Vakiorakenne
Pöytäkirjat noudattavat tavanomaista ulkoasua, joka tuskin vaihtelee yritysten välillä, mikä tarkoittaa, että suurin osa asiakirjasta voidaan valmistella ennen kokouksen alkua.
Täyttämällä otsikon etukäteen voit keskittyä kahteen asiaan, jotka todella vaativat kuuntelua: päätökset ja toimet.
| Ala | japanilainen | Mitä siihen kuuluu |
|---|---|---|
| Otsikko | 議事録 | Asiakirjan nimi |
| Päivämäärä ja aika | 日時 | Päivämäärä, alku ja loppu |
| Paikka | 場所 | Huoneessa tai verkossa |
| Osallistujat | 出席者 | Nimet, joskus osastot |
| Agenda | 議題 | Käsitellyt asiat |
| Päätökset | 決定事項 | Mitä sovittiin |
| Toiminnot | 宿題事項 | Kuka tekee mitä milloinkin |
Kaksi viimeistä riviä ovat asiakirjan piste. Kaikki niiden yläpuolella on hallintoa, joka voidaan täyttää etukäteen.
Päätösten kirjaaminen
Päätösrivillä tulee ilmoittaa, mitä sovittiin, eikä mitään muuta. Vastusta kiusausta tallentaa kuka väitti mitäkin, mikä on harvoin haluttua ja voi aiheuttaa ongelmia myöhemmin.
Substantiivien päätteet ovat vakiona tässä ja pitävät merkinnät lyhyinä. Täydelliset kohteliaat lauseet pidentää minuutteja tekemättä niistä selvempiä.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Uuden järjestelmän käyttöönotto hyväksytty. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Budjettiesitys siirtyi seuraavaan kertaan. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Hyväksyttiin vaihtoehdon A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Nykyinen politiikka jatkuu. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Johtopäätös lykätään. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Yksityiskohdat harkittava erikseen. |
Toimintojen tallennus
Toimiin tarvitaan kolme asiaa: mitä, kuka ja milloin. Toimenpide ilman omistajaa tai määräaikaa ei ole toimenpide, ja pöytäkirjat, joista jompikumpi puuttuu, ovat yleisin valitus niistä.
Jos määräaikaa ei kokouksessa mainittu, kysy ennen pöytäkirjan kirjoittamista sen sijaan, että jätä se tyhjäksi.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: valmistele materiaalit ensi perjantaihin mennessä |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Jokainen henkilö: lähetä näkemykset tämän viikon aikana |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Myynti: vahvista luvut |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Valmista kolme ehdotusta seuraavaan kertaan |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Omistaja ei ole vielä päättänyt |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Määräajasta ilmoitetaan |
Kaksi viimeistä ovat laillisia merkintöjä, kun mitään ei päätetty. Omistajan epävarmuuden tallentaminen on hyödyllisempää kuin rivin jättäminen ulkopuolelle.
Mitä jättää pois
Minuutit ovat hyödyllisempiä, kun ne ovat lyhyempiä. Yleisin virhe on keskustelun litterointi, joka tuottaa asiakirjan, jota kukaan ei lue ja joka voi aiheuttaa vaikeuksia, jos mielipiteitä annetaan.
Jätä väite pois ja säilytä tulos, ellei ole erityistä syytä kirjata, miten päätös tehtiin.
- Kuka oli eri mieltä mistäkin, ellei sen tarvitse olla tiedossa.
- Keskustelun edestakaisin.
- Oma tulkintasi siitä, mitä joku tarkoitti.
- Pienet puheet ja poikkeamat.
- Kaikki mitä et ole varma, kuulitko oikein; kysy sen sijaan.
Ota minuutteja toisella kielellä
Minuutien ottaminen japanin opiskelun aikana kuulostaa mahdottomalta ja on hallittavissa, koska sinun ei tarvitse seurata kaikkea. Tarvitset päätökset ja toimet, joita leimaavat ennustettavat lauseet.
Näiden merkkien kuunteleminen sisällön sijaan on tekniikka, joka saa sen toimimaan.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Siis sillä perusteella. (päätös laskeutuu) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Kuka on vastuussa? (toiminta) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Määräaika on ensi perjantaina. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Seuraavaan kokoukseen mennessä |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Asia on lykätty. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Siihen kokous päättyy. |
Kierrätys ja korjaus
Lähetä minuutit samana päivänä. Korjaukset ovat helppoja ihmisten muistaessa ja mahdotonta viikkoa myöhemmin, ja ajoissa kiertämällä selviää myös, ymmärsitkö kokouksen oikein.
Korjausten pyytäminen nimenomaisesti on normaalia ja poistaa paineen toisella kielellä kirjoitetusta asiakirjasta.
| japanilainen | Romaji | Merkitys |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Lähetän pöytäkirjat. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Tarkista ne. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Korosta mahdolliset virheet. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Lähetän korjatun version uudelleen. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | On osia, joita en saanut kiinni. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Olisin kiitollinen kaikista lisäyksistä. |
Sanoa selvästi, että et saanut jotain kiinni, on parempi kuin arvailla. Kollegat täyttivät aukon helposti ja ennätys on tarkka.