Die vier Sätze, die die meisten Anrufe im Büro tragen
Die meisten eingehenden Anrufe in einem japanischen Büro erfolgen nach demselben Prinzip: Sie begrüßen den Anrufer, nennen das Unternehmen, finden heraus, wen der Anrufer haben möchte, und übergeben entweder den Anruf oder erklären ihm, dass die Person nicht erreichbar ist, und nehmen eine Nachricht entgegen. Vier Zeilen erledigen die meiste Arbeit, und jede davon ist bereits keigo, sodass Sie sie nicht unter Druck aus Grammatikregeln erstellen müssen.
Viele Büros haben auch eine Angewohnheit, die es wert ist, nachgeahmt zu werden: Wenn das Telefon mehr als drei Mal klingelte, bevor Sie abgenommen haben, beginnen Sie mit omatase itashimashita, tut mir leid, dass Sie warten müssen. Es klingt klein, aber Anrufer bemerken es.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. | Vielen Dank für den Anruf. |
| 少々お待ちください。 | Shōshō omachi kudasai. | Einen Moment bitte. |
| ただいま席を外しております。 | Tadaima seki o hazushite orimasu. | Die Person ist gerade nicht am Platz. |
| 折り返しお電話いたします。 | Orikaeshi odenwa itashimasu. | Wir rufen Sie zurück. (bescheiden) |
| はい、さくら商事でございます。 | Hai, Sakura Shōji de gozaimasu. | Ja, Sakura Trading spricht. (formell) |
| お待たせいたしました。 | Omatase itashimashita. | Es tut mir leid, Sie warten zu lassen. |
Dieselbe Bitte in drei Höflichkeitsstufen
Lernende kennen oft die umgangssprachliche Form und die desu/masu-Form eines Satzes, frieren jedoch ein, wenn sie die Lautform benötigen. Es hilft, die drei nebeneinander zu sehen: Die Bedeutung bleibt gleich, nur der Abstand ändert sich. Die Casual-Linie ist für Freunde und Familie. Die schlichte Höflichkeitsformel ist korrektes Japanisch und in Ordnung mit einem Kollegen, den Sie kennen, aber in einer Firmenleitung für einen externen Anrufer klingt sie etwas dürftig. Die keigo-Zeile ist das, was der Anrufer erwartet.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| ちょっと待って。 | Chotto matte. | Abwarten. (locker) |
| 少し待ってください。 | Sukoshi matte kudasai. | Bitte warten Sie ein wenig. (höflich) |
| 少々お待ちいただけますか。 | Shōshō omachi itadakemasu ka. | Könnten Sie einen Moment warten? (keigo) |
| 誰？ | Dare? | Wer ist es? (locker) |
| お名前は何ですか。 | Onamae wa nan desu ka. | Wie heißt du? (höflich, aber unverblümt) |
| 失礼ですが、どちら様でしょうか。 | Shitsurei desu ga, dochira sama deshō ka. | Darf ich fragen, wer anruft? (keigo) |
| 伝えておくね。 | Tsutaete oku ne. | Ich werde es ihnen sagen. (locker) |
| 伝えておきます。 | Tsutaete okimasu. | Ich werde es ihnen sagen. (höflich) |
| 申し伝えます。 | Mōshitsutaemasu. | Das werde ich weitergeben. (bescheiden) |
| Sprachebene | Wer hört es auf einem Arbeitstelefon? | Was es signalisiert |
|---|---|---|
| Lässig | Niemand in einer Firmenleitung; nur private Gespräche mit Freunden | Nähe; Auf einer Arbeitslinie klingt es nachlässig |
| Einfach höflich (desu/masu) | Ein Kollege ruft aus einer anderen Etage an | Korrekt und freundlich, aber für einen externen Anrufer dünn |
| Keigo (respektvoll + bescheiden) | Kunden, Klienten, Lieferanten, jeder draußen | Dass Sie im Namen des Unternehmens sprechen |
Musteranruf: Die gewünschte Person ist nicht da
