Nejprve závěr
Nejdůležitější konvencí je, že závěr přichází nahoře. Čtenář by měl znát výsledek z prvního řádku a zbytek by měl číst, pouze pokud chce podrobnosti.
To je v rozporu se zvykem stavět argument k závěru, jak se mnoho lidí učí psát. V japonské obchodní zprávě se tato struktura čte jako vyhýbavá nebo neorganizovaná.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Abych nejprve uvedl závěr. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Závěrem lze říci, že zavedení je možné. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Podrobnosti následují níže. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | Vyšetřování nepotvrdilo žádné problémy. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | V současné době nelze vynést rozsudek. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | Závěr je následující. |
Standardní sekce
Zprávy se řídí konvenčním pořadím a jejich použití znamená, že čtenář ví, kde jednotlivé věci najít, aniž by mu to někdo řekl.
Ne každý přehled potřebuje všechny sekce, ale pořadí je pevně dané, když se objeví.
| Sekce | japonský | Obsahuje |
|---|---|---|
| Závěr | 結論 | Výsledek, první |
| Pozadí | 背景 | Proč se to vyšetřovalo |
| Metoda | 調査方法 | Co se stalo |
| Zjištění | 調査結果 | Pouze fakta |
| Analýza | 考察 | Výklad, značeno |
| Návrh | 提案 | Co by se mělo stát dál |
Zjištění a analýza jsou z nějakého důvodu samostatné sekce. Jejich míchání je nejčastější kritikou zprávy napsané někým novým.
Fakta a názory, oddělené
Japonské obchodní psaní očekává jasnou hranici mezi tím, co bylo pozorováno, a tím, co z toho autor vyvozuje. Explicitní označení této linie není pedantství; to dělá zprávu důvěryhodnou.
Značkovací fráze odvedou svou práci a jejich důsledné používání signalizuje, že rozumíte konvenci.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | Ve skutečnosti, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | Podle údajů |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | Výše uvedené jsou fakta. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | Následuje můj vlastní pohled. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Má se za to, že. (odvození) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | To se předpokládá. (slabší) |
Poslední dva jsou standardní zajištění pro analýzu. Označují tvrzení spíše jako dedukci než pozorování, aniž by je oslabili.
Styl psaného textu
Zprávy používají spíše prostý psaný styl než styl zdvořilé konverzace. Psaní zprávy v koncovkách desu a masu se čte spíše jako zpráva než jako dokument a je jedním z nejjasnějších znaků nezkušeného spisovatele.
Věty jsou také kratší a těžší než v řeči, což je pro studenta pohodlné: krátké oznamovací věty jsou přesně to, co žánr chce.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Byl potvrzen problém. (styl zprávy) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Stejný obsah, styl zprávy |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Je nutná reakce. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | Příčina je neznámá. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Je co zlepšovat. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | Monitorování bude pokračovat. |
Čísla a důkazy
Očekává se, že zprávy budou konkrétní. Vágní kvantifikátory zprávu značně oslabují a jejich nahrazení čísly je nejrychlejší způsob, jak ji zlepšit.
Pokud je údaj nejistý, řekněte to raději výslovně, než abyste zajišťovali celou větu.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Oproti předchozímu měsíci se zvýšil o patnáct procent. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Byly tři zprávy. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Toto je odhad. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Čísla jsou provizorní. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Podrobnosti jsou v příloze. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | Zdroje jsou uvedeny na konci. |
Než to odešlete
Dvě kontroly zachytí většinu problémů. Za prvé, uvádí úvodní řádek závěr? Za druhé, může čtenář říci, která tvrzení jsou fakta a která jsou vaše?
Třetím je konzistentnost stylu: zpráva, která začíná v prostém stylu a přechází do zdvořilých konců, je běžným a pro japonského čtenáře zřejmá.
- První řádek uvádí závěr.
- Fakta a analýzy jsou v samostatných částech nebo jasně označeny.
- Styl je po celou dobu konzistentní, bez přimíchání zdvořilých konců.
- Každé číslo má zdroj nebo je označeno jako odhad.
- Vejde se na jednu stránku, pokud neexistuje důvod, proč nemůže.