出錯的語法
日語有成對的動詞，其中一個動詞充當代理人，而另一個則不充當代理人。 Kowasu 是打破某物； kowareru 是指破壞某物。 Akaru 是打開某物； aku 是打開的東西。當您報告錯誤時，該對中的不及物成員幾乎總是正確的選擇，因為它描述了狀態而不暗示是誰造成的。
te iru 形式將這些轉換為當前狀態的報告。 Kowarete imasu 意味著它現在處於破碎狀態，這就是你想要傳達的事情。 Kowaremashita，它打破了，是關於事件的，並提出了何時以及如何的問題，這通常不是你希望談話首先進行的地方。
| 傳遞，有人做到了 | 不及物，它發生了 | 報告表 |
|---|---|---|
| 壊す kowasu，打破 | 壊れる kowareru，打破 | 壊れています kowarete imasu |
| 開ける akeru，打開 | 開く aku, 打開 | 開きません akimasen |
| 止める tomeru，停 | 止まる tomaru，停止 | 止まっています tomatte imasu |
| つける tsukeru，打開 | つく tsuku 來吧 | つきません 月馬線 |
| 污す yogosu, 骯髒 | 污れる yogoreru, 弄髒 | 污れています yogorete imasu |
| 落とす otosu，掉落 | 落ちる ochiru，墜落 | 落ちています ochite imasu |
如果你真的破壞了它，請用及物動詞和道歉來表達。誠實地對待損害是值得的，尤其是對房東來說，而隱藏它的成本要高得多。
三行報告
一份有用的報告按固定順序由三部分組成：事實、效果和要求。事實就是哪裡出了問題。效果才是它重要的原因，它將一則訊息變成需要採取行動的東西。請求是你想要完成的事情，也是學習者最常忽略的內容。
如果沒有提出請求，對方就必須猜測您是想要維修、更換、退款還是只是記錄問題。命名它並不咄咄逼人；這就是讓他們在一次而不是三次交流中為您提供幫助的原因。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| エアコンが動かないんです。 | Eakon ga ugokanai n desu. | 空調不工作。 |
| 部屋がとても暑くて、夜眠れません。 | Heya ga totemo atsukute, yoru nemuremasen. | 房間很熱，晚上我睡不著。 |
| 見に来ていただくことは可能でしょうか。 | Mi ni kite itadaku koto wa kanō deshō ka. | 可否有人過來看看？ |
| 注文したものと違うものが届きました。 | Chūmon shita mono to chigau mono ga todokimashita. | 與我訂購的不同的東西到了。 |
| 急いでいるので、今日中に交換できますか。 | Isoide iru node, kyō-jū ni kōkan dekimasu ka. | 我很著急，今天可以換嗎？ |
形容實際損壞的東西的詞彙
您將報告的問題是可預測的，詞彙也是可預測的。水、暖氣、鎖、電器、送貨和訂單佔其中大部分。成對學習名詞及其典型的失敗動詞比單獨學習其中任何一個更有用。
| 問題 | 日本人 | 您需要它的地方 |
|---|---|---|
| 它壞了 | 壊れています kowarete imasu | 任何事物 |
| 它不會打開 | 電源が入りません dengen ga hairimasen | 電器、設備 |
| 水漏了 | 水漏れしています mizumore shite imasu | 公寓、飯店 |
| 被封鎖了 | 詔まっています tsumatte imasu | 水槽、馬桶、排水管 |
| 沒有熱水 | お湯が出ません oyu ga demasen | 公寓、飯店 |
| 鑰匙不會轉動 | 鍵が回りません kagi ga mawarimasen | 門、置物櫃、自行車 |
| 還沒到 | まだ屆いていません mada todoite imasen | 交貨 |
| 這是錯誤的項目 | 違うものが入っていました chigau mono ga haitte imashita | 購物、送貨 |
| 有奇怪的聲音 | 変な音がします hen na oto ga shimasu | 電器、管道 |
| 有一股奇怪的氣味 | 変なにおいがします hen na nioi ga shimasu | 公寓、瓦斯 |
Hen na oto ga shimasu 和 hen na nioi ga shimasu 使用 suru 而不是 aru。噪音和氣味被視為發生的事情，而不是存在的事情。
向房東或大樓經理報告
這是風險最高的版本，因為修復需要花錢，責任問題也很現實。有兩個習慣可以讓事情順利進行：儘早報告，描述而不是診斷。一位租客稱鍋爐壞了，已提出索賠；一位聲稱從昨天早上開始就沒有熱水的租客說出了事實。
提及它何時開始以及是否是間歇性的。這兩個細節決定了需要什麼樣的訪問，而自願提供這兩個細節可以節省整個交流的時間。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| お世話になっております。三〇一号室の山田です。 | Osewa ni natte orimasu. Sanmaruichi gōshitsu no Yamada desu. | 你好，我是 301 號房的山田。 |
| 昨日の朝からお湯が出なくなりました。 | Kinō no asa kara oyu ga denaku narimashita. | 從昨天早上開始就沒有熱水了。 |
