Čtyři úvody, kterými začíná každé hlášení
Většina rozhovorů s manažerem o práci začíná jedním z mála řádků. Oznámíte zprávu, požádáte o konzultaci, sdílíte aktualizaci nebo rovnou skočíte na výsledek. Každý má u podstatného jména předponu go- nebo o- honorific, protože zpráva nebo konzultace je zaměřena na vašeho manažera.
Ketsuron kara mōshimasu to používá mōsu, pokorné sloveso pro říkat. Je to nejčistší způsob, jak dát najevo, že začínáte se ziskem, který mnoho japonských manažerů výslovně požaduje.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Mám něco k nahlášení. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Mohl bych se s vámi o něčem poradit? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Dovolte mi sdílet aktuální stav. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Začnu závěrem, |
Hlášení ve třech rovinách
Stejná zpráva zní jinak pro spoluhráče, vašeho manažera a vedoucího pracovníka. Se spoluhráčem je normální zdvořilý nebo dokonce neformální. S vaším přímým manažerem většina lidí používá zdvořilou japonštinu se skromnými formami pro své vlastní činy. S manažerem o dvě úrovně výš nebo ve formálním prostředí se skromné formy stávají plnějšími.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | Ta věc je hotová. (příležitostně, pro spoluhráče) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Materiály jsou hotové. (zdvořilý) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Hlásím, že materiály, které jste požadoval, jsou hotové. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | mohu poprosit o radu? (neformální) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Mohl bych poprosit o radu? (zdvořilý) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Mohl bych se s vámi krátce poradit? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Bude trochu pozdě. (neformální) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Vypadá to, že bude trochu pozdě. (zdvořilý) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Je mi to velmi líto; očekává se zpoždění dodávky. (keigo) |
Nejdřív závěr, pak důvod, pak další krok
Mnoho studentů začíná zprávu s pozadím, jako by to bylo v příběhu. Japonští manažeři, stejně jako manažeři kdekoli, obvykle chtějí nejprve výsledek. Spolehlivý tvar je: téma, závěr, důvod, další krok. Pokud zpráva vyžaduje rozhodnutí, přidejte na konec krok sōdan: co potřebujete od svého manažera.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Mám zprávu o záležitosti Aoyama Electric. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Zkrátka můžeme doručit v pátek podle plánu. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Důvody jsou dva. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Dále plánujeme udělat poslední kontrolu ve čtvrtek. |
Hōkoku a renraku: průběh a informace
Hōkoku podává zprávu o vaší vlastní práci: pokroku, výsledcích, problémech. Renraku předává skutečnosti, které ostatní potřebují, jako je klientova zpráva nebo změna plánu. V renraku často přenášíte to, co řekl někdo jiný, a koncovka to no koto desu to, jak mi bylo řečeno, označí jako jejich informaci, nikoli váš názor.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Zpráva o pokroku: je hotovo asi ze sedmdesáti procent. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | Klient odpověděl; říkají, že příští pondělí je možné. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Jen abyste věděli. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Od zítřka odpoledne budu mimo kancelář. |
Sōdan: poradit se, než se rozhodnete
Konzultace nedělá vašemu manažerovi problém. Nejlépe to jde, když přinesete situaci, dvě nebo tři možnosti a vlastní preference, pak se zeptáte na jejich pohled. Zeptat se dochira ga yoroshii deshō ka, což by bylo lepší, vyzve k rozhodnutí, aniž by musel váš manažer přemýšlet.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Chtěl bych vaši radu; mohl bych mít asi deset minut? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Váhám mezi dvěma možnostmi. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Osobně si myslím, že první možnost je lepší. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Kterému byste dali přednost? |
Vzorový dialog: zásilka se zpozdí
Lee se dozvěděl, že dodávka do Aoyama Electric bude mít tři dny zpoždění. Lee to nahlásí tentýž den, než to řekne klientovi, a přináší dvě možnosti. Manažer odpovídá neformálně japonsky, což je normální směrem dolů. Lee používá zdvořilou japonštinu se skromnými formami.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Ty: Máš chvilku? Mám zprávu o Aoyama Electric. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Manažer: Jasně, co to je? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Vy: Zkrátka doručení bude mít pravděpodobně tři dny zpoždění. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Manažer: Co se stalo? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Vy: Klient včera změnil specifikace a změny chvíli trvají. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Manažer: Už jsi jim to řekl? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Vy: Ještě ne. Chtěl jsem se s vámi nejprve poradit. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Vy: Existují dvě možnosti: přidat jednu osobu nebo požádat klienta o rozdělení dodávky. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Vy: Myslím, že rozdělené doručování je lepší. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Manažer: Dobře, rozdělíme to. Kontaktujte je ještě dnes. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Vy: Rozumím. Jakmile je budu kontaktovat, podám zprávu. |
Odpovědi a návyky, které mnoha nadřízeným vadí
Hlášení se mohou pokazit v otevření, objednávce nebo odpovědi. To jsou návyky, které se nejčastěji objevují v japonských školeních na pracovišti spolu s bezpečnějšími alternativami. Pracoviště se liší, takže sledujte, co kolegové říkají vašemu manažerovi.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Rozumím. (mnohým to přijde příliš ležérní nahoru) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Rozuměl. (bezpečné pro manažera) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Díky za vaši práci. (obvykle pro juniory) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Díky za vaši práci. (bezpečné nahoru) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Dovolte mi podat zprávu. (jednou dobré, při opakování těžké) |
- Čekání na dotaz. Krátká zpráva předtím, než se váš manažer zeptá, je součástí zvyku; mlčení o problému má tendenci znepokojovat manažery více než samotný problém.
- Počínaje deseti sekundami pozadí. Nejprve řekněte výsledek; nabídněte podrobnosti, pokud budete požádáni.
- Přináší špatné zprávy bez plánu. I jedna hrubá možnost ukazuje, že jste na vrcholu.
- Hlásit slova klienta jako svůj vlastní pohled. Přidejte to no koto desu, abyste to označili jako jejich informace.
Proměňte práci tohoto týdne v hlášení
Uveďte Mocchi hrubá fakta o něčem, na čem pracujete, a zeptejte se: převeďte to do závěrečné zprávy pro mého manažera, poté do sōdan se dvěma možnostmi a vysvětlete keigo. Mocchi tvaruje obě verze, vysvětluje, proč zvolil každou skromnou formu, a pamatuje si detaily projektu, takže se můžete vrátit později a požádat o další aktualizaci ve stejném kontextu.
Pro mluvící stranu požádejte Ibuki-sensei v AI Sensei, aby jednal jako váš manažer. Uveďte zprávu o pozdním doručení z tohoto příspěvku, pak skutečnou vlastní. Požádejte Sensei, aby vás přerušil otázkami, jak to dělají zaneprázdnění manažeři, a podívejte se do zprávy ze cvičení, zda nejsou místa, kde váš závěr přišel příliš pozdě.