Napisane w celu rozpowszechnienia
Cechą charakterystyczną japońskiej propozycji jest to, że podróżuje ona bez Ciebie. Jest przekazywany dalej, drukowany, omawiany na spotkaniu, w którym nie uczestniczysz, i podejmowany przez osoby, które nie mają kontekstu poza stroną.
Wszystko inne z tego wynika. Dokument sam w sobie musi odpowiadać na oczywiste pytania, bo nie ma nikogo, kto by na nie odpowiedział, i musi być na tyle krótki, aby zapracowany czytelnik dokończył go.
| Sekcja | japoński | Odpowiedzi |
|---|---|---|
| Tło | 背景 | Dlaczego teraz |
| Problem | 課題 | Co jest nie tak |
| Wniosek | 提案内容 | Co chcesz zrobić |
| Efekt | 期待効果 | Co poprawia |
| Koszt | 費用 | Ile to kosztuje |
| Harmonogram | スケジュール | Do kiedy |
| Ryzyko | リスク | Co może pójść nie tak |
Trzy ostatnie decydują o tym, czy propozycja jest wykonalna. Bez kosztów, harmonogramu i ryzyka czytelnik nie może podjąć żadnej decyzji i po prostu ją odłoży.
Linia podsumowania
Otwórz jednym zdaniem przedstawiającym Twoją propozycję. Czytelnik, który nie czyta nic innego, powinien wiedzieć, o co się go pyta.
Napisanie tej linijki w pierwszej kolejności jest także przydatnym sprawdzianem własnego myślenia: propozycja, której nie da się streścić w zdaniu, zwykle nie jest gotowa.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Proponuję wprowadzenie nowego systemu. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Proponuję zmianę toku pracy. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Propozycja jest następująca. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Celem jest skrócenie czasu pracy. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Porównano trzy opcje. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Podsumowując, zalecana jest opcja A. |
Problem przed rozwiązaniem
Sekcja dotycząca problemów działa przekonująco. Czytelnik, który nie akceptuje istnienia problemu, nie zaakceptuje propozycji niezależnie od tego, jak dobra jest, a jest to część, którą uczniowie zwykle piszą zbyt krótko.
Określ ilościowo, jeśli to możliwe. Problem wyrażony liczbą jest znacznie trudniejszy do odrzucenia niż problem wyrażony jako wrażenie.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | Obecnie potrzeba około dwudziestu godzin miesięcznie. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Ponieważ jest to instrukcja obsługi, błędy zdarzają się łatwo. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | W zeszłym roku miały miejsce trzy zdarzenia. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Ciężar spoczywający na osobie odpowiedzialnej jest duży. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | W obecnej sytuacji nie należy spodziewać się poprawy. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Odpowiedź jest pilna. |
Pierwsze trzy są ilościowe, pozostałe nie. Propozycja zawierająca numery w części dotyczącej problemu jest znacznie bardziej przekonująca.
Koszt i harmonogram
Propozycja bez kosztów i harmonogramu jest raczej pomysłem niż propozycją i zostanie zwrócona lub odroczona. W tych sekcjach także uczciwość się opłaca: niedoszacowanie wykryte później szkodzi bardziej, niż zrobiłaby to większa, uczciwa postać.
Jeżeli liczba nie jest pewna, należy ją określić jako szacunkową, a nie przedstawiać jako pewną.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Koszt początkowy to około pięćset tysięcy jenów. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Miesięczny koszt eksploatacji powstaje osobno. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Jest to wartość szacunkowa i może się różnić. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Wprowadzenie ma potrwać trzy miesiące. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | Pierwszy etap rozpoczyna się w przyszłym miesiącu. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Wpływ na istniejące prace jest ograniczony. |
Nazwanie sprzeciwu
Każda propozycja ma oczywiste zastrzeżenia i czytelnik pomyśli o tym, niezależnie od tego, czy o tym wspomnisz, czy nie. Nazywanie tego i odpowiadanie na nie jest siłą; pominięcie tego wygląda albo naiwnie, albo wymijająco.
Również w tym przypadku propozycja zasługuje na zaufanie, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że autor, który przewidział trudności, przemyślał resztę.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Można zgłosić następujące wątpliwości. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Podczas wprowadzania obciążenie chwilowo wzrasta. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | Problem ten rozwiązuje się poprzez wprowadzanie etapowe. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Ryzyko uważa się za ograniczone. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Rozważano alternatywę, ale jest ona droższa. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Jeżeli pojawią się zastrzeżenia, zostanie to skorygowane. |
Wzmianka o tym, że rozważałeś alternatywę i dlaczego ją odrzuciłeś, to jedna z najmocniejszych rzeczy, jakie może zawierać krótka propozycja.
Przed rozpowszechnianiem
Porównaj dokument z czytelnikiem, który zobaczy go bez Ciebie. Czy na podstawie samej strony mogą dowiedzieć się, co jest proponowane, ile to kosztuje, kiedy to się dzieje i co może pójść nie tak?
Spójność stylu ma tutaj znaczenie, podobnie jak w raportach: propozycje są napisane prostym stylem, a uprzejme zakończenia w połączeniu sprawiają, że dokument jest raczej wiadomością niż dokumentem.
- Pierwsza linijka zawiera propozycję.
- Sekcja problemu zawiera co najmniej jedną liczbę.
- Koszt jest podzielony na początkowy i stały.
- W załączeniu harmonogram z datą rozpoczęcia.
- Oczywisty zarzut został nazwany i udzielono odpowiedzi.
- Styl jest spójny i prosty w całym tekście.