Najpierw wnioski
Najważniejszą konwencją jest to, że wniosek znajduje się na górze. Czytelnik powinien znać wynik od pierwszego wiersza, a resztę przeczytać tylko wtedy, gdy chce poznać szczegóły.
Jest to sprzeczne ze zwyczajem budowania argumentacji w kierunku wniosku, bo tak wielu ludzi uczy się pisać. W japońskim raporcie biznesowym tę strukturę można odczytać jako wymijającą lub zdezorganizowaną.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Aby najpierw przedstawić konkluzję. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Podsumowując, wprowadzenie jest możliwe. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Szczegóły poniżej. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Dochodzenie nie potwierdziło żadnych problemów. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | W tej chwili nie można wydać wyroku. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Wniosek jest następujący. |
Sekcje standardowe
Raporty mają konwencjonalny porządek, a korzystanie z niego oznacza, że czytelnik wie, gdzie znaleźć każdą rzecz, bez konieczności mówienia mu o tym.
Nie każdy raport wymaga każdej sekcji, ale kolejność ich wyświetlania jest stała.
| Sekcja | japoński | Zawiera |
|---|---|---|
| Wniosek | 結論 | Najpierw wynik |
| Tło | 背景 | Dlaczego to zbadano |
| Metoda | 調査方法 | Co zostało zrobione |
| Ustalenia | 調査結果 | Tylko fakty |
| Analiza | 考察 | Interpretacja, oznaczona |
| Wniosek | 提案 | Co powinno się wydarzyć dalej |
Wyniki i analizy nie bez powodu stanowią oddzielne sekcje. Mieszanie ich to najczęstsza krytyka raportu napisanego przez kogoś nowego.
Fakty i opinie oddzielone od siebie
Japońskie teksty biznesowe oczekują wyraźnej granicy między tym, co zostało zaobserwowane, a tym, co z tego wywnioskował autor. Wyraźne zaznaczenie tej linii nie jest pedanterią; to właśnie sprawia, że raport jest wiarygodny.
Frazy znacznikowe spełniają swoje zadanie, a ich konsekwentne używanie sygnalizuje, że rozumiesz konwencję.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | Prawdę powiedziawszy, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Według danych, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Powyższe to fakty. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Poniżej jest mój własny pogląd. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Uważa się, że. (wnioskowanie) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Przypuszcza się, że. (słabszy) |
Dwa ostatnie to standardowe zabezpieczenia do analizy. Oznaczają stwierdzenie jako wniosek, a nie obserwację, nie osłabiając go.
Styl pisany
W raportach stosuje się prosty styl pisania, a nie grzeczny styl konwersacyjny. Pisanie reportażu za pomocą końcówek desu i masu czyta się raczej jako wiadomość niż dokument i jest jednym z najbardziej wyraźnych wyróżników niedoświadczonego pisarza.
Zdania są również krótsze i zawierają więcej rzeczowników niż w mowie, co jest wygodne dla ucznia: krótkie zdania oznajmujące są dokładnie tym, czego oczekuje ten gatunek.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Potwierdzono problem. (styl raportu) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Ta sama treść, styl przekazu |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Odpowiedź jest konieczna. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Przyczyna jest nieznana. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Jest miejsce na poprawę. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Monitoring będzie kontynuowany. |
Liczby i dowody
Oczekuje się, że raporty będą konkretne. Niejasne kwantyfikatory znacznie osłabiają raport, a zastąpienie ich liczbami to najszybszy sposób na jego ulepszenie.
Jeżeli liczba nie jest pewna, powiedz to wyraźnie, zamiast zakreślać całe zdanie.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Wzrost o piętnaście procent w stosunku do poprzedniego miesiąca. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Były trzy raporty. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | To jest szacunek. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Dane liczbowe są tymczasowe. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Szczegóły znajdują się w załączniku. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Źródła podano na końcu. |
Zanim to wyślesz
Dwie kontrole pozwalają wykryć większość problemów. Po pierwsze, czy w pierwszym wersie zawarta jest konkluzja? Po drugie, czy czytelnik może rozpoznać, które stwierdzenia są faktami, a które Twoimi?
Trzecią kwestią jest spójność stylu: raport rozpoczynający się prostym stylem i przechodzący w uprzejme zakończenie jest częstym błędem i oczywistym dla japońskiego czytelnika.
- Pierwsza linijka zawiera konkluzję.
- Fakty i analizy znajdują się w oddzielnych sekcjach lub są wyraźnie oznaczone.
- Styl jest spójny przez cały czas, bez grzecznych zakończeń.
- Każda liczba ma źródło lub jest oznaczona jako szacunkowa.
- Mieści się na jednej stronie, chyba że z jakiegoś powodu nie może.