လေးပိုင်း
တရားဝင် တောင်းပန်မှုတွင် ဖွဲ့စည်းပုံတစ်ခုစီရှိပြီး အပိုင်းတစ်ခုစီသည် မတူညီသောအလုပ်တစ်ခုကို လုပ်ဆောင်သည်။ သင်ယူသူများသည် ပုံမှန်အားဖြင့် ပထမအပိုင်းကို ကောင်းမွန်စွာရေးကြပြီး နောက်ဆုံးနှစ်ပိုင်းကို ပါးပါးလေး ရေးတတ်ပြီး ရိုးသားပြီး ဘယ်သူ့ကိုမှ စိတ်ကျေနပ်စေမည့် စာတစ်စောင်ကို ထုတ်ပေးပါသည်။
စာဖတ်သူသည် စတုတ္ထအပိုင်းကို ရှာဖွေနေပါသည်။ ဒီလိုမဖြစ်အောင် မင်းဘာဆက်လုပ်ရမလဲဆိုတဲ့ မေးခွန်းက စာထဲမှာဖြေရမယ့်မေးခွန်းပါ။
| အပိုင်း | ဂျပန် | ရည်ရွယ်ချက် |
|---|---|---|
| တောင်းပန်ခြင်း။ | お詫び | ရှင်းရှင်းလေးပဲ အရင်ပြောပါ |
| အဖြစ်မှန် | 経緯 | ဘာဖြစ်တာလဲ၊ လိုက်ဖို့ |
| အကြောင်းရင်း | 原因 | ဘာကြောင့်ဖြစ်တာလဲ။ |
| ကာကွယ်ရေး | 再発防止策 | ဘာတွေပြောင်းလဲသွားမလဲ။ |
| ပိတ်သိမ်းတောင်းပန် | 重ねてお詫び | အတိုချုံးပြီး ပြန်လုပ်ပါ။ |
တောင်းပန်မှုသည် နှစ်ကြိမ်ပေါ်လာသည်- အစတွင်တစ်ကြိမ်နှင့် အနီးကပ်တစ်ကြိမ်။ ထိုထပ်တလဲလဲသည် သမားရိုးကျဖြစ်ပြီး မျှော်လင့်ထားသည်။
တောင်းပန်စကားဖြင့် ဖွင့်ဟသည်။
တောင်းပန်စာတွင် နောက်ခံဖြင့်မဟုတ်ဘဲ ဖွင့်ထားသည်။ တောင်းပန်မှုမရောက်ရှိမီ ရှင်းပြချက်တစ်ခုဖြင့် စာဖတ်သူအား အလုပ်လုပ်စေခြင်းသည် ဆိုးရွားစွာဖတ်ပါ။
မှတ်ပုံတင်သည် သာမန်စီးပွားရေးစာပေးစာယူထက် ပိုမိုလေးလံပြီး နှိမ့်ချသောပုံစံများဖြင့် တစ်လျှောက်လုံးအသုံးပြုသည်။
| ဂျပန် | ရိုမာဂျီ | အဓိပ္ပါယ် |
|---|---|---|
| このたびは、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 | Kono tabi wa, gomeiwaku o okake shi, makoto ni mōshiwake gozaimasen. | ဖြစ်ပေါ်လာတဲ့ ဒုက္ခတွေအတွက် တကယ်ကို တောင်းပန်ပါတယ်။ |
| 深くお詫び申し上げます。 | Fukaku owabi mōshiagemasu. | အလေးအနက် တောင်းပန်အပ်ပါသည်။ |
| 多大なるご迷惑をおかけいたしました。 | Tadai naru gomeiwaku o okake itashimashita. | ငါတို့က မင်းကို တော်တော်ဒုက္ခပေးတယ်။ |
| 弁解の余地もございません。 | Benkai no yochi mo gozaimasen. | ဆင်ခြေပေးစရာ နေရာမရှိ။ |
| 心よりお詫び申し上げます。 | Kokoro yori owabi mōshiagemasu. | စိတ်ထဲကနေ တောင်းပန်ပါတယ်။ |
| ご不安をおかけしましたこと、お詫びいたします。 | Fuan o okake shimashita koto, owabi itashimasu. | စိတ်ပူလို့ တောင်းပန်ပါတယ်။ |
ခုခံကာကွယ်ခြင်းမရှိဘဲ အဖြစ်မှန်၊
