Standardowa konstrukcja
Protokoły mają konwencjonalny układ, który prawie nie różni się w zależności od firmy, co oznacza, że większość dokumentu można przygotować przed rozpoczęciem spotkania.
Wypełnienie nagłówka z wyprzedzeniem pozwala skoncentrować się na dwóch rzeczach, które faktycznie wymagają wysłuchania: decyzjach i działaniach.
| Pole | japoński | Co się w nim dzieje |
|---|---|---|
| Tytuł | 議事録 | Nazwa dokumentu |
| Data i godzina | 日時 | Data, początek i koniec |
| Miejsce | 場所 | Pokój lub online |
| Uczestnicy | 出席者 | Nazwy, czasem działy |
| Porządek obrad | 議題 | Omawiane elementy |
| Decyzje | 決定事項 | Co zostało uzgodnione |
| Działania | 宿題事項 | Kto, co i kiedy robi |
Ostatnie dwa wiersze stanowią punkt dokumentu. Wszystko nad nimi to administracja, którą można wcześniej wypełnić.
Nagrywanie decyzji
Linia decyzyjna powinna określać, co zostało uzgodnione i nic więcej. Oprzyj się pokusie zapisywania, kto i o co się opowiadał, co jest rzadko pożądane i może powodować późniejsze problemy.
Wyrażenie kończące rzeczownik jest tutaj standardem i pozwala zachować krótkie wpisy. Pełne zdania grzecznościowe wydłużają minuty, nie czyniąc ich jaśniejszymi.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Zatwierdzono wprowadzenie nowego systemu. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Propozycję budżetu przeniesiono na następny raz. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Zgodził się przyjąć opcję A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Obecna polityka jest kontynuowana. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Zakończenie zostaje odroczone. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Szczegóły do rozważenia osobno. |
Rejestrowanie działań
Działanie wymaga trzech rzeczy: co, kto i do kiedy. Czynność bez właściciela i terminu nie jest czynnością, a protokoły pomijające którekolwiek z nich są najczęstszą skargą na nie.
Jeżeli na spotkaniu nie określono terminu, zapytaj o to przed spisaniem protokołu, zamiast pozostawiać go pustym.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: przygotuj materiały do przyszłego piątku |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Każda osoba: prześlij opinię w ciągu tego tygodnia |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Sprzedaż: potwierdź liczby |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Następnym razem przygotuj trzy propozycje |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Właściciel jeszcze nie zdecydował |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Termin zostanie podany |
Dwa ostatnie to wpisy uzasadnione, gdy nic nie zostało postanowione. Zapisanie, że właściciel jest niezdecydowany, jest bardziej przydatne niż pozostawienie wiersza bez wpisu.
Co pominąć
Minuty są bardziej przydatne, gdy są krótsze. Najczęstszym błędem jest transkrypcja dyskusji, w wyniku której powstaje dokument, którego nikt nie czyta i który może powodować trudności w przypadku przypisywania opinii.
Pomiń argumenty i zachowaj wynik, chyba że istnieje konkretny powód, aby zapisać, w jaki sposób podjęto decyzję.
- Kto się z czym nie zgodził, chyba że trzeba to odnotować w protokole.
- Dyskusja w tę i z powrotem.
- Twoja własna interpretacja tego, co ktoś miał na myśli.
- Krótka rozmowa i dygresje.
- Wszystko, co nie jest pewne, czy usłyszałeś poprawnie; zamiast tego zapytaj.
Rejestrowanie minut w drugim języku
Poświęcenie kilku minut podczas nauki japońskiego wydaje się niemożliwe i jest wykonalne, ponieważ nie musisz śledzić wszystkiego. Potrzebujesz decyzji i działań, które są oznaczone przewidywalnymi sformułowaniami.
Techniką, która sprawia, że to działa, jest słuchanie tych znaczników, a nie treści.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Zatem na tej podstawie. (decyzja ląduje) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Kto będzie odpowiedzialny? (akcja) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Termin upływa w najbliższy piątek. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Do następnego spotkania, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Ta sprawa jest odroczona. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Na tym kończy się spotkanie. |
Krążę i poprawiam
Wyślij minuty tego samego dnia. Korekty są łatwe, jeśli ludzie je zapamiętają, i niemożliwe tydzień później, a wcześniejsze rozpowszechnienie pozwala również sprawdzić, czy poprawnie zrozumiałeś spotkanie.
Wyraźne zachęcanie do poprawiania jest normalne i odciąża dokument napisany w drugim języku.
| japoński | Romaji | Oznaczający |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Przesyłam minuty. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Sprawdź je. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Proszę wskazać ewentualne błędy. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Przesyłam ponownie poprawioną wersję. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Są fragmenty, których nie udało mi się złapać. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Byłbym wdzięczny za wszelkie uzupełnienia. |
Lepiej powiedzieć wprost, że nie udało się czegoś złapać, niż zgadywać. Współpracownicy chętnie wypełniają lukę, a zapis staje się dokładny.