Ein schriftlastiges Feld
Das meiste, was eine Buchhaltungsrolle verarbeitet, kommt als Dokument an: eine Rechnung, ein Kontoauszug, eine Quittung, ein Systemdatensatz. Beim Lesen kann man sich die Zeit nehmen, die beim Zuhören fehlt, was dieses Berufsfeld für einen Lernenden zu einem der zugänglicheren Berufsfelder macht.
Auch der Wortschatz ist geschlossen. Ein paar Hundert Begriffe decken den Großteil der Arbeit ab, sie kommen täglich wieder und viele kommen in den von Ihnen verwendeten Systemen vor, sodass sie durch Kennenlernen erlernt werden.
| Begriff | Bedeutung | Wo man es trifft |
|---|---|---|
| 請求書 | Rechnung | Ständig |
| 領収書 | Quittung | Spesenabrechnungen |
| 見積書 | Zitat | Vor einer Bestellung |
| 納品書 | Lieferschein | Mit Ware |
| 経費精算 | Spesenabrechnung | Monatlich |
| 源泉徴収 | Quellensteuer | Gehaltsabrechnung und Zahlungen |
| 消費税 | Verbrauchssteuer | Überall |
Diese sieben sind täglich in fast allen Finanzfunktionen tätig. Wenn Sie sie zuerst lernen, werden die Dokumente lesbar, was den größten Teil der Arbeit ausmacht.
Zahlen, die unterschiedlich gruppiert werden
Das Japanische gruppiert große Zahlen in Einheiten von Zehntausend statt Tausend, was bedeutet, dass die Umrechnung einer Zahl im Kopf zunächst sehr fehleranfällig ist und dies auch unter Zeitdruck bleibt.
Die Rückbestätigung großer Beträge ist gängige Praxis und lohnt sich jedes Mal, denn eine verlegte Einheit im Finanzwesen ist kein kleiner Fehler.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 百万円でよろしいでしょうか。 | Hyakuman-en de yoroshii deshō ka. | Eine Million Yen, ist das richtig? |
| 確認させていただきます。 | Kakunin sasete itadakimasu. | Lassen Sie mich das bestätigen. |
| 税込みでしょうか、税抜きでしょうか。 | Zeikomi deshō ka, zeinuki deshō ka. | Ist diese Steuer inbegriffen oder ausgeschlossen? |
| 端数はどうなさいますか。 | Hasū wa dō nasaimasu ka. | Wie soll mit dem Bruch umgegangen werden? |
| 桁が一つ違うようです。 | Keta ga hitotsu chigau yō desu. | Die Zahl scheint um eine Ziffer daneben zu liegen. |
| もう一度、数字をお願いします。 | Mō ichido, sūji o onegai shimasu. | Die Figur bitte noch einmal. |
Auf der Suche nach Dokumenten
Ein großer Teil der Arbeit besteht darin, Kollegen nach Dingen zu fragen, die sie nicht gesendet haben: Quittungen, Genehmigungen, Rechnungen. Dies wiederholt zu tun, ohne die Leute zu irritieren, ist eine echte Fähigkeit und erfordert eine herkömmliche, sanfte Formulierung.
Die effektivste Technik besteht darin, die Frist anzugeben, anstatt eine Anfrage zu stellen. Es vermittelt das Gleiche und liest sich nicht als Druck.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| お忙しいところ恐れ入ります。 | Oisogashii tokoro osoreirimasu. | Es tut mir leid, Sie zu belästigen, wenn Sie beschäftigt sind. |
| 締め切りが明日となっております。 | Shimekiri ga asu to natte orimasu. | Der Abgabetermin ist morgen. |
| 領収書をご提出いただけますでしょうか。 | Ryōshūsho o goteishutsu itadakemasu deshō ka. | Könnten Sie die Quittung einreichen? |
| ご確認いただけましたでしょうか。 | Gokakunin itadakemashita deshō ka. | Konnten Sie es überprüfen? |
| 再度のご連絡で失礼いたします。 | Saido no gorenraku de shitsurei itashimasu. | Entschuldigen Sie, dass ich Sie erneut kontaktiert habe. |
| ご対応ありがとうございます。 | Gotaiō arigatō gozaimasu. | Vielen Dank, dass Sie sich darum gekümmert haben. |
Der fünfte Satz ist, wie man höflich ein zweites Mal hinterherläuft. Es erkennt die Wiederholung an, was es akzeptabel macht.