| 時々出るのですが、すぐ止まってしまいます。 | Tokidoki deru no desu ga, sugu tomatte shimaimasu. | 有時會出現，但會立即停止。 |
| こちらで何かした覚えはありません。 | Kochira de nani ka shita oboe wa arimasen. | 我不知道自己對它做了什麼。 |
| 修理をお願いできますでしょうか。 | Shūri o onegai dekimasu deshō ka. | 我可以要求維修嗎？ |
| いつごろ来ていただけますか。 | Itsu goro kite itadakemasu ka. | 大概什麼時候可以有人來？ |
商店、餐廳和送貨
在商店裡，交換的時間很短，工作人員也遵循一定的程序，所以你能做的最有幫助的事情就是快速具體說明：你買了什麼，有什麼問題，以及你想要什麼。帶上收據，因為幾乎所有補救措施都依賴它。
在餐廳裡，糾正訂單是例行公事，不需要嚴重的道歉。 Sumimasen, kore chūmon shite inai n desu ga 是完整的句子。對於錯誤的收費，這個詞是 kaikei ga chigau，帳單不正確。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| すみません、これ、注文していないんですが。 | Sumimasen, kore, chūmon shite inai n desu ga. | 對不起，我沒有訂購這個。 |
| 先週こちらで買ったのですが、動かないんです。 | Senshū kochira de katta no desu ga, ugokanai n desu. | 我上週在這裡買了這個，但不起作用。 |
| レシートはこちらです。 | Reshiito wa kochira desu. | 這是收據。 |
| 交換していただけますか。 | Kōkan shite itadakemasu ka. | 可以換一下嗎？ |
| 返品はできますか。 | Henpin wa dekimasu ka. | 我可以退貨嗎？ |
| 会計が違うようなのですが。 | Kaikei ga chigau yō na no desu ga. | 該法案似乎不正確。 |
| まだ届いていないのですが、確認できますか。 | Mada todoite inai no desu ga, kakunin dekimasu ka. | 它還沒有到達。你能檢查一下嗎？ |
提出工作上的問題
在工作中，同樣採用三行結構，但增加了一項：提出下一步建議。在沒有建議的情況下報告的問題會將整個決定權交給您的經理，而日本工作場所慣例將早期報告加上建議視為有效版本。
避免點名罪魁禍首。描述工作的狀態而不是誰造成的，就像不及物動詞描述故障而不是代理人一樣。如果責任真的很重要，那麼無需你介紹它就會浮現出來。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ご報告があります。少し問題が起きています。 | Gohōkoku ga arimasu. Sukoshi mondai ga okite imasu. | 我有事要報告。問題出現了。 |
| データが一部反映されていないようです。 | Dēta ga ichibu han'ei sarete inai yō desu. | 似乎有些數據沒有被反映出來。 |
| このままだと、納期に影響が出そうです。 | Kono mama da to, nōki ni eikyō ga desō desu. | 如果一直這樣下去，看起來很可能會影響最後期限。 |
| 原因を調べてから、改めてご相談させてください。 | Gen'in o shirabete kara, aratamete gosōdan sasete kudasai. | 我查一下原因再向您諮詢。 |
| 対応方針を二つ考えました。 | Taiō hōshin o futatsu kangaemashita. | 我想到了兩種方法。 |
看起來和看起來，「Yō desu」和「sō desu」是防止報告誇大其詞的因素。使用它們直到確認原因為止。
當第一份報告毫無進展時
有時什麼事也沒有發生。日語中的升級是透過提高形式而不是提高音量來完成的：更正式的登記冊、書面記錄以及與負責人交談的請求。在幾乎所有日本服務環境中，提高聲音都會達到與您想要的相反的效果。
參考之前的接觸是關鍵之舉。說出你打電話的時間、與誰交談以及承諾的內容，會將重複的投訴轉化為後續的跟進，這樣就更難不予答覆。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 先週も同じ件でご連絡したのですが。 | Senshū mo onaji ken de gorenraku shita no desu ga. | 上週我也曾就同樣的事情聯絡過你。 |
| その後、いかがでしょうか。 | Sono go, ikaga deshō ka. | 從那以後情況怎麼樣？ |
| ご担当の方とお話しできますか。 | Gotantō no kata to ohanashi dekimasu ka. | 我可以和負責人通話嗎？ |
| 恐れ入りますが、書面でいただけますか。 | Osoreirimasu ga, shomen de itadakemasu ka. | 抱歉，我可以寫下來嗎？ |
| いつまでに対応いただけるか、教えていただけますか。 | Itsu made ni taiō itadakeru ka, oshiete itadakemasu ka. | 你能告訴我什麼時候可以處理這個問題嗎？ |