Napsáno k šíření
Rozhodujícím faktem o japonské nabídce je, že cestuje bez vás. Je přeposlána, vytištěna, prodiskutována na schůzce, které nejste, a rozhodují o ní lidé, kteří nemají žádný kontext mimo stránku.
Z toho vyplývá vše ostatní. Dokument musí odpovídat na zřejmé otázky sám, protože není nikdo, kdo by na ně odpověděl, a musí být dostatečně krátký, aby jej dokončil zaneprázdněný čtenář.
| Sekce | japonský | Odpovědi |
|---|---|---|
| Pozadí | 背景 | Proč teď |
| Problém | 課題 | co je špatně |
| Návrh | 提案内容 | co chceš dělat |
| Účinek | 期待効果 | Co zlepšuje |
| Náklady | 費用 | co to stojí |
| Naplánovat | スケジュール | Do kdy |
| Rizika | リスク | Co by se mohlo pokazit |
Poslední tři jsou to, co činí návrh proveditelným. Bez nákladů, harmonogramu a rizika nemůže čtenář nic rozhodnout a jednoduše to odloží.
Souhrnný řádek
Otevřete jednou větou, která uvádí, co navrhujete. Čtenář, který nečte nic jiného, by měl vědět, o co se žádá.
První napsání tohoto řádku je také užitečným testem vlastního myšlení: návrh, který nelze shrnout do věty, obvykle není připraven.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | Navrhuji zavést nový systém. |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | Navrhuji revidovat pracovní postup. |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | Návrh je následující. |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | Účelem je zkrátit pracovní dobu. |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | Byly porovnány tři možnosti. |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | Na závěr se doporučuje možnost A. |
Problém před řešením
Problémová část dělá přesvědčivou práci. Čtenář, který neakceptuje, že problém existuje, nepřijme návrh, ať je jakkoli dobrý, a tuto část mají studenti tendenci psát příliš stručně.
Kvantifikujte, kde je to možné. Problém uvedený s číslem je mnohem těžší odstranit než problém uvedený jako zobrazení.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | V současné době je potřeba asi dvacet hodin měsíčně. |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | Vzhledem k tomu, že je to manuální, snadno se vyskytují chyby. |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | Loni došlo ke třem incidentům. |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | Břemeno na odpovědné osobě je těžké. |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | V současné době se neočekává žádné zlepšení. |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | Odpověď je naléhavá. |
První tři jsou kvantifikované a zbytek ne. Návrh s čísly v problémové části je výrazně přesvědčivější.
Náklady a harmonogram
Návrh bez nákladů a harmonogramu je spíše nápadem než návrhem a bude vrácen nebo odložen. V těchto sekcích se také vyplácí poctivost: podceňovaný, který zjistil později, škodí víc, než by měl větší poctivý člověk.
Pokud je údaj nejistý, označte jej spíše jako odhad, než jej prezentujte jako pevný.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | Počáteční cena je asi pět set tisíc jenů. |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | Měsíční provozní náklady vznikají zvlášť. |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | Toto je odhad a může se lišit. |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | Předpokládá se, že zavedení bude trvat tři měsíce. |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | První fáze začíná příští měsíc. |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | Dopad na stávající práci je omezený. |
Pojmenování námitky
Každý návrh má zjevnou námitku a čtenáře napadne, ať už se o něm zmíníte, nebo ne. Pojmenovat to a odpovědět na to je síla; vynechat to vypadá buď naivně, nebo vyhýbavě.
To je také místo, kde návrh získává důvěru, protože autor, který předvídal obtížnost, si zbytek pravděpodobně promyslel.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | Lze vznést následující obavy. |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | Během zavádění se dočasně zvyšuje zátěž. |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | To se řeší postupným zaváděním. |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | Riziko je považováno za omezené. |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | Byla zvažována alternativa, ale dražší. |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | Pokud se objeví obavy, bude revidován. |
Zmínit, že jste zvažovali alternativu a proč jste ji odmítli, je jednou z nejsilnějších věcí, kterou může krátký návrh obsahovat.
Před cirkulací
Porovnejte dokument se čtenářem, který jej uvidí bez vás. Mohou zjistit, co se navrhuje, kolik to stojí, kdy se to stane a co by se mohlo pokazit, jen ze stránky?
Konzistence stylu je zde důležitá stejně jako u zpráv: návrhy používají jednoduchý psaný styl a smíšené zdvořilé konce označují dokument spíše jako zprávu než jako dokument.
- První řádek uvádí návrh.
- Problémová část obsahuje alespoň jedno číslo.
- Náklady jsou rozděleny na počáteční a průběžné.
- Součástí je rozvrh s datem zahájení.
- Zjevná námitka je pojmenována a zodpovězena.
- Styl je konzistentní a jasný v celém rozsahu.