আদর্শ কাঠামো
মিনিটগুলি একটি প্রচলিত লেআউট অনুসরণ করে যা কোম্পানিগুলির মধ্যে সবেমাত্র পরিবর্তিত হয়, যার অর্থ মিটিং শুরু হওয়ার আগে বেশিরভাগ নথি প্রস্তুত করা যেতে পারে।
আগে থেকে শিরোনামটি পূরণ করা আপনাকে দুটি জিনিসে মনোনিবেশ করতে মুক্ত করে যা আসলে শোনার প্রয়োজন: সিদ্ধান্ত এবং ক্রিয়া।
| মাঠ | জাপানিজ | এতে কি যায় |
|---|---|---|
| শিরোনাম | 議事録 | নথির নাম |
| তারিখ এবং সময় | 日時 | তারিখ, শুরু এবং শেষ |
| স্থান | 場所 | রুম বা অনলাইন |
| উপস্থিতরা | 出席者 | নাম, কখনও কখনও বিভাগ |
| এজেন্ডা | 議題 | আলোচনা করা আইটেম |
| সিদ্ধান্ত | 決定事項 | যা রাজি হয়েছিল |
| কর্ম | 宿題事項 | কে কখন কি করে |
শেষ দুটি সারি নথির বিন্দু। তাদের উপরে সবকিছুই প্রশাসন যা আগেই পূরণ করা যেতে পারে।
রেকর্ডিং সিদ্ধান্ত
সিদ্ধান্তের লাইনে কি সম্মত হয়েছিল তা বলা উচিত এবং অন্য কিছু নয়। কে কিসের জন্য তর্ক করেছে তা রেকর্ড করার প্রলোভনকে প্রতিরোধ করুন, যা খুব কমই চাওয়া হয় এবং পরে সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে।
বিশেষ্য-শেষ বাক্যাংশ এখানে মানক এবং এন্ট্রি ছোট রাখে। সম্পূর্ণ ভদ্র বাক্যগুলি তাদের স্পষ্ট না করে মিনিট দীর্ঘ করে।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | অনুমোদিত নতুন সিস্টেম প্রবর্তন. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | বাজেট প্রস্তাব পরবর্তী সময়ে বাহিত. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | বিকল্প A গ্রহণ করতে সম্মত। |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | বর্তমান নীতি অব্যাহত আছে। |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | উপসংহার পিছিয়ে গেছে। |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | বিস্তারিত আলাদাভাবে বিবেচনা করতে হবে. |
রেকর্ডিং কর্ম
একটি কাজের তিনটি জিনিস প্রয়োজন: কি, কে এবং কখন দ্বারা। মালিক বা সময়সীমা ব্যতীত একটি ক্রিয়াকলাপ একটি ক্রিয়া নয়, এবং যে মিনিটগুলি বাদ দেওয়া হয় তা তাদের সম্পর্কে সবচেয়ে সাধারণ অভিযোগ।
যদি মিটিংয়ে একটি সময়সীমা বলা না থাকে, তবে এটি খালি না রেখে মিনিটগুলি লেখার আগে জিজ্ঞাসা করুন।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | তানাকা: আগামী শুক্রবারের মধ্যে উপকরণ প্রস্তুত করুন |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | প্রতিটি ব্যক্তি: এই সপ্তাহের মধ্যে মতামত জমা দিন |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | বিক্রয়: পরিসংখ্যান নিশ্চিত করুন |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | পরবর্তী সময়ের মধ্যে তিনটি প্রস্তাব প্রস্তুত করুন |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | মালিক এখনো ঠিক হয়নি |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | সময়সীমা পরামর্শ দেওয়া হবে |
শেষ দুটি বৈধ এন্ট্রি যখন কিছুই সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়নি। একটি মালিক অনিশ্চিত যে রেকর্ডিং লাইন আউট ছাড়ার চেয়ে আরো দরকারী.
কি ছেড়ে দিতে হবে
সেগুলি ছোট হলে মিনিটগুলি আরও কার্যকর। সবচেয়ে সাধারণ ভুল হল আলোচনার প্রতিলিপি করা, যা এমন একটি নথি তৈরি করে যা কেউ পড়ে না এবং যা মতামতকে দায়ী করা হলে সমস্যা তৈরি করতে পারে।
যুক্তি ত্যাগ করুন এবং ফলাফলটি রাখুন, যদি না একটি নির্দিষ্ট কারণ রেকর্ড করার জন্য একটি সিদ্ধান্ত কীভাবে পৌঁছেছিল।
- কে কি নিয়ে দ্বিমত পোষণ করেছে, যদি না তা রেকর্ডে থাকতে হবে।
- একটি আলোচনার পিছনে পিছনে.
- কেউ কি বোঝাতে চেয়েছে তার নিজের ব্যাখ্যা।
- ছোট ছোট কথাবার্তা এবং বিভ্রান্তি।
- আপনি সঠিকভাবে শুনেছেন নিশ্চিত না কিছু; পরিবর্তে জিজ্ঞাসা করুন।
একটি দ্বিতীয় ভাষায় মিনিট গ্রহণ
জাপানি ভাষা শেখার সময় মিনিট সময় নেওয়া অসম্ভব বলে মনে হয় এবং এটি পরিচালনা করা যায়, কারণ আপনাকে সবকিছু অনুসরণ করার দরকার নেই। আপনার সিদ্ধান্ত এবং কর্মের প্রয়োজন, যা অনুমানযোগ্য বাক্যাংশ দ্বারা চিহ্নিত করা হয়।
বিষয়বস্তুর পরিবর্তে সেই মার্কারের জন্য শোনাই সেই কৌশল যা এটিকে কাজ করে।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | সুতরাং, যে ভিত্তিতে. (একটি সিদ্ধান্ত অবতরণ করা হয়) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | কে দায়ী হবে? (একটি কর্ম) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | সময়সীমা আগামী শুক্রবার। |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | পরের বৈঠকে, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | এই বিষয়টি পিছিয়ে যায়। |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | তাতেই মিটিং শেষ হয়। |
প্রচলন এবং সংশোধন
একই দিনে মিনিট পাঠান। সংশোধন করা সহজ হয় যখন লোকেরা মনে রাখে এবং এক সপ্তাহ পরে অসম্ভব, এবং তাড়াতাড়ি সঞ্চালন করাও আপনি কীভাবে মিটিংটি সঠিকভাবে বুঝতে পেরেছেন তা খুঁজে পাবেন।
স্পষ্টভাবে সংশোধনের আমন্ত্রণ জানানো স্বাভাবিক এবং দ্বিতীয় ভাষায় লেখা একটি নথির চাপ কমিয়ে দেয়।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | আমি মিনিট পাঠাচ্ছি। |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | তাদের চেক করুন. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | কোন ত্রুটি নির্দেশ করুন. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | আমি সংশোধন সংস্করণ পুনরায় পাঠাচ্ছি. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | এমন কিছু অংশ আছে যা আমি ধরতে পারিনি। |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | আমি কোন সংযোজন জন্য কৃতজ্ঞ হবে. |
স্পষ্টভাবে বলা যে আপনি কিছু ধরতে পারেননি অনুমান করার চেয়ে ভাল। সহকর্মীরা সহজেই শূন্যস্থান পূরণ করে এবং রেকর্ডটি সঠিকভাবে শেষ হয়।