मानक संरचना
मिनेटहरू एक परम्परागत लेआउट पछ्याउँछन् जुन कम्पनीहरू बीच मुश्किलले फरक हुन्छ, जसको मतलब बैठक सुरु हुनु अघि अधिकांश कागजातहरू तयार गर्न सकिन्छ।
पहिले नै हेडर भर्नुले तपाईलाई दुईवटा चीजहरूमा ध्यान केन्द्रित गर्न स्वतन्त्र छोड्छ जुन वास्तवमा सुन्न आवश्यक छ: निर्णय र कार्यहरू।
| क्षेत्र | जापानी | यसमा के जान्छ |
|---|---|---|
| शीर्षक | 議事録 | कागजातको नाम |
| मिति र समय | 日時 | मिति, सुरु र अन्त्य |
| स्थान | 場所 | कोठा वा अनलाइन |
| सहभागीहरू | 出席者 | नामहरू, कहिलेकाहीं विभागहरू |
| एजेन्डा | 議題 | बिषयमा छलफल भयो |
| निर्णयहरू | 決定事項 | के सहमति भयो |
| कार्यहरू | 宿題事項 | कसले कहिले के गर्छ |
अन्तिम दुई पङ्क्तिहरू कागजातको बिन्दु हुन्। तिनीहरू माथिको सबै कुरा प्रशासन हो जुन पहिले भर्न सकिन्छ।
निर्णयहरू रेकर्ड गर्दै
निर्णय लाइनले के सहमति भएको थियो र अरू केहि छैन बताउनुपर्छ। कसले केको लागि तर्क गर्यो रेकर्ड गर्ने प्रलोभनको प्रतिरोध गर्नुहोस्, जुन विरलै चाहिन्छ र पछि समस्याहरू निम्त्याउन सक्छ।
संज्ञा-अन्त वाक्यांश यहाँ मानक हो र प्रविष्टिहरू छोटो राख्छ। पूर्ण विनम्र वाक्यहरूले तिनीहरूलाई स्पष्ट नगरी मिनेट लामो बनाउँछ।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | नयाँ प्रणालीको परिचय स्वीकृत। |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | बजेट प्रस्ताव अर्को पटकसम्म सारिएको छ । |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | विकल्प A अपनाउने सहमति भयो। |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | वर्तमान नीति जारी छ। |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | निष्कर्ष स्थगित भएको छ। |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | विवरणहरू अलग रूपमा विचार गर्न। |
रेकर्डिङ कार्यहरू
कार्यलाई तीन कुरा चाहिन्छ: के, कसले र कहिले। मालिक वा समयसीमा बिनाको कार्य कुनै कार्य होइन, र मिनेटहरू जुन नछोड्नेहरू तिनीहरूको बारेमा सामान्य गुनासो हुन्।
यदि बैठकमा समयसीमा भनिएको छैन भने, यसलाई खाली छोड्नुको सट्टा मिनेटहरू लेख्नु अघि सोध्नुहोस्।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: सामाग्री तयार, अर्को शुक्रबार सम्म |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | प्रत्येक व्यक्ति: यो हप्ता भित्र, विचार पेश गर्नुहोस् |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | बिक्री: तथ्याङ्क पुष्टि गर्नुहोस् |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | अर्को पटक तीनवटा प्रस्ताव तयार गर्नुहोस् |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | मालिक अझै तय भएको छैन |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | समयसीमा सल्लाह दिइनेछ |
अन्तिम दुई वैध प्रविष्टिहरू हुन् जब केहि निर्णय गरिएको थिएन। मालिक अनिर्णित छ भनेर रेकर्ड गर्नु रेखा छोड्नु भन्दा बढी उपयोगी छ।
के छोड्ने
मिनेट छोटो हुँदा बढी उपयोगी हुन्छ। सबैभन्दा सामान्य गल्ती भनेको छलफललाई ट्रान्सक्राइब गर्नु हो, जसले कसैले नपढ्ने कागजात उत्पादन गर्छ र यदि रायहरू श्रेय दिएमा कठिनाइहरू सिर्जना गर्न सक्छ।
तर्क छोड्नुहोस् र नतिजालाई राख्नुहोस्, जबसम्म त्यहाँ निर्णय कसरी पुग्यो भनेर रेकर्ड गर्ने कुनै खास कारण छैन।
- कसले के कुरामा असहमति राख्यो, जबसम्म यो रेकर्डमा हुनु पर्छ।
- छलफलको पछाडि र पछाडि।
- कसैको मतलबको तपाईंको आफ्नै व्याख्या।
- सानातिना कुरा र विवादहरू।
- तपाईंले सही सुन्नुभएको कुनै पनि कुरा तपाईं निश्चित हुनुहुन्न; बरु सोध्नुहोस्।
दोस्रो भाषामा मिनेट लिँदै
जापानी भाषा सिक्ने क्रममा मिनेटहरू लिनु असम्भव लाग्छ र व्यवस्थित छ, किनकि तपाईंले सबै कुरा पछ्याउनुपर्दैन। तपाईलाई निर्णय र कार्यहरू चाहिन्छ, जुन अनुमानित वाक्यांशहरूद्वारा चिन्ह लगाइएको छ।
सामग्रीको लागि भन्दा ती मार्करहरूको लागि सुन्नु भनेको यो काम गर्ने प्रविधि हो।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | तर, त्यसैको आधारमा । (निर्णय अवतरण हुँदैछ) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | को जिम्मेवार हुनेछ? (एक कार्य) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | म्याद अर्को शुक्रबार छ। |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | अर्को बैठकमा, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | यो मुद्दा स्थगित छ। |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | त्यो बैठक टुङ्गिन्छ। |
परिसंचरण र सुधार
उही दिन मिनेटहरू पठाउनुहोस्। सुधारहरू सजिलो हुन्छ जब मानिसहरूले सम्झना गर्छन् र एक हप्ता पछि असम्भव हुन्छन्, र चाँडै सर्कुलेट गर्नु भनेको तपाईंले बैठकलाई सही रूपमा बुझ्नुभयो कि भनेर पत्ता लगाउनु पनि हो।
स्पष्ट रूपमा सुधारहरू आमन्त्रित गर्नु सामान्य हो र दोस्रो भाषामा लेखिएको कागजातलाई दबाब दिन्छ।
| जापानी | रोमाजी | अर्थ |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | म मिनेट पठाउँदै छु। |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | कृपया तिनीहरूलाई जाँच गर्नुहोस्। |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | कृपया कुनै त्रुटिहरू देखाउनुहोस्। |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | म सुधारिएको संस्करण पुन: पठाउँदै छु। |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | मैले समात्न नसकेको भागहरू छन्। |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | म कुनै पनि थपको लागि आभारी हुनेछु। |
तपाईंले केहि समात्न सक्नुभएन भनेर स्पष्ट रूपमा भन्नु अनुमान गर्नु भन्दा राम्रो हो। सहकर्मीहरूले खाली ठाउँ सजिलै भर्छन् र रेकर्ड सही समाप्त हुन्छ।