開啟每一次報告的四個開場白
大多數與經理有關工作的對話都是以幾句話開始的。您發布報告、要求諮詢、分享更新或直接跳至結果。每個名詞上都有 go- 或 o- 敬語前綴，因為報告或諮詢是針對您的經理的。
Ketsuron kara mōshimasu to 使用 mōsu，即表示 say 的卑微動詞。這是表明你從底線開始的最乾淨的方式，這是許多日本經理明確要求的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | 我有事要向您報告。 |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | 我可以向您請教一件事嗎？ |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | 容我向您報告最新進度。 |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | 先說結論， |
三種語體的報告說法
同一份報告對於隊友、經理和高階主管來說聽起來不同。與隊友相處時，簡單的禮貌甚至隨意是正常的。與你的直屬經理在一起時，大多數人都會使用禮貌的日語和謙虛的方式來表達自己的行為。如果經理的等級高出兩級，或是在正式場合，簡陋的形式就會變得更加充實。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | 那件事就完成了。 （隨意，對隊友） |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | 材料已經完成了。 （有禮貌的） |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | 我報告您要求的材料已經完成。 (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | 我可以徵求你的建議嗎？ （口語） |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | 我可以徵求你的意見嗎？ （有禮貌的） |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | 我可以簡單諮詢一下您嗎？ (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | 會有點晚了。 （口語） |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | 看來要晚一點了。 （有禮貌的） |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | 我很抱歉;預計交貨會延遲。 (keigo) |
先說結論，再說理由，最後說下一步
許多學習者以背景開始報告，就像講故事一樣。日本的管理者和任何地方的管理者一樣，通常先希望結果。可靠的形狀是：主題、結論、原因、下一步。如果報告需要做出決定，請在末尾添加 sōdan 步驟：您需要經理提供什麼。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | 我有一份關於 Aoyama 電力問題的報告。 |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | 總之，我們可以按計畫週五交貨。 |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | 有兩個原因。 |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | 接下來，我們計畫在周四進行最終檢查。 |
Hōkoku 與 renraku：進度與資訊
Hōkoku正在報告您自己的工作：進展、結果、問題。 Renraku 傳遞其他人所需的事實，例如客戶的訊息或時間表的變更。在renraku中，你經常轉述別人所說的話，而結局to no koto desu，據我所知，將其標記為他們的資訊，而不是你的意見。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | 進度報告：大約完成了百分之七十。 |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | 客戶回答說：他們說下週一是可能的。 |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | 只是讓你知道。 |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | 從明天下午開始我就不在辦公室了。 |
Sōdan：決定之前先商量
諮詢不會給你的經理帶來麻煩。當你提出情況、兩三個選項和你自己的偏好，然後詢問他們的意見時，效果最好。詢問 dochira ga yoroshii deshō ka 會更好，它會促使您做出決定，而無需讓您的經理進行所有思考。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | 我想聽聽你的建議；能給我十分鐘左右的時間嗎？ |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | 我在兩個選擇之間左右為難。 |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | 就我個人而言，我認為第一個選擇更好。 |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | 您比較喜歡哪一個？ |
示範對話：貨品會延遲送達
Lee 了解到，向 Aoyama Electric 的交貨將晚三天。 Lee 在告訴客戶之前於同一天報告了這一情況，並帶來了兩種選擇。經理用口語日文回答，這是正常的向下。李自始至終都使用禮貌的日語和謙遜的形式。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | 你：你有空嗎？我有一份關於 Aoyama 電力的報告。 |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | 經理：當然可以，請問是什麼？ |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | 你：總之，交貨可能會晚三天。 |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | 經理：發生什麼事了？ |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | 你：客戶昨天改變了規格，而且改變需要時間。 |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | 經理：你告訴他們了嗎？ |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | 你：還沒有。我想先諮詢一下你。 |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | 你：有兩個選擇：加一個人，或要求客戶分批送貨。 |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | 你：我覺得分批交付比較好。 |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | 經理：好吧，我們分開吧。今天聯繫他們。 |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | 你：明白了。一旦我聯繫了他們，我就會向他們報告。 |
許多主管不喜歡的回應與習慣
報告的開頭、順序或回覆可能會出錯。這些是日本工作場所培訓中最常出現的習慣，以及更安全的替代方案。工作場所各不相同，因此請注意同事對經理說的話。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | 知道了。 （很多人覺得向上太隨便了） |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | 明白了。 （對經理來說是安全的） |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | 謝謝你的工作。 （通常針對低年級學生） |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | 謝謝你的工作。 （安全向上） |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | 請允許我報告。 （一次就好，重複的話就重） |
- 等待被詢問。在經理詢問之前做簡短的報告是習慣的一部分；對問題的沉默往往比問題本身更讓管理者擔心。
- 從十秒的背景開始。先說結果；如果詢問，請提供詳細資訊。
- 毫無計畫地帶來壞消息。即使是一個粗略的選擇也表明你已經掌握了它。
- 將客戶的話報告為您自己的觀點。添加to no koto desu將其標記為他們的訊息。
把這週的工作變成一份報告
給出 Mocchi 您正在處理的事情的原始事實，並詢問：將其轉化為給我的經理的結論優先報告，然後轉化為具有兩個選項的 sōdan，並解釋 keigo。 Mocchi 塑造了這兩個版本，解釋了為什麼它選擇了每種簡單的形式，並記住了項目細節，以便您稍後可以回來並在相同的上下文中請求下一次更新。
對於發言方，請AI Sensei中的Ibuki-sensei擔任您的經理。提供這篇文章中的延遲交付報告，然後提供您自己的真實報告。請 Sensei 打斷提問，就像忙碌的經理所做的那樣，並檢查練習報告，找出你的結論來得太晚的地方。