เตรียมตัวก่อนจะสาย
การโทรสนับสนุนเป็นสิ่งที่ไม่ดีสำหรับผู้เรียนส่วนใหญ่เป็นเพราะสิ่งที่เกิดขึ้นในสามสิบวินาทีแรก: คุณจะถูกขอให้ระบุรายละเอียดในขณะที่ยังคงปรับความเร็วของผู้ปฏิบัติงาน การเขียนรายละเอียดไว้ตรงหน้าจะช่วยลบข้อมูลนั้นออกไปโดยสิ้นเชิง และนั่นคือสิ่งที่ผู้โทรชาวญี่ปุ่นก็ทำเช่นกัน
จดสี่สิ่ง: ลูกค้าหรือหมายเลขสัญญาของคุณ ชื่อของคุณเป็นคาตาคานะ หมายเลขโทรศัพท์ที่ลงทะเบียนไว้ และชื่อรุ่นหรือบริการ จากนั้นเขียนโจทย์เป็นประโยคสั้น ๆ สามประโยค การอ่านจากโน้ตทางโทรศัพท์จะมองไม่เห็น
- ลูกค้าหรือหมายเลขสัญญา お客様番号 โอเคียคุซะมะ บังโก
- ชื่อของคุณในคาตาคานะตามที่ลงทะเบียนไว้
- หมายเลขโทรศัพท์ในบัญชี
- ชื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการและรุ่น
- สามประโยค: เกิดอะไรขึ้น ตั้งแต่เมื่อไหร่ สิ่งที่คุณได้ลองแล้ว
- สิ่งที่คุณต้องการ: การซ่อมแซม การคืนเงิน การเยี่ยมชม และคำอธิบาย
การผ่านเมนูอัตโนมัติ
เมนูที่บันทึกไว้รวดเร็วและเป็นทางการ และการพยายามเข้าใจทุกคำถือเป็นกลยุทธ์ที่ผิด แต่ละตัวเลือกจะลงท้ายด้วยตัวเลข และตัวเลขเป็นเพียงส่วนเดียวที่คุณต้องการ ฟังเสียงบ้านโอชิเตะ กุดาไซ กดหมายเลข แล้วจับคู่หลักตามหมวดหมู่
หมวดหมู่มีความสอดคล้องกันทั่วทั้งบริษัท สัญญาและแผน ปัญหาทางเทคนิค การเรียกเก็บเงิน การย้ายหรือการยกเลิก และอื่นๆ Sono ta หรืออื่นๆ มักเป็นเส้นทางที่เร็วที่สุดในการไปหาผู้ปฏิบัติงานที่เป็นมนุษย์
| สิ่งที่คุณได้ยิน | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| ご契約に関しお問い合わせ | โกเคยากุ นิ คันซูรุ โอโตอิอาวาเซะ | สอบถามสัญญา |
| 故障・技術的なお問い合わせ | โคโช, กิจุสึเทกิ นา โอโตอิอาวาเซะ | ข้อผิดพลาดและการสนับสนุนทางเทคนิค |
| 料金に関しお問い合わせ | เรียวคิน นิ คันซูรุ โอโตอิอาวาเซะ | การเรียกเก็บเงิน |
| 解約・変更 | ไคยาคุ, เฮ็นโค | การยกเลิกและการเปลี่ยนแปลง |
| その他 | โซโนทา | อื่นๆ มักกำหนดเส้นทางไปยังผู้ให้บริการ |
| …番を押してください | ...บัน โอ โอชิเตะ คุดาไซ | กดหมายเลข... |
| オペレーTAーにおつなぎします | โอเปอเรตา นิ โอสึนางิ ชิมาสึ | กำลังเชื่อมต่อคุณกับผู้ให้บริการ |
หากเมนูวนซ้ำหรือคุณไม่แน่ใจ การกดอะไรเลยมักจะเปลี่ยนคุณเป็นมนุษย์ หลายระบบทำเช่นนี้หลังจากพยายามออกแบบล้มเหลวสองครั้ง
การตรวจสอบตัวตน
เมื่อเชื่อมต่อแล้ว การแลกเปลี่ยนครั้งแรกจะเป็นการระบุตัวตนและเป็นไปตามลำดับคงที่: ชื่อของคุณ จากนั้นตามด้วยหมายเลขบัญชีหรือลูกค้า จากนั้นมักจะเป็นหมายเลขโทรศัพท์ที่ลงทะเบียน และบางครั้งก็เป็นวันเกิดหรือที่อยู่ การเขียนทั้งหมดหมายความว่าขั้นตอนนี้ใช้เวลายี่สิบวินาทีแทนที่จะเป็นสองนาที
นี่เป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมที่จะบอกว่าภาษาญี่ปุ่นของคุณมีจำกัด การพูดก่อนที่การสนทนาด้านเทคนิคจะเริ่มขึ้นจะเปลี่ยนแปลงวิธีการโอนสายทั้งหมด
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| お世話になっております。マリアと申します。 | Osewa ni natte orimasu. Maria to mōshimasu. | สวัสดี ฉันชื่อมาเรีย |
