Der Rahmen um jede geschäftliche E-Mail
Stellen Sie sich eine japanische Arbeits-E-Mail wie ein Bild in einem Rahmen vor. Der Rahmen besteht aus fünf Teilen: dem Namen des Empfängers mit Firma und Abteilung, einer Eröffnungsbegrüßung, einer Zeile, in der Sie angeben, wer Sie sind, dem Text und einer Schlusszeile, gefolgt von Ihrer Unterschrift. Leser überfliegen den Rahmen, um zu sehen, ob Sie die Beziehung verstehen, und lesen dann den Text, um den Inhalt zu erfahren.
Von den Rahmenlinien kommen vier so oft vor, dass es sich lohnt, sie vor allem anderen zu lernen. Der erste ist für Personen außerhalb des Unternehmens, mit dem Sie bereits zusammenarbeiten, der zweite schließt fast jede E-Mail, der dritte öffnet einen ersten Kontakt und der vierte öffnet interne E-Mails.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | Vielen Dank für Ihre anhaltende Unterstützung. |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | Vielen Dank im Voraus. (Schluss) |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no gorenraku shitsurei itashimasu. | Entschuldigen Sie diese unvermittelte Nachricht. |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Hallo. (an Kollegen, intern) |
Eine Nachricht in drei Höflichkeitsstufen
Hier ist die gleiche kurze Nachricht, in der eine Datei gesendet und der Leser gebeten wird, sie zu überprüfen, geschrieben an einen Freund, an einen Kollegen in Ihrem Team und an einen Kunden. Der Inhalt ändert sich kaum; der Rahmen und die Verben tun es. Die Casual-Version wäre in einer Chat-App in Ordnung. Die schlichte Höflichkeitsversion ist für interne E-Mails selbstverständlich. Die Version keigo ist das, was ein Kunde erwartet.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 資料送るね。見ておいて！ | Shiryō okuru ne. Mite oite! | Freund: Senden Sie die Datei. Schauen Sie doch mal vorbei! (locker) |
| お疲れさまです。資料を送ります。確認をお願いします。 | Otsukaresama desu. Shiryō o okurimasu. Kakunin o onegai shimasu. | Kollege: Hallo. Hier ist die Datei. Bitte überprüfen Sie es. (höflich) |
| お世話になっております。資料をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Shiryō o ookuri itashimasu. Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Kunde: Ich sende die Datei. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie es überprüfen könnten. (keigo) |
| Teil | Freund | Kollege | Kunde |
|---|---|---|---|
| Öffnung | Keine, oder ein kurzes Hallo | Otsukaresama desu | Osewa ni natte orimasu |
| Verb für Senden | Okuru (einfach) | Okurimasu (höflich) | Ookuri itashimasu (bescheiden) |
| Anfrage | Mite oite | Kakunin o onegai shimasu | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu |
| Schließen | Keine oder ein Emoji | Yoroshiku onegai shimasu | Yoroshiku onegai itashimasu |
Den Einstiegssatz je nach Situation wählen
Der Auftakt muss zu dem passen, was zwischen Ihnen und dem Leser passiert ist. Meistens ist dies der Standard osewa ni natte orimasu, aber in einigen Situationen wird er ersetzt oder erweitert. Es ist üblich, die Situationszeile direkt nach der Begrüßung einzufügen: Bedanken Sie sich für das gestrige Treffen oder entschuldigen Sie sich für eine langsame Antwort, bevor Sie zur Sache kommen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | Vielen Dank, wie immer, für Ihre Unterstützung. |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | Dies ist das erste Mal, dass ich Ihnen schreibe. |
| 度々失礼いたします。 | Tabitabi shitsurei itashimasu. | Tut mir leid, dass ich so bald wieder schreibe. |
| ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。 | Gorenraku ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | Ich entschuldige mich für meine späte Antwort. |
| 先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Vielen Dank für Ihre Zeit neulich. |
| ご無沙汰しております。 | Gobusata shite orimasu. | Es ist lange her, seit ich das letzte Mal geschrieben habe. |
Tabitabi shitsurei itashimasu ist nützlich, wenn Sie am selben Tag eine zweite E-Mail senden, beispielsweise weil Sie einen Anhang vergessen haben. Gobusata shite orimasu ist für Personen gedacht, die Sie seit Monaten nicht kontaktiert haben; Es ist bescheiden und leicht formell und passt daher zu Kunden und älteren Kontakten.
