Önce sonuç
En önemli kural, sonucun en üstte gelmesidir. Okuyucu ilk satırdan itibaren sonucu bilmeli ve geri kalanını yalnızca ayrıntıyı istiyorsa okumalıdır.
Bu, bir sonuca varmak için tartışma oluşturma alışkanlığına aykırıdır; bu, birçok insana yazmayı öğrettiği anlamına gelir. Bir Japon iş raporunda bu yapının kaçamak veya düzensiz olduğu belirtiliyor.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Önce sonucu vermek gerekirse. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Sonuç olarak, tanıtım mümkündür. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Ayrıntılar aşağıdadır. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Soruşturma hiçbir sorun olmadığını doğruladı. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | Şu anda bir yargıya varmak mümkün değil. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Sonuç aşağıdaki gibidir. |
Standart bölümler
Raporlar geleneksel bir sırayı takip ediyor ve bunu kullanmak okuyucunun kendisine söylenmeden her şeyi nerede bulacağını bilmesi anlamına geliyor.
Her raporun her bölüme ihtiyacı yoktur, ancak bölümler göründüklerinde sıra sabitlenir.
| Bölüm | Japonca | İçerir |
|---|---|---|
| Çözüm | 結論 | Sonuç, öncelikle |
| Arka plan | 背景 | Bu neden araştırıldı |
| Yöntem | 調査方法 | Ne yapıldı |
| Bulgular | 調査結果 | Yalnızca gerçekler |
| Analiz | 考察 | Yorumlama, etiketli |
| Teklif | 提案 | Bundan sonra ne olmalı |
Bulgular ve analizler bir nedenden dolayı ayrı bölümlerdir. Bunları karıştırmak, yeni biri tarafından yazılan bir rapora yönelik en yaygın eleştiridir.
Gerçek ve görüş birbirinden ayrı tutuldu
Japon iş yazıları, gözlemlenenler ile yazarın bundan çıkardığı sonuçlar arasında net bir çizgi olmasını bekler. Bu satırı açıkça belirtmek bilgiçlik değildir; bir raporu güvenilir kılan şey budur.
İşaretleyici ifadeler işi yapar ve bunları tutarlı bir şekilde kullanmak, kuralları anladığınızı gösterir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | Doğrusu, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Verilere göre, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Yukarıdakiler gerçeklerdir. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Aşağıdaki benim kendi görüşümdür. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Öyle düşünülüyor. (çıkarım) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Öyle olduğu tahmin ediliyor. (daha zayıf) |
Son ikisi analiz için standart korunmalardır. Bir ifadeyi zayıflatmadan gözlem yerine çıkarım olarak işaretlerler.
Yazılı stil
Raporlarda kibar konuşma tarzı yerine sade yazı stili kullanılır. Desu ve masu sonlarıyla bir rapor yazmak, bir belgeden ziyade bir mesaj olarak okunur ve deneyimsiz bir yazarın en açık işaretlerinden biridir.
Cümleler konuşmadakine göre daha kısa ve daha fazla isim ağırlıklıdır; bu da öğrenci için uygundur: kısa bildirim cümleleri tam da türün istediği şeydir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Bir sorun doğrulandı. (rapor stili) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Aynı içerik, mesaj stili |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Bir yanıt gereklidir. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Nedeni bilinmiyor. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | İyileştirme için yer var. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | İzleme devam edecek. |
Sayılar ve kanıtlar
Raporların spesifik olması bekleniyor. Belirsiz nicelik belirteçleri bir raporu önemli ölçüde zayıflatır ve bunları rakamlarla değiştirmek raporu iyileştirmenin en hızlı yoludur.
Bir rakamın belirsiz olduğu durumlarda, tüm cümleyi riske atmak yerine bunu açıkça söyleyin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Bir önceki aya göre yüzde on beş arttı. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Üç rapor vardı. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Bu bir tahmindir. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Rakamlar geçicidir. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Detaylar ekteki gibidir. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Kaynaklar sonunda listelenmiştir. |
Göndermeden önce
İki kontrol çoğu sorunu yakalar. İlk olarak, açılış cümlesi sonucu belirtiyor mu? İkincisi, okuyucu hangi ifadelerin gerçek, hangilerinin size ait olduğunu söyleyebilir mi?
Üçüncüsü stil tutarlılığıdır: Sade bir üslupla başlayan ve kibar sonlara doğru sürüklenen bir rapor, Japon okuyucu için yaygın ve bariz bir sürçmedir.
- İlk satır sonucu belirtir.
- Gerçekler ve analizler ayrı bölümlerde yer alır veya açıkça işaretlenir.
- Stil baştan sona tutarlıdır ve hiçbir kibar son birbirine karışmaz.
- Her sayının bir kaynağı vardır veya tahmin olarak etiketlenmiştir.
- Yapılamaması için bir neden olmadığı sürece tek sayfaya sığar.