Standardní rozložení
Oznámení mají kompaktní pevný formát. Vzhledem k tomu, že se čtou na první pohled, spíše než aby si sedli, na rozvržení záleží více než na próze: čtenář by měl být schopen extrahovat podstatné informace během několika sekund.
Formát také čtenáři okamžitě sdělí, na jaký druh dokumentu se dívá, a proto je název spíše jedním konvenčním slovem než popisem.
| Živel | japonský | Pozice |
|---|---|---|
| Titul | お知らせ | Střed nahoře |
| Datum | 日付 | Vpravo nahoře |
| Autor | 発信者 | Pod datem |
| Předmět | 件名 | Nad tělem |
| Tělo | 本文 | Nejdříve zásadní informace |
| Zavírání | 以上 | Ukončí oznámení |
Závěrečný znak je konvence, která označuje konec oznámení. Pokud jej vynecháte, bude upozornění pro japonského čtenáře vypadat jako nedokončené.
Co a kdy, předtím proč
Tělo se otevírá podstatnými fakty: co se děje a kdy. Následuje vysvětlení. Oznámení, které se otevře s pozadím, přiměje čtenáře hledat informace, které okamžitě potřeboval.
Data a časy jsou obvykle uvedeny na vlastních řádcích, spíše než vložené do prózy, takže je lze najít bez čtení.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | Oznámení o kontrole výtahu |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | Datum a čas na vlastním řádku |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | Místo, na vlastní lince |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | Koho to ovlivňuje |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | Ve výše uvedeném období jej nelze použít. |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | Omlouváme se za nepříjemnosti. |
Neosobní rejstřík
Oznámení není určeno nikomu konkrétnímu, čímž se rejstřík mění. Vyhýbá se přímé adrese, kterou e-mail používá, a spoléhá na nastavené fráze a pasivní nebo neosobní konstrukce.
To je výhodné pro studenta, protože fráze jsou pevně dané a není potřeba skládat nic originálního.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | Dáváme oznámení následovně. |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | Bude provedena. |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | To bylo změněno. |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | Bude zrušeno. |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | Vezměte prosím na vědomí. (žádá o přijetí) |
| 以上 | ijō | To je vše. Ukončí oznámení. |
Všimněte si, že žádný z nich nejmenuje čtenáře. Tato neosobnost je určujícím znakem rejstříku.
Žádosti a zákazy
Oznámení často žádají lidi, aby něco udělali nebo neudělali, a konvenční změkčování je to, co jim brání číst jako příkazy. Většinu této práce dělá fráze spolupráce na konci.
Zákaz se obvykle uvádí spíše jako žádost než jako pravidlo, i když je pravidlem.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | Žádáme Vás o spolupráci. |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | Prosím zdržte se. |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | Prosím zdržte se. (trochu měkčí) |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | Je to zakázáno. |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | Prosím, buďte zticha. |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | Vezměte si prosím své vlastní věci domů. |
Běžné typy oznámení
Většinu upozornění tvoří hrstka situací a každá z nich má konvenční znění, které stojí za to si vypůjčit, spíše než znovu vymýšlet.
Kopírování fráze předchozího oznámení na stejné desce je zcela přijatelné a dělá to většina lidí.
| Situace | Titul | Poznámka |
|---|---|---|
| Obecné informace | お知らせ | Výchozí |
| Žádost | お願い | Když se ptáte na chování |
| Údržba | 工事のお知らせ | Zahrnout data a přístup |
| Zrušení | 中止のお知らせ | Stručně uveďte důvod |
| Změna detailů | 変更のお知らせ | Stav staré a nové |
| Omluva | お詫び | Za již vzniklý problém |
Kontakt a uzavření
Oznámení končí tím, kdo jej vydal a jak se na něj zeptat. Vynechání kontaktu je běžnou chybou a vytváří upozornění, na které lidé nemohou reagovat.
Název oddělení se často používá spíše než název jednotlivce, což odpovídá neosobnímu rejstříku.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | Dotazy na ředitelství. |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | S dotazy se prosím obracejte na General Affairs. |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | Odpovědný: Tanaka |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | Rozšíření: 1234 |
| 以上 | ijō | Ukončí oznámení |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | Prosíme o laskavou spolupráci. |
Vždy uveďte kontakt. Oznámení bez jednoho generuje více otázek, než odpovídá, obvykle zaměřených na toho, kdo je nejblíže.