम गराउनु नराम्रो तरिकाले पढ्नु हो।
दर्ता सामान्य व्यापार पत्राचार भन्दा भारी छ, नम्र फारम भर प्रयोग गरीन्छ।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | यसबाट पर्न गएको समस्याको लागि म साँच्चै क्षमाप्रार्थी छु। |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | म मेरो गहिरो माफी प्रस्ताव गर्दछु। |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | हामीले तपाईंलाई ठूलो समस्या ल्याएका छौं। |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | बहानाको लागि ठाउँ छैन। |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | म हृदय देखि माफी चाहन्छु। |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | म चिन्ताको कारण माफी चाहन्छु। |
तथ्यहरू, बचाव बिना
के भयो त्यसको विवरण तथ्यपरक, कालक्रमात्मक र संक्षिप्त हुनुपर्छ। यो खण्ड हो जहाँ माफी माग्न धेरै सजिलै गल्ती हुन्छ, किनभने स्पष्टीकरण र प्रतिरक्षा पृष्ठमा समान देखिन्छ।
परीक्षण भनेको पाठकलाई के भयो भनी बताउँछ वा किन यो वास्तवमा तपाईंको गल्ती थिएन भनेर बताउँछ। दोस्रो प्रकार हटाउनु पर्छ।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | के भयो म व्याख्या गर्नेछु। |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | १० मार्चमा, डेलिभरी ढिलाइ भयो। |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | हाम्रो जाँच अपर्याप्त थियो। |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | आन्तरिक समन्वयको अभाव थियो । |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | यो मेरो अपर्याप्त जाँच को कारण थियो। |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | फलस्वरूप, हामीले तपाईलाई समस्या ल्यायौं। |
ध्यान दिनुहोस् कि यसले वितरण गर्नुको सट्टा जिम्मेवारी स्वीकार गर्दछ। सहकर्मी वा आपूर्तिकर्ताको कारणको रूपमा नामकरण गर्दा सहि हुँदा पनि खराब रूपमा प्राप्त हुन्छ।
रोकथाम, जसले वजन बोक्छ
यो पाठकले चाहेको खण्ड हो र माफी माग्ने र नगर्ने माफीमा फरक पार्ने खण्ड हो।
उपायहरू ठोस र जाँच योग्य हुनुपर्छ। बढी होसियार हुने वाचा भनेको उपाय होइन; परिवर्तन प्रक्रिया हो।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | हामीले निम्न रोकथाम उपायहरू सेट गरेका छौं। |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | हामी प्रत्येक चरणमा डबल-जाँच गर्नेछौं। |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | हामी दुई जनालाई काममा खटाउनेछौं। |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | हामीले नयाँ चेकलिस्ट सिर्जना गरेका छौं। |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | हामीले यसलाई आन्तरिक रूपमा साझा र सञ्चार गरेका छौं। |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | हामी यो दोहोरिने छैन भनेर सुनिश्चित गर्न काम गर्नेछौं। |
लिखित वा बोली
धेरै माफी बोलेको र तुरुन्तै हो। एउटा लिखित माफी पछ्याउँछ जहाँ मामला गम्भीर छ, जहाँ ग्राहक प्रभावित छ, वा जहाँ उपायहरूको रेकर्ड चाहिन्छ।
गम्भीर कुराको लागि अर्डर सामान्यतया पहिले बोलिन्छ र पछि लेखिन्छ, किनकि कुनै पनि सम्पर्क अघि आइपुग्दा लिखित माफी मागेको रूपमा पढिन्छ।
| स्थिति | बोलेको | लिखित |
|---|---|---|
| सानो आन्तरिक गल्ती | हो | छैन |
| आन्तरिक समय सीमा छुटेको छ | हो | कहिलेकाहीँ |
| ग्राहक प्रभावित | हो, पहिले | हो, पछि |
| आर्थिक नोक्सानी भयो | हो, पहिले | हो, औपचारिक |
| बारम्बार समस्या | हो | हो, उपाय संग |
जहाँ दुवै आवश्यक छ, पहिले बोल्नुहोस्। कुनै पनि मानव सम्पर्क अघि आइपुगेको पत्र माफी माग्नको सट्टा लुकाइएको रूपमा पढिन्छ।
समय र टोन
शीघ्रता पोलिश भन्दा बढी महत्त्वपूर्ण छ। अपूर्ण जापानीमा उही दिन पठाइएको माफी एक हप्ता पछि पठाइएको राम्रो तरिकाले तयार गरिएको भन्दा धेरै राम्रो प्राप्त हुन्छ।
टोन नाटकीय भन्दा सादा हुनुपर्छ। अफसोसको अति-विस्तृत अभिव्यक्तिहरू प्रदर्शनको रूपमा पढ्न सकिन्छ, र परम्परागत वाक्यांशहरू ठ्याक्कै अवस्थित छन् ताकि तपाईंले यसको लागि भाषा आविष्कार गर्नुपर्दैन।
- सकेसम्म त्यही दिन पठाउनुहोस्।
- आफ्नो आविष्कार गर्नुको सट्टा परम्परागत वाक्यांशहरू प्रयोग गर्नुहोस्।
- यसलाई एक पृष्ठमा राख्नुहोस्; लम्बाइ इमानदारी छैन।
- कम्तिमा एक ठोस उपाय समावेश गर्नुहोस्।
- यो कुरा गम्भीर छ भने सहकर्मीलाई जाँच गर्नुहोस्।