Dies ist der häufigste Anruf, den ein junger Mitarbeiter entgegennimmt. Der Anrufer möchte Ihren Kollegen Tanaka, der in einer Besprechung ist. Beachten Sie drei Dinge: Der Anrufer verwendet Tanaka-sama und respektvolle Verben, Sie verwenden einfaches Tanaka und bescheidene Verben und Sie wiederholen die Telefonnummer, bevor Sie den Anruf beenden.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| お電話ありがとうございます。さくら商事営業部、リーでございます。 | Odenwa arigatō gozaimasu. Sakura Shōji eigyōbu, Rī de gozaimasu. | Sie: Vielen Dank für Ihren Anruf. Sakura Handelsverkäufe, Lee spricht. |
| 青山電機の佐藤と申します。いつもお世話になっております。 | Aoyama Denki no Satō to mōshimasu. Itsumo osewa ni natte orimasu. | Anrufer: Dies ist Sato von Aoyama Electric. Vielen Dank für Ihre Unterstützung. |
| こちらこそ、お世話になっております。 | Kochira koso, osewa ni natte orimasu. | Sie: Vielen Dank auch für Ihres. |
| 恐れ入りますが、田中様はいらっしゃいますか。 | Osoreirimasu ga, Tanaka sama wa irasshaimasu ka. | Anrufer: Entschuldigung, ist Herr Tanaka verfügbar? |
| 申し訳ございません。田中はただいま会議中でございます。 | Mōshiwake gozaimasen. Tanaka wa tadaima kaigichū de gozaimasu. | Sie: Es tut mir sehr leid. Tanaka ist gerade in einer Besprechung. |
| 何時ごろお戻りになりますか。 | Nanji goro omodori ni narimasu ka. | Anrufer: Um wie viel Uhr wird er zurück sein? |
| 三時には戻る予定です。 | Sanji ni wa modoru yotei desu. | Sie: Tanaka sollte um drei zurück sein. |
| 戻りましたら、こちらからお電話いたしましょうか。 | Modorimashitara, kochira kara odenwa itashimashō ka. | Sie: Sollen wir Sie zurückrufen, wenn Tanaka zurückkommt? |
| はい、お願いします。 | Hai, onegai shimasu. | Anrufer: Ja, bitte. |
| 念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。 | Nen no tame, odenwa bangō o ukagatte mo yoroshii deshō ka. | Sie: Darf ich für alle Fälle Ihre Nummer haben? |
| 03-1234-5678です。 | Zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu. | Anrufer: Es ist 03-1234-5678. |
| 復唱いたします。青山電機の佐藤様、03-1234-5678ですね。 | Fukushō itashimasu. Aoyama Denki no Satō sama, zero san no ichi ni san yon no go roku nana hachi desu ne. | Sie: Lassen Sie mich wiederholen: Herr Sato von Aoyama Electric, 03-1234-5678. |
| 確かに申し伝えます。私、リーが承りました。 | Tashika ni mōshitsutaemasu. Watakushi, Rī ga uketamawarimashita. | Sie: Ich werde es auf jeden Fall weitergeben. Das war Lee. |
| よろしくお願いいたします。失礼いたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. Shitsurei itashimasu. | Anrufer: Vielen Dank. Auf Wiedersehen. |
Eine Nachricht so aufnehmen, dass niemand nachfragen muss
Ein Nachrichtenzettel ist nur dann sinnvoll, wenn Ihr Kollege darauf reagieren kann, ohne Sie vorher anzurufen. Holen Sie sich diese sechs Dinge und bestätigen Sie die Schreibweise von Namen, bei denen Sie sich nicht sicher sind. Zu fragen, wie ein Name geschrieben wird, ist normal und höflich; Raten ist nicht.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| よろしければ、ご伝言を承りましょうか。 | Yoroshikereba, godengon o uketamawarimashō ka. | Wenn Sie möchten, soll ich eine Nachricht entgegennehmen? |
| お名前はどのような漢字でしょうか。 | Onamae wa dono yō na kanji deshō ka. | Wie wird Ihr Name in Kanji geschrieben? |
| 恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです。 | Osoreirimasu ga, odenwa ga shōshō tōi yō desu. | Tut mir leid, es fällt mir schwer, Sie zu hören. |
