用日語傳遞訊息：Dengon 和報告

在電話上留言

該序列足夠固定，可以作為腳本進行學習。您確定此人沒空，說明他們什麼時候回來，提出接受訊息，接受訊息，讀回訊息，並給出您自己的名字，以便呼叫者知道誰有訊息。最後一步是日本辦公室的標準做法，也是學習者經常跳過的一步。

在來電者詢問之前主動接受留言是預期的舉動。 Dengon o oazukari shimashō ka，我應該傳達一則訊息嗎？將您視為有幫助的人而不是障礙，這是一位日本同事會說的。

確認您所寫的內容

在日本辦公室裡，讀回訊息是必須的，也是發現錯誤的地方。姓名、數字和日期是必須確認的三項，因為如果弄錯，這三項就無法從上下文中重建。

對於名稱，如果您需要書寫漢字，請詢問漢字是如何書寫的。對於數字，請逐位讀回。對於日期，請在日期旁邊註明星期幾，因為這樣會立即出現差一的情況。

重複一遍，Fukushō 是一種有名的實踐，而不是一種個人習慣。宣布你正在這樣做是正常的和預期的。

報道：致伊特·今下及其親屬

要轉述某人所說的話，請將引語助詞 to 附加到普通從句中，並在其後面加上動詞 say。即使你的句子很禮貌，裡面的子句也保持簡單，這是學習者最常違反的規則：ashita kuru to itte imashita，而不是ashita kimasu to itte imashita。

說的動詞隨著說話者的地位而改變。 Itte imashita 是中立的，涵蓋了大多數情況。 Osshatte imashita 是一種敬語，用於報告客戶或高階人員時。 Mōshite orimashita 表示謙遜，用於向外人報告自己的情況。

傳遞訊息

當你傳遞訊息時，先說明訊息來自誰以及他們想要什麼，然後提供細節。您的同事需要決定是否立即採取行動，而將請求埋在按時間順序排列的帳戶末尾會使事情變得更加困難。

讓來電者的話與你自己的總結區分開來。他們表示，用「to no koto desu」表示，或「itte imashita」將所說的內容與你的推斷分開，這對於隨後採取行動的資訊很重要。

To no koto desu 是本節中最有用的片語。它標記了所報告的整個陳述，而不需要動詞說。

中繼訊息中的敬語陷阱

日本的團體內和團體外規則適用於整個訊息，並且它們會根據你正在交談的對象而改變。對於外部呼叫者來說，您自己的經理是內部的，因此您可以放棄頭銜並使用簡單的形式來描述他們。後來對你的同事來說，同一位經理是高級的，再次受到敬語。

這是錯誤的真正來源，因為訊息是相同的，而語言卻不同。實際規則是詢問誰在聽而不是在描述誰，並在每次聽眾發生變化時重新設定敬語。

請注意，來電者在每一行中都保留了他們的敬語。只是你自己的語言會隨著觀眾的改變而改變。

書面訊息和聊天

現在，大多數轉發的訊息都是透過聊天或電子郵件而不是紙條傳遞的，而且約定也得到了壓縮。預期的形狀是來源、請求、截止日期和您的名字，按順序排列在四行短線上。冗長的散文對於同事在會議間隙閱讀的內容毫無幫助。

即使是書面的，也要保留報告的語音標記。一條顯示截止日期為星期五的聊天訊息顯示為您的聲明；一個說他們說截止日期是星期五的人明確了消息來源，並在事實證明是錯誤的情況下保護每個人。

當您無法正確接收訊息時

有時線路狀況不佳，呼叫者語速很快，或者您根本不聽。錯誤的反應是猜測並傳遞不完整的訊息；正確的做法是向來電者和同事清楚地說明你做了什麼和沒有得到什麼。

對於呼叫者來說，要求他們放慢速度是完全可以接受的，也是任何線路不好的人所期望的。與你的同事一起，明確地標記你的不確定性可以讓他們決定是否回電並檢查。