| 日本語があまり上手ではないので、ゆっくりお願いします。 | Nihongo ga amari jōzu de wa nai node, yukkuri onegaishimasu. | ภาษาญี่ปุ่นของฉันไม่ค่อยดีนัก ดังนั้นโปรดช้าๆ หน่อย |
| お客様番号は一二三四五六です。 | Okyakusama bangō wa ichi-ni-san-yon-go-roku desu. | หมายเลขลูกค้าของฉันคือ 123456 |
| 登録の電話番号は〇九〇の…です。 | Tōroku no denwa bangō wa zero-kyū-zero no... desu. | หมายเลขโทรศัพท์ที่ลงทะเบียนคือ 090-... |
| 契約者は私本人です。 | Keiyakusha wa watashi honnin desu. | ฉันเป็นเจ้าของบัญชีเอง |
| 生年月日は一九九五年三月四日です。 | Seinengappi wa sen-kyūhyaku-kyūjūgo-nen san-gatsu yokka desu. | วันเกิดของฉันคือวันที่ 4 มีนาคม 1995 |
อธิบายปัญหา
คำอธิบายข้อบกพร่องที่ชัดเจนมีสามส่วน: เกิดอะไรขึ้น ตั้งแต่เมื่อใด และสิ่งที่คุณได้ลองไปแล้ว การบันทึกทั้งสามแบบโดยไม่ได้รับแจ้งจะช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานถามและช่วยให้คุณผ่านการแก้ไขปัญหามาตรฐานได้เร็วขึ้น
ใช้กริยาอกรรมกริยาสำหรับข้อบกพร่อง เช่นเดียวกับรายงานปัญหาใดๆ: tsunagarimasen มันจะไม่เชื่อมโยง; อุตสึริมะเซ็น ไม่มีภาพ; อุโกกิมะเซ็น มันใช้งานไม่ได้ สิ่งเหล่านี้อธิบายถึงสถานะมากกว่าการกระทำที่คุณทำ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| インターネットがつながらないんです。 | Intānetto ga tsunagaranai n desu. | อินเทอร์เน็ตจะไม่เชื่อมต่อ |
| 昨日の夜からです。 | Kinō no yoru kara desu. | ตั้งแต่เมื่อคืน. |
| ルーターの再起動はもう試しました。 | Rūtā no saikidō wa mō tameshimashita. | ฉันได้ลองรีสตาร์ทเราเตอร์แล้ว |
| ランプが赤く点滅しています。 | Ranpu ga akaku tenmetsu shite imasu. | ไฟกระพริบสีแดง. |
| エラーコードは E ゼロ二です。 | Erā kōdo wa ii zero ni desu. | รหัสข้อผิดพลาดคือ E02 |
| 請求金額が普段と違います。 | Seikyū kingaku ga fudan to chigaimasu. | จำนวนเงินที่เรียกเก็บแตกต่างจากปกติ |
| 先月から二重に引き落とされています。 | Sengetsu kara nijū ni hikiotosarete imasu. | ฉันถูกเรียกเก็บเงินสองครั้งตั้งแต่เดือนที่แล้ว |
ทำตามคำแนะนำที่พูด
ส่วนที่ยากที่สุดของการโทรสนับสนุนคือการดำเนินขั้นตอนด้วยเสียง โดยไม่มีการแชร์หน้าจอ และไม่มีทางที่จะดูว่าผู้ปฏิบัติงานหมายถึงอะไร การซ่อมแซมคือการยืนยันแต่ละขั้นตอน แทนที่จะพยายามเก็บลำดับทั้งหมดไว้
พูดสิ่งที่คุณกำลังทำในขณะที่คุณทำ การบรรยายช่วยให้ผู้ควบคุมเครื่องมีจุดตรวจสอบและให้พวกเขาแก้ไขคุณก่อนที่คุณจะไปผิดสามก้าว และยังทำให้ก้าวช้าลงตามธรรมชาติอีกด้วย
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 今、やってみます。少しお待ちください。 | Ima, yatte mimasu. Sukoshi omachi kudasai. | ฉันจะลองตอนนี้ กรุณารอสักครู่. |
| 設定の画面を開きました。次はどうすればいいですか。 | Settei no gamen o hirakimashita. Tsugi wa dō sureba ii desu ka. | ฉันเปิดหน้าจอการตั้งค่าแล้ว อะไรต่อไป? |
| どのボタンですか。もう一度お願いします。 | Dono botan desu ka. Mō ichido onegaishimasu. | ปุ่มไหน? ได้โปรดอีกครั้งหนึ่ง |