| もう一度お願いできますか。 | Mō ichido onegai dekimasu ka. | Könnten Sie das noch einmal sagen? |
| かしこまりました。 | Kashikomarimashita. | Sicherlich. (bescheiden, sehr häufig) |
- Name und Firma des Anrufers, ggf. mit Kanji
- Ihre Telefonnummer, Ziffer für Ziffer wiederholt
- Worum es in dem Anruf geht, in einer Zeile
- Ganz gleich, ob sie einen Rückruf wünschen, erneut anrufen oder einfach nur die Nachricht weiterleiten möchten
- Die Uhrzeit des Anrufs
- Ihr eigener Name, damit Ihr Kollege weiß, wen er fragen muss
Uchi und soto: die eigenen Kollegen tiefer stellen
Dies ist die Regel, die die Lernenden am meisten überrascht. Im Büro rufen Sie Ihren Vorgesetzten Tanaka-buchō an und verwenden respektvolle Verben für ihn. Sobald Sie mit einem externen Anrufer sprechen, wird Ihr Vorgesetzter Teil Ihrer Seite, uchi, und der Anrufer ist soto. Sie lassen „san“ und die Berufsbezeichnung hinter dem Namen weg und verwenden bescheidene Verben für Ihren eigenen Vorgesetzten, genau wie Sie es für sich selbst tun würden.
Es kann sich gegenüber Ihrem Chef respektlos anfühlen, aber das Gegenteil ist der Fall: Den eigenen Kollegen vor einem Kunden zu ehren, klingt, als ob Sie Ihr Unternehmen über den Kunden stellen würden.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 田中さんはいらっしゃいません。 | Tanaka san wa irasshaimasen. | Herr Tanaka ist nicht da. (Unrecht gegenüber einem Außenstehenden) |
| あいにく田中は外出しております。 | Ainiku Tanaka wa gaishutsu shite orimasu. | Ich fürchte, Tanaka ist draußen. (richtig) |
| 部長の田中が申しておりました。 | Buchō no Tanaka ga mōshite orimashita. | Unser Manager Tanaka hat es erwähnt. (für einen Außenstehenden) |
| Sie sprechen von Ihrem Manager Tanaka | An einen Kollegen drinnen | An einen externen Anrufer |
|---|---|---|
| Wie Sie sie benennen | Tanaka-buchō oder Tanaka-san | Tanaka oder buchō kein Tanaka |
| Ist in einer Besprechung | Kaigi ni dete irasshaimasu (respektvoll) | Kaigichū de gozaimasu (formell) |
| Ist nicht im Büro | Gaishutsu sarete imasu | Gaishutsu shite orimasu (bescheiden) |
| Hat etwas gesagt | Osshatte imashita | Mōshite orimashita (bescheiden) |
Einen Anruf weiterleiten und annehmen
Wenn die Person an ihrem Schreibtisch sitzt, halten Sie den Anrufer und leiten den Anruf weiter. Teilen Sie Ihrem Kollegen mit, wer anruft, bevor Sie ihn weiterleiten. Der Kollege, der den Anruf entgegennimmt, öffnet sich mit einem Festnetzanschluss, der dem Anrufer mitteilt, dass die Weiterleitung funktioniert hat.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 田中でございますね。ただいま代わります。 | Tanaka de gozaimasu ne. Tadaima kawarimasu. | Sie: Für Tanaka? Ich stelle Sie durch. |
| 田中さん、青山電機の佐藤様からお電話です。 | Tanaka san, Aoyama Denki no Satō sama kara odenwa desu. | Sie an einen Kollegen: Anruf von Herrn Sato, Aoyama Electric. |
| お電話代わりました。田中です。 | Odenwa kawarimashita. Tanaka desu. | Kollege: Tanaka spricht; Ich habe den Anruf angenommen. |
| 担当の者に代わりますので、少々お待ちください。 | Tantō no mono ni kawarimasu node, shōshō omachi kudasai. | Ich werde Sie an die zuständige Person weiterleiten; einen Moment. |
Beachten Sie, dass Sie im Büro, wenn Sie mit Tanaka sprechen, erneut Tanaka-san verwenden. Der uchi-soto-Schalter erfolgt in derselben Minute, je nachdem, wer zuhört.