ဖြစ်ပျက်ခဲ့သည့် မှတ်တမ်းသည် ဖြစ်ရပ်မှန်၊ အချိန်နှင့် တပြေးညီ ဖြစ်သင့်သည်။ ဤသည်မှာ စာမျက်နှာပေါ်တွင် ရှင်းလင်းချက်နှင့် ကာကွယ်ရေးသည် ဆင်တူသောကြောင့် တောင်းပန်မှုတစ်ခုသည် အလွယ်ဆုံးမှားသွားသည့်အပိုင်းဖြစ်သည်။
စမ်းသပ်မှုမှာ စာကြောင်းတစ်ကြောင်းက ဘာဖြစ်သွားသည်ကို စာဖတ်သူအား ပြောပြသည်ဖြစ်စေ သို့မဟုတ် အမှန်တကယ် သင့်အမှားမဟုတ်သည့် အကြောင်းရင်းကို ၎င်းတို့အား ပြောပြသည်ဖြစ်စေ။ ဒုတိယအမျိုးအစားကို ဖယ်ရှားရမည်။
| ဂျပန် | ရိုမာဂျီ | အဓိပ္ပါယ် |
|---|---|---|
| 経緯をご説明いたします。 | Keii o gosetsumei itashimasu. | ဖြစ်ပျက်ခဲ့တာတွေကို ရှင်းပြမယ်။ |
| 三月十日、納品に遅れが生じました。 | Sangatsu tōka, nōhin ni okure ga shōjimashita. | မတ်လ ၁၀ ရက်နေ့တွင် ပို့ဆောင်မှု ကြန့်ကြာမှု ဖြစ်ပေါ်ခဲ့သည်။ |
| 確認が不十分でございました。 | Kakunin ga fujūbun de gozaimashita. | ကျွန်ုပ်တို့၏စစ်ဆေးမှုမှာ မလုံလောက်ပါ။ |
| 社内の連携が取れておりませんでした。 | Shanai no renkei ga torete orimasen deshita. | ပြည်တွင်း ညှိနှိုင်းမှု အားနည်းခဲ့သည်။ |
| 私の確認不足によるものです。 | Watashi no kakunin busoku ni yoru mono desu. | ဤသည်မှာ ကျွန်ုပ်၏ စစ်ဆေးမှု မလုံလောက်ခြင်းကြောင့် ဖြစ်သည်။ |
| 結果として、ご迷惑をおかけしました。 | Kekka to shite, gomeiwaku o okake shimashita. | ထို့ကြောင့် ကျွန်ုပ်တို့သည် သင့်အား ဒုက္ခဖြစ်စေခဲ့သည်။ |
ဖြန့်ဝေခြင်းထက် တာဝန်ဝတ္တရားများကို လက်ခံကြောင်း သတိပြုပါ။ အကြောင်းအရင်းမှာ တိကျသည့်တိုင် လက်ခံရရှိမှု ညံ့ဖျင်းသောကြောင့် လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက် သို့မဟုတ် ပေးသွင်းသူအား အမည်ပေးခြင်း။
ကိုယ်အလေးချိန်ကို သယ်ဆောင်ပေးသော ကာကွယ်ခြင်း၊
ဤသည်မှာ စာဖတ်သူ လိုချင်သည့် အပိုင်းနှင့် ကိစ္စတစ်ခုအား ပိတ်ပစ်သော တောင်းပန်မှု နှင့် မလုပ်သော အပိုင်း အကြား ခြားနားချက် ဖြစ်စေသော အပိုင်း ဖြစ်သည်။
အစီအမံများသည် ခိုင်မာပြီး စစ်ဆေးနိုင်ရမည်။ ပိုသတိထားရမည့်ကတိသည် အတိုင်းအတာတစ်ခုမဟုတ်ပါ။ ပြောင်းလဲလိုက်တဲ့ ဖြစ်စဉ်တစ်ခုပါ။
| ဂျပန် | ရိုမာဂျီ | အဓိပ္ပါယ် |
|---|---|---|
| 再発防止策を以下のとおり定めました。 | Saihatsu bōshi-saku o ika no tōri sadamemashita. | ကျွန်ုပ်တို့သည် အောက်ပါကြိုတင်ကာကွယ်ရေးအစီအမံများကို ချမှတ်ထားပါသည်။ |
| 確認手順を二重化いたします。 | Kakunin tejun o nijūka itashimasu. | အဆင့်တစ်ဆင့်ချင်းစီတွင် နှစ်ဆစစ်ဆေးပါမည်။ |
| 担当者を二名体制といたします。 | Tantōsha o nimei taisei to itashimasu. | အလုပ်မှာ လူနှစ်ယောက်ကို တာဝန်ပေးမယ်။ |
