每封工作郵件都有的框架
將日本工作電子郵件視為框架中的圖片。這個框架由五個部分組成：收件人姓名、公司和部門、開頭問候語、一行說明您是誰、正文以及結束行和您的簽名。讀者瀏覽框架看看你是否理解其中的關係，然後閱讀正文以了解內容。
在框架線中，有四種出現頻率很高，因此首先值得學習。第一個是針對與您已經合作的公司外部的人員，第二個是關閉幾乎所有電子郵件，第三個是打開第一個聯絡人，第四個是打開內部郵件。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お世話になっております。 | Osewa ni natte orimasu. | 感謝您一直以來的照顧。 |
| よろしくお願いいたします。 | Yoroshiku onegai itashimasu. | 先在此謝謝您。（結尾語） |
| 突然のご連絡失礼いたします。 | Totsuzen no gorenraku shitsurei itashimasu. | 冒昧來信，敬請見諒。 |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | 辛苦了。（對同事，內部使用） |
一則訊息的三種語體
這是同樣的短訊息，發送一個文件並要求讀者檢查它，寫給朋友、團隊中的同事和客戶。內容幾乎沒有變化；框架和動詞都可以。口語版本在聊天應用程式中就可以了。對於內部郵件來說，簡單而禮貌的版本是很自然的。 keigo 版本是顧客所期望的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 資料送るね。見ておいて！ | Shiryō okuru ne. Mite oite! | 朋友：正在發送文件。看看吧！ （口語） |
| お疲れさまです。資料を送ります。確認をお願いします。 | Otsukaresama desu. Shiryō o okurimasu. Kakunin o onegai shimasu. | 同事：嗨。這是文件。請檢查一下。 （有禮貌的） |
| お世話になっております。資料をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Osewa ni natte orimasu. Shiryō o ookuri itashimasu. Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | 客戶：我正在發送文件。如果您能檢查一下，我將不勝感激。 (keigo) |
| 部分 | 朋友 | 同事 | 客戶 |
|---|---|---|---|
| 開幕 | 沒有，或快速打個招呼 | Otsukaresama desu | Osewa ni natte orimasu |
| 發送動詞 | Okuru（普通） | Okurimasu（禮貌） | Ookuri itashimasu（謙虛） |
| 要求 | Mite oite | Kakunin o onegai shimasu | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu |
| 閉幕式 | 無或表情符號 | Yoroshiku onegai shimasu | Yoroshiku onegai itashimasu |
依情況選擇開頭的句子
開場白必須與你和讀者之間發生的事情相匹配。大多數情況下這是標準 osewa ni natte orimasu，但也有少數情況會替換或擴展它。在問候之後添加情境行是很常見的：在進入正題之前感謝他們昨天的會議，或者為回复緩慢而道歉。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| いつもお世話になっております。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. | 一如既往地感謝您的支持。 |
| 初めてご連絡いたします。 | Hajimete gorenraku itashimasu. | 這是我第一次寫信給你。 |
| 度々失礼いたします。 | Tabitabi shitsurei itashimasu. | 抱歉這麼快又寫信。 |
| ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。 | Gorenraku ga osoku nari, mōshiwake gozaimasen. | 對於我遲到的回复，我深表歉意。 |
| 先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | 謝謝您前幾天的時間。 |
| ご無沙汰しております。 | Gobusata shite orimasu. | 距離上次寫信已經過了很久。 |
當您在同一天發送第二封電子郵件時（例如因為您忘記了附件），Tabitabi shitsurei itashimasu 很有用。 Gobusata shite orimasu 適用於您幾個月沒有聯繫的人；它低調而略顯正式，因此適合客戶和年長的聯絡人。
表明自己的身分
開場白後，用你的公司命名你自己。在外部郵件中，請在您的姓名後使用 de gozaimasu 或 desu；對於新聯絡人，標準是 mōshimasu。不要在您自己的名字中添加 san 或任何頭銜，在日語中，您的公司排在第一位，然後是您的部門（如果需要），然後是您的名字。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| さくら商事のリーでございます。 | Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | 我是來自 Sakura Trading 的 Lee。 （正式的） |
| さくら商事営業部のリーと申します。 | Sakura Shōji eigyōbu no Rī to mōshimasu. | 我叫 Lee，Sakura 貿易銷售。 （第一次接觸） |