Fallen durch zu viel keigo und andere häufige Fehler
Sobald Lernende keigo entdecken, neigen sie dazu, es zu stapeln. Zwei Ehrenformen auf einem Verb, nijū keigo oder doppelt keigo, gehören auch bei japanischen Neueinstellungen zu den häufigsten Fehlern und sind etwas, was einem aufmerksamen Anrufer auffällt. Einige Formen wie ukagatte orimasu werden in der Wirtschaft so häufig verwendet, dass die Leute sie akzeptieren; Die folgenden sind diejenigen, die zuerst behoben werden müssen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| おっしゃられました。 | Osshararemashita. | Gesagt (doppelt keigo: vermeiden) |
| おっしゃいました。 | Osshaimashita. | Gesagt (richtige respektvolle Form) |
| 拝見させていただきます。 | Haiken sasete itadakimasu. | Ich werde einen Blick darauf werfen (überbescheiden) |
| 拝見します。 | Haiken shimasu. | Ich werde einen Blick darauf werfen (richtige bescheidene Form) |
| よろしかったでしょうか。 | Yoroshikatta deshō ka. | War das in Ordnung? (viele mögen das nicht) |
| よろしいでしょうか。 | Yoroshii deshō ka. | Ist das in Ordnung? (die sichere Form) |
- Zu einem Kunden ryōkai shimashita sagen: Viele Leute finden es zu beiläufig; Verwenden Sie shōchi itashimashita oder kashikomarimashita.
- Bei einem eingehenden Geschäftsanruf mit moshi moshi antworten: Viele Unternehmen schulen ihre Mitarbeiter, stattdessen mit der Begrüßung und dem Firmennamen zu beginnen.
- Verwendung von de gozaimasu für den Anrufer, wie in Satō-sama de gozaimasu ka. Es funktioniert in einigen Serviceeinstellungen, aber Satō-sama de irasshaimasu ka ist die respektvolle Form.
- Zuerst auflegen. Bei Kunden warten viele darauf, dass der Anrufer auflegt, oder legen den Hörer nach einer kurzen Pause sanft auf.
Üben Sie einen ganzen Anruf, bevor das Telefon klingelt
Fragen Sie Mocchi nach etwas Bestimmtem, zum Beispiel: Geben Sie mir fünf Sätze über meinen Chef, die ich von „im Büro“ keigo in „externer Anrufer“ keigo umwandeln muss, und überprüfen Sie dann meine Antworten. Mocchi erklärt jede Korrektur, und da es Notizen darüber macht, was Sie immer wieder verpassen, wird der Schalter uchi-soto in späteren Wiederholungen wieder auftauchen, bis er hängen bleibt.
Dann machen Sie es mit Ihrer Stimme wahr. Wählen Sie in AI Sensei Yamada-sensei und bitten Sie Sensei, einen Kundenanruf für Ihren Manager abzuspielen. Nehmen Sie den Anruf entgegen, erklären Sie, dass Ihr Vorgesetzter nicht da ist, geben Sie eine Nummer ein und wiederholen Sie die Nummer. Bitten Sie Sensei, beim zweiten Mal mit normaler Bürogeschwindigkeit zu sprechen. Der Übungsbericht listet die Formulare auf, die Sie falsch verstanden haben.