| チェックリストを新たに作成しました。 | Chekkurisuto o arata ni sakusei shimashita. | ကျွန်ုပ်တို့သည် စစ်ဆေးစာရင်းအသစ်တစ်ခုကို ဖန်တီးထားပါသည်။ |
| 社内で共有し、周知いたしました。 | Shanai de kyōyū shi, shūchi itashimashita. | ဒါကို ပြည်တွင်းမှာ မျှဝေပြီး ဆက်သွယ်ထားပါတယ်။ |
| 今後このようなことがないよう努めます。 | Kongo kono yō na koto ga nai yō tsutomemasu. | ဒီလို ထပ်မဖြစ်အောင် သေချာအောင် လုပ်ဆောင်သွားမှာပါ။ |
ရေးသည်ဖြစ်စေ၊
တောင်းပန်မှုအများစုသည် ချက်ချင်းပြောပြီးဖြစ်သည်။ တောင်းပန်စာသည် ကိစ္စကြီးလေးသည့်နေရာ၊ ဖောက်သည်တစ်ဦး ထိခိုက်သည့်နေရာ သို့မဟုတ် အရေးယူမှုမှတ်တမ်းကို လိုချင်သည့်နေရာတွင် ဖော်ပြထားခြင်းဖြစ်သည်။
အလေးအနက်ထားရမည့်ကိစ္စအတွက် ရှောင်ရန်အဖြစ် အဆက်အသွယ်မဖတ်မီ စာရေးပြီး တောင်းပန်စာရောက်လာသောကြောင့် အမိန့်စာကို ဦးစွာပြောပြီး နောက်ပိုင်းတွင် ရေးသားလေ့ရှိသည်။
| အခြေအနေ | ဟောသည် | ရေးထားတယ်။ |
|---|---|---|
| သေးငယ်တဲ့ အတွင်းရေးအမှား | ဟုတ်ကဲ့ | မရှိ |
| အတွင်းနောက်ဆုံးရက်ကို လွတ်သွားသည် | ဟုတ်ကဲ့ | တခါတရံ |
| ဖောက်သည်ထိခိုက်သည်။ | ဟုတ်ကဲ့ ဦးစွာ | ဟုတ်တယ်၊ ပြီးရင် |
| ငွေကြေးဆုံးရှုံးမှုများ ဖြစ်ပေါ်လာသည်။ | ဟုတ်ကဲ့ ဦးစွာ | ဟုတ်ကဲ့ တရားဝင် |
| ထပ်ခါထပ်ခါ ပြဿနာ | ဟုတ်ကဲ့ | ဟုတ်ကဲ့ အစီအမံတွေနဲ့ပါ။ |
နှစ်ခုစလုံးလိုအပ်တဲ့နေရာမှာ အရင်ပြောပါ။ လူသားအချင်းချင်း မဆက်သွယ်မီ ရောက်ရှိလာသော စာတစ်စောင်ကို တောင်းပန်ခြင်းထက် ဖုံးကွယ်ထားသည်ဟု ဖတ်ရသည်။
အချိန်နှင့် လေသံ
အရောင်တင်ခြင်းထက် နှိုးဆော်ခြင်းသည် ပိုအရေးကြီးပါသည်။ မပြည့်စုံသောဂျပန်ဘာသာဖြင့် ထိုနေ့တွင် ပေးပို့သော တောင်းပန်စာသည် တစ်ပတ်အကြာတွင် ကောင်းစွာပြုလုပ်ထားသော ပေးပို့မှုထက် များစွာသာလွန်ကောင်းမွန်ပါသည်။
အသံနေအသံထားက ပြဇာတ်ထက် ရိုးရိုးရှင်းရှင်းဖြစ်သင့်သည်။ နောင်တ၏ အကျယ်တဝင့်ဖော်ပြချက်များသည် စွမ်းဆောင်ရည်အဖြစ် ဖတ်ရှုနိုင်ပြီး၊ သမားရိုးကျ စကားစုများ တိကျစွာတည်ရှိသောကြောင့် ဤအတွက် ဘာသာစကားကို သင်တီထွင်ရန် မလိုအပ်ပါ။
- ဖြစ်နိုင်ရင် နေ့ချင်းပို့ပေးပါ။
- သင့်ကိုယ်ပိုင်တီထွင်ခြင်းထက် သမားရိုးကျ စကားစုများကို အသုံးပြုပါ။
- စာမျက်နှာတစ်ခုတွင် ထားရှိပါ။ အရှည်က ရိုးသားမှု မဟုတ်ဘူး။
- အနည်းဆုံး ကွန်ကရစ်တိုင်းတာမှုတစ်ခု ပါဝင်ပါ။
- လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက်တစ်ဦးကို စစ်ဆေးခိုင်းပါ။