Sagen, wer man ist
Nennen Sie sich nach der Eröffnung mit Ihrem Unternehmen. Verwenden Sie in externen E-Mails de gozaimasu oder desu nach Ihrem Namen; zu einem neuen Kontakt, zu mōshimasu ist Standard. Fügen Sie Ihrem eigenen Namen weder „san“ noch einen Titel hinzu. Auf Japanisch steht Ihr Unternehmen an erster Stelle, dann ggf. Ihre Abteilung und dann Ihr Name.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| さくら商事のリーでございます。 | Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Das ist Lee von Sakura Trading. (formell) |
| さくら商事営業部のリーと申します。 | Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | Mein Name ist Lee, Sakura Trading Sales. (erster Kontakt) |
| 佐藤様のご紹介でご連絡いたしました。 | Satō sama no goshōkai de gorenraku itashimashita. | Ich schreibe auf Empfehlung von Herrn Sato. |
Schlusszeilen von alltäglich bis sehr formell
Die Schlusszeile funktioniert wie eine Verbeugung am Ende der Nachricht. Yoroshiku onegai itashimasu ist die Standardeinstellung. Sie können es an den Körper anpassen, indem Sie hinzufügen, wonach Sie fragen, oder indem Sie hikitsuzuki hinzufügen, wenn die Beziehung fortbesteht. Für eine ernsthafte Bitte, eine Entschuldigung oder einen älteren Leser gehen Sie zu nanitozo und mōshiagemasu.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen. |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie es überprüfen könnten. |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Gokentō itadakemasu to saiwai desu. | Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie darüber nachdenken könnten. |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | Ich hoffe, dass wir weiterhin zusammenarbeiten können. |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | Mit meinem aufrichtigen Dank im Voraus. (sehr formell) |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | Vorerst nur eine kurze Anmerkung. |
Eine vollständige Muster-E-Mail, Zeile für Zeile
Hier ist eine kurze E-Mail an einen Kunden nach einem Meeting, in der ihm die angeforderten Materialien zugesandt werden. Bis auf die beiden in der Mitte befindet sich jede Zeile im Rahmen. Lesen Sie es einmal laut vor; Der Rhythmus der Rahmenlinien ist Teil dessen, was sie haften lässt.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 株式会社青山電機 営業部 佐藤様 | Kabushiki gaisha Aoyama Denki eigyōbu Satō sama | Herr Sato, Vertriebsabteilung, Aoyama Electric Co., Ltd. |
| いつもお世話になっております。さくら商事のリーでございます。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | Vielen Dank wie immer. Das ist Lee von Sakura Trading. |
| 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ouchiawase no ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | Vielen Dank für Ihre Zeit bei dem Treffen neulich. |
| ご依頼の資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Goirai no shiryō o tenpu itashimashita node, gokakunin kudasai. | Ich habe die von Ihnen angeforderten Materialien beigefügt; Bitte überprüfen Sie sie. |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | Wenn etwas unklar ist, können Sie es mir gerne mitteilen. |
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen. |
Unpassende Einstiege und zu viel keigo
Die meisten E-Mail-Fehler sind keine Grammatikfehler. Es sind Rahmenlinien, die nicht zur Beziehung passen, oder so viel Bescheidenheit, dass der Leser nach der Bitte greifen muss. Dies sind diejenigen, die Lernende am häufigsten machen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 資料を送付させていただきます。 | Shiryō o sōfu sasete itadakimasu. | Erlauben Sie mir, die Datei zu senden. (einmal gut, bei Wiederholung schwer) |
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | Ich sende die Datei. (saubere, bescheidene Form) |
- Osewa ni natte orimasu in einer ersten E-Mail an einen Fremden: Der Leser hat sich noch nicht um Sie gekümmert. Verwenden Sie einen Erstkontaktöffner.
- Ein Titel plus sama, wie in Tanaka buchō sama. Viele Leser betrachten dies als eine doppelte Ehrung; schreibe Tanaka buchō oder Tanaka sama. In der Adresszeile wird häufig buchō Tanaka sama akzeptiert.
- Minasama kakui: kakui bedeutet bereits „jeder“, das Hinzufügen von minasama verdoppelt es also. Schreiben Sie kakui allein oder minasama allein.
- Sasete itadakimasu bei jedem Verb. Ein oder zwei sind in Ordnung; Fünf in einer kurzen E-Mail klingen unterwürfig. Einfache, bescheidene Formen wie ookuri itashimasu sind sauberer.
- Gokurōsama desu an einen Kunden oder einen Manager: Viele Leute haben das Gefühl, dass es sich um diejenigen handelt, die unter Ihnen stehen. Verwenden Sie otsukaresama desu innerhalb des Unternehmens und osewa ni natte orimasu außerhalb.
Bauen Sie sich einen Rahmen, den Sie wiederverwenden können
Geben Sie eine reale Situation in Mocchi ein, zum Beispiel: Ich schreibe zum ersten Mal an einen Kunden, nachdem uns ein Kollege vorgestellt hat; Geben Sie mir den Auftakt, die Selbstvorstellung und den Schlussteil und erläutern Sie jeweils die Ebene. Mocchi schreibt die Rahmenlinien, erklärt, warum sie jeweils passen, und merkt sich die Situationen, nach denen Sie gefragt haben, sodass Sie ein paar Tage später mit /review ein kurzes Quiz dazu anfordern können.
Um die Zeilen zwischen den E-Mails im Kopf zu behalten, wandeln Sie Ihre fünf Lieblingseröffnungs- und -schließer in Karten mit /create-flashcards um und spielen Sie dann Flashcard Flip auf der Spieleseite mit Ihrem eigenen Deck. Die Fähigkeit, den japanischen Text an die Situation anzupassen und nicht nur an eine Übersetzung, ist die Fähigkeit, die Sie benötigen, wenn Sie sich zum Schreiben hinsetzen.