| 同じ画面が出ません。 | Onaji gamen ga demasen. | หน้าจอเดียวกันไม่ปรากฏ |
| できました。今は正常に見えます。 | Dekimashita. Ima wa seijō ni miemasu. | เสร็จแล้ว. ตอนนี้มันดูปกติแล้ว |
| やっぱり直りません。 | Yappari naorimasen. | มันยังไม่ได้รับการแก้ไข |
บานปลายและเปลี่ยนช่อง
หากการโทรอยู่นอกเหนือการฟังของคุณหรือปัญหาอยู่นอกเหนือเจ้าหน้าที่รับสายแรก การแจ้งดังกล่าวถือเป็นเรื่องปกติ คุณสามารถขอหัวหน้างาน โทรกลับ เยี่ยมชม หรือช่องทางอื่นโดยสิ้นเชิงได้ การสนับสนุนทางแชทและการนัดหมายร้านค้ามักจะง่ายกว่าการโทรและเป็นสิ่งที่ถูกต้องตามกฎหมายที่จะขอ
ก่อนวางสาย ให้เตรียมสองสิ่ง: หมายเลขอ้างอิงและชื่อของบุคคลที่คุณพูดคุยด้วย ทั้งสองทำให้การโทรติดตามผลง่ายขึ้นอย่างมาก
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 別の方に代わっていただけますか。 | Betsu no kata ni kawatte itadakemasu ka. | คุณช่วยส่งฉันไปหาคนอื่นได้ไหม? |
| 折り返しお電話いただくことは可能ですか。 | Orikaeshi odenwa itadaku koto wa kanō desu ka. | จะสามารถโทรกลับได้หรือไม่? |
| チャットやメールでも対応していただけますか。 | Chatto ya mēru demo taiō shite itadakemasu ka. | สามารถจัดการเรื่องนี้ด้วยการแชทหรืออีเมลแทนได้ไหม |
| お店で相談することはできますか。 | Omise de sōdan suru koto wa dekimasu ka. | ฉันขอปรึกษาเรื่องนี้ที่ร้านแทนได้ไหม? |
| 受付番号を教えていただけますか。 | Uketsuke bangō o oshiete itadakemasu ka. | คุณช่วยบอกหมายเลขอ้างอิงให้ฉันได้ไหม |
| お名前を伺ってもよろしいですか。 | Onamae o ukagatte mo yoroshii desu ka. | ฉันขอถามชื่อของคุณได้ไหม? |
| 英語の対応はありますか。 | Eigo no taiō wa arimasu ka. | มีภาษาอังกฤษรองรับไหม? |
การปิดสายและสิ่งที่ควรทราบ
ปิดท้ายด้วยการยืนยันว่าจะเกิดอะไรขึ้นและเมื่อใด การโทรติดต่อฝ่ายสนับสนุนที่สิ้นสุดโดยไม่มีขั้นตอนถัดไปและวันที่จะทำให้คุณจากจุดเริ่มต้นอย่างแน่นอน และวลีที่ต้องถามนั้นสั้น
หลังจากนั้นจดสี่สิ่งต่อไปนี้: วันที่ หมายเลขอ้างอิง ชื่อผู้ดำเนินการ และสิ่งที่ตกลงกันไว้ หากคุณต้องโทรกลับ บันทึกนั้นจะเปลี่ยนคำอธิบายซ้ำเป็นการติดตามผลสองประโยค
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 確認ですが、いつまでに対応いただけますか。 | Kakunin desu ga, itsu made ni taiō itadakemasu ka. | เพื่อยืนยันว่าจะจัดการได้เมื่อใด? |
| こちらは何かする必要がありますか。 | Kochira wa nani ka suru hitsuyō ga arimasu ka. | มีอะไรที่ฉันต้องทำหรือไม่? |
| メールでも内容を送っていただけますか。 | Mēru demo naiyō o okutte itadakemasu ka. | คุณสามารถส่งรายละเอียดทางอีเมลได้หรือไม่? |
| ありがとうございました。失礼します。 | Arigatō gozaimashita. Shitsurei shimasu. | ขอบคุณมาก. ลาก่อน. |
| 先日、受付番号一二三四でご連絡した件です。 | Senjitsu, uketsuke bangō ichi-ni-san-yon de gorenraku shita ken desu. | นี่ประมาณเลขอ้างอิง 1234 จากวันก่อนครับ |
การขอคำยืนยันทางอีเมลถือเป็นคำขอที่มีประโยชน์มากที่สุดตลอดการโทร มันช่วยให้คุณมีบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่คุณสามารถอ่านได้ด้วยความเร็วของคุณเอง