| 佐藤様のご紹介でご連絡いたしました。 | Satō sama no goshōkai de gorenraku itashimashita. | 我是根據Sato先生的推薦寫的。 |
結尾語：從日常到非常正式
結束語就像訊息末尾的蝴蝶結一樣。 Yoroshiku onegai itashimasu 是預設值。當關係繼續時，您可以透過添加您所要求的內容或添加 hikitsuzuki 來使其適合身體。對於嚴肅的請求、道歉或高級讀者，請轉到 nanitozo 和 mōshiagemasu。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | 我期待著繼續與您合作。 |
| ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 | Gokakunin no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | 如果您能檢查一下，我將不勝感激。 |
| ご検討いただけますと幸いです。 | Gokentō itadakemasu to saiwai desu. | 如果您能考慮一下，我將不勝感激。 |
| 今後ともよろしくお願いいたします。 | Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | 我希望我們能夠繼續合作。 |
| 何卒よろしくお願い申し上げます。 | Nanitozo yoroshiku onegai mōshiagemasu. | 預先致以誠摯的謝意。 （非常正式） |
| 取り急ぎ、ご連絡まで。 | Toriisogi, gorenraku made. | 現在只是簡單說明一下。 |
一封完整的範例郵件，逐句解說
這是會議結束後發給客戶的一封簡短電子郵件，發送他們要求的資料。除中間的兩條線外，每條線都在框架中。大聲朗讀一次；框架線的節奏是讓它們黏在一起的部分原因。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 株式会社青山電機 営業部 佐藤様 | Kabushiki gaisha Aoyama Denki eigyōbu Satō sama | Aoyama電氣有限公司銷售部Sato先生 |
| いつもお世話になっております。さくら商事のリーでございます。 | Itsumo osewa ni natte orimasu. Sakura Shōji no Rī de gozaimasu. | 一如既往地感謝您。我是來自 Sakura Trading 的 Lee。 |
| 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。 | Senjitsu wa ouchiawase no ojikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | 感謝您前幾天抽空參加會議。 |
| ご依頼の資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 | Goirai no shiryō o tenpu itashimashita node, gokakunin kudasai. | 我已附上您要求的材料；請檢查它們。 |
| ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 | Gofumei na ten ga gozaimashitara, okigaru ni oshirase kudasai. | 如果有任何不清楚的地方，請隨時告訴我。 |
| 引き続き、よろしくお願いいたします。 | Hikitsuzuki, yoroshiku onegai itashimasu. | 我期待著繼續與您合作。 |
開頭用錯與過度使用 keigo
大多數電子郵件錯誤不是語法錯誤。它們是不符合關係的框架線，或是過於謙虛的語言，以至於讀者必須挖掘才能滿足要求。這些是學習者最常做的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 資料を送付させていただきます。 | Shiryō o sōfu sasete itadakimasu. | 請允許我發送文件。 （一次就好，重複的話就重） |
| 資料をお送りいたします。 | Shiryō o ookuri itashimasu. | 我正在發送文件。 （乾淨謙虛的形式） |
- Osewa ni natte orimasu 在給陌生人的第一封電子郵件中：讀者還沒有照顧你。使用首次接觸開啟器。
- 標題加 sama，如田中 buchō sama。許多讀者認為這是雙重的敬語。寫田中buchō或田中sama。在網址列上，buchō Tanaka sama 通常被接受。
- Minasama kakui: kakui 已經意味著所有人，所以添加 minasama 會使它加倍。單獨寫kakui或單獨寫minasama。
- Sasete itadakimasu 每個動詞。一兩個就可以了；簡短的電子郵件中的五個聽起來很卑微。像ookuri itashimasu這樣簡單樸素的形式比較乾淨。
- Gokurōsama desu 給客戶或經理：很多人認為這是給你下面的人的。在公司內部使用otsukaresama desu，在外部使用osewa ni natte orimasu。
建立一個可以重複使用的框架
在Mocchi中輸入真實情況，例如：在同事介紹我們之後，我第一次寫信給客戶；給我開場白、自我介紹和結束語，並解釋每一個的水平。 Mocchi 寫出框架線，解釋為什麼每條線都適合，並記住您詢問的情況，因此您可以在幾天後使用 /review 要求對它們進行快速測驗。
為了保持腦中電子郵件之間的台詞，請將您最喜歡的五張開場白和結束語變成帶有 /create-flashcards 的卡片，然後使用您自己的牌組從遊戲頁面玩 Flashcard Flip。當你坐下來寫作時，你需要的技巧是讓日文台詞與情境相匹配，而不僅僅是翻譯。