Monatsende und Jahresende
Die Sprechlast in diesem Job konzentriert sich auf die Schlussphasen, wenn das Tempo steigt und alles auf einmal verfolgt wird. Der Wortschatz ist klein und der Druck macht es schwierig.
Wenn Sie die wiederkehrenden Sätze im Voraus vorbereiten, bedeutet dies, dass Sie nicht in der geschäftigsten Woche des Monats Japanisch verfassen.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 月次締めの件です。 | Getsuji-jime no ken desu. | Hier geht es um den Monatsabschluss. |
| 今月分に間に合いますでしょうか。 | Kongetsu-bun ni maniaimasu deshō ka. | Wird es rechtzeitig für diesen Monat sein? |
| 翌月計上になります。 | Yokugetsu keijō ni narimasu. | Die Aufnahme erfolgt nächsten Monat. |
| 決算の準備を進めております。 | Kessan no junbi o susumete orimasu. | Wir bereiten uns auf den Jahresabschluss vor. |
| 残高が合いません。 | Zandaka ga aimasen. | Der Saldo stimmt nicht überein. |
| 原因を調査しております。 | Gen'in o chōsa shite orimasu. | Wir untersuchen die Ursache. |
Eine Diskrepanz erklären
Bei der Erklärung, warum etwas nicht übereinstimmt, kommt es im Gespräch vor allem auf Klarheit an, und sie folgt einem festen Schema: Was ist der Unterschied, was hat ihn verursacht und was Sie dagegen unternehmen.
Bleiben Sie sachlich. Spekulationen darüber, wer den Fehler begangen hat, sind nicht der Zweck des Gesprächs.
| japanisch | Romaji | Bedeutung |
|---|---|---|
| 差額は三万円です。 | Sagaku wa sanman-en desu. | Der Unterschied beträgt dreißigtausend Yen. |
| 請求書と入金額が異なります。 | Seikyūsho to nyūkin-gaku ga kotonarimasu. | Die Rechnung und die Zahlung weichen voneinander ab. |
| 振込手数料の分かと思われます。 | Furikomi tesūryō no bun ka to omowaremasu. | Es scheint sich um die Ablösesumme zu handeln. |
| 先方に確認いたします。 | Senpō ni kakunin itashimasu. | Ich werde es mit der anderen Partei bestätigen. |
| 修正して再提出いたします。 | Shūsei shite saiteishutsu itashimasu. | Ich werde es korrigieren und erneut einreichen. |
| 原因が分かり次第、ご報告します。 | Gen'in ga wakari shidai, gohōkoku shimasu. | Ich werde berichten, sobald ich die Ursache kenne. |
Vorbereitung der beiden wiederkehrenden Gespräche
Der Leseaspekt dieses Jobs verbessert sich durch die Belichtung von selbst, da täglich dieselben Dokumente wiederkehren. Auf der gesprochenen Seite ist dies nicht der Fall, da sie auf wenige Hochdrucktage konzentriert ist.
Zwei Gespräche wiederholen sich und sind eine Übung wert: einem Dokument nachzujagen und eine Diskrepanz zu erklären. Wenn Sie sie mit einem KI-Sensei im immersiven 3D-Klassenzimmer von Unihongo üben, kommen sie am Monatsende ohne Aufsatz an, genau dann, wenn Sie keine Aufmerksamkeit mehr übrig haben.
Zahlen verdienen auch eine eigene Übung. Es lohnt sich, eine große Zahl laut zu bestätigen und dabei die Einheiten nach japanischer Art zu gruppieren, bis sie automatisch erfolgt, denn das ist der Fehler mit den größten Konsequenzen.
Lernen Sie zunächst die sieben Dokumentnamen. Sobald der Papierkram lesbar ist, wird der Großteil der Arbeit zugänglich, während Sie mit dem Sprechen nachholen.