Standardní struktura
Zápisy se řídí konvenčním uspořádáním, které se mezi společnostmi téměř neliší, což znamená, že většinu dokumentu lze připravit před začátkem schůzky.
Vyplnění záhlaví předem vám umožní soustředit se na dvě věci, které skutečně potřebují naslouchat: rozhodnutí a činy.
| Pole | japonský | Co do toho jde |
|---|---|---|
| Titul | 議事録 | Název dokumentu |
| Datum a čas | 日時 | Datum, začátek a konec |
| Místo | 場所 | Pokoj nebo online |
| Účastníci | 出席者 | Jména, někdy oddělení |
| Agenda | 議題 | Projednávané položky |
| Rozhodnutí | 決定事項 | Co bylo dohodnuto |
| Akce | 宿題事項 | Kdo co do kdy dělá |
Poslední dva řádky jsou bodem dokumentu. Vše nad nimi je administrativa, kterou lze vyplnit předem.
Zaznamenávání rozhodnutí
Rozhodovací linie by měla uvádět, co bylo dohodnuto, a nic jiného. Odolejte pokušení zaznamenat, kdo za co argumentoval, což je málokdy žádoucí a může to později způsobit problémy.
Frázování podstatných jmen je zde standardní a udržuje záznamy krátké. Úplné zdvořilostní věty prodlužují minuty, aniž by byly jasnější.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Zavedení nového systému schváleno. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | Návrh rozpočtu byl přenesen na příště. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Souhlasil s přijetím možnosti A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | Současná politika pokračuje. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | Závěr je odložen. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Podrobnosti je třeba zvážit samostatně. |
Nahrávání akcí
Akce potřebuje tři věci: co, kdo a do kdy. Akce bez vlastníka nebo lhůty není jednáním a zápisy, které vynechávají ani jedno, jsou nejčastější stížností na ně.
Pokud na schůzi nebyl stanoven termín, zeptejte se před napsáním zápisu, nenechte jej prázdný.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: připrav materiály do příštího pátku |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Každá osoba: odešlete zhlédnutí během tohoto týdne |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Prodej: Potvrďte čísla |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Příště si připrav tři návrhy |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Majitel se ještě nerozhodl |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | Termín bude oznámen |
Poslední dva jsou legitimní zápisy, kdy nebylo o ničem rozhodnuto. Zaznamenat, že vlastník není rozhodnutý, je užitečnější než vynechat řádek.
Co vynechat
Minuty jsou užitečnější, když jsou kratší. Nejčastější chybou je přepis diskuse, při kterém vznikne dokument, který nikdo nečte a který může způsobit potíže, pokud jsou názory připisovány.
Vynechejte argument a ponechte si výsledek, pokud neexistuje konkrétní důvod zaznamenat, jak bylo rozhodnutí dosaženo.
- Kdo s čím nesouhlasil, pokud to musí být zaznamenáno.
- Tam a zpět z diskuse.
- Váš vlastní výklad toho, co kdo myslel.
- Malé řeči a odbočky.
- Cokoli, o čem si nejste jisti, jste slyšeli správně; zeptejte se místo toho.
Minuty v druhém jazyce
Zabrat minuty a přitom se učit japonsky zní nemožně a dá se to zvládnout, protože nemusíte všechno dodržovat. Potřebujete rozhodnutí a činy, které se vyznačují předvídatelnými frázemi.
Naslouchat těmto značkám spíše než obsahu je technika, díky které to funguje.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Takže na základě toho. (přistává rozhodnutí) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Kdo bude zodpovědný? (akce) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | Termín je příští pátek. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Do příští schůzky, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Tato záležitost je odložena. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Tím schůzka končí. |
Cirkulující a opravující
Odešlete minuty týž den. Opravy jsou snadné, zatímco si lidé pamatují, a nemožné je o týden později, a díky včasnému šíření také zjistíte, zda jste schůzku pochopili správně.
Výslovné vyzvání k opravám je normální a snižuje tlak na dokument napsaný v druhém jazyce.
| japonský | Romaji | Význam |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Posílám zápis. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Zkontrolujte je prosím. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Uveďte prosím případné chyby. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Znovu posílám opravenou verzi. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Jsou části, které jsem nedokázal zachytit. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Byl bych vděčný za jakékoli doplnění. |
Jasně říci, že jste něco nemohli chytit, je lepší než hádat. Kolegové tuto mezeru ochotně zaplní a záznam skončí přesně.