為什麼「是」的答案是昂貴的
學習者出於可以理解的原因接受他們不能做的工作：缺少拒絕詞彙，等級制度讓人感覺不寬容，而且「是」的聲音更容易發出。成本來得很晚，而且是在錯過最後期限的情況下到來的，這在日本的工作場所是一個比下降更大的問題。
管理此問題的做法與 hōkoku 和 sōdan 背後的慣例相同：早期的壞消息被視為保護團隊。週一提出的容量問題可以重新分配。週五發現的同樣問題是涉及其他人的失敗。因此，提早拒絕並不是合作的對立面。它是它的一種形式。
三部分下降
可行的拒絕由三個部分組成，並且必須按順序進行。確認該請求，表明您認真對待它。指出約束條件，這是事實而不是偏好。提供一個替代方案，這可以保持對話的協作性。
跳過第三部分會讓下降感覺像一堵牆。如果有替代方案，您並沒有拒絕提供幫助；您提出了不同的幫助。這種差異是大部分社會工作的特徵。
| 部分 | 工作 | 措詞 |
|---|---|---|
| 1. 確認 | 表明你認真對待它 | ご相談ありがとうございます |
| 2. 約束 | 陳述事實，而不是感覺 | 今、AとBを抱えておりまして |
| 3.替代方案 | 保持協作 | 來週でしたら対応できます |
| 4. 把手收回來 | 讓他們決定 | いかがいたしましょうか |
Ikaga itashimashō ka，你想讓我做什麼，才是最安全的結局。它不會明確拒絕任何事情，並將決定權交給擁有它的人。
拒絕任務
該措辭避免了“不”和“不能”等詞。它指出了一種情況，這種情況更難以爭論，但並不被解讀為不願意。 Muzukashii jōkyō desu，這是一種困難的情況，是常用短語，經常出現在日本辦公室中。
在可以的情況下，量化。由兩個截止日期支持的拒絕是一個調度聲明；同樣的拒絕，沒有他們是對你自己的工作量的看法，這會引發你不想要的討論。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| ご相談ありがとうございます。 | Gosōdan arigatō gozaimasu. | 感謝您向我諮詢此事。 |
| 今、少し難しい状況でして。 | Ima, sukoshi muzukashii jōkyō deshite. | 現在的處境有些困難。 |
| 今週は二件抱えていて、金曜が締め切りです。 | Konshū wa ni-ken kakaete ite, kin-yō ga shimekiri desu. | 我本週持有兩件物品，兩者皆於週五到期。 |
| 来週でしたら対応できます。 | Raishū deshitara taiō dekimasu. | 如果是下週，我就能應付了。 |
| 一部だけでしたらお手伝いできます。 | Ichibu dake deshitara otetsudai dekimasu. | 我可以幫忙做一部分。 |
| いかがいたしましょうか。 | Ikaga itashimashō ka. | 您想如何繼續？ |
延後最後期限
如果對話儘早進行並提出建議，那麼截止日期比表面上看起來更有商量餘地。有效的舉措是在原定日期提供部分交付，因為它將延遲轉化為修改後的計劃。
指定一個具體的新日期至關重要。在沒有約會的情況下要求更多時間會讓對方感到不確定，而不確定性正是他們試圖透過設定最後期限來消除的。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 納期について、ご相談させてください。 | Nōki ni tsuite, gosōdan sasete kudasai. | 讓我向您諮詢一下截止日期。 |
| 三日ほど延ばしていただくことは可能でしょうか。 | Mikka hodo nobashite itadaku koto wa kanō deshō ka. | 可以延長三天左右嗎？ |
| 金曜には前半だけお出しできます。 | Kin-yō ni wa zenhan dake odashi dekimasu. | 我可以在周五之前交付上半部分。 |
| 品質を優先するなら、来週水曜が現実的です。 | Hinshitsu o yūsen suru nara, raishū suiyō ga genjitsuteki desu. | 如果品質第一，下週三是現實的。 |
| 早めにお伝えしておきます。 | Hayame ni otsutae shite okimasu. | 我很早就讓你知道了。 |
當你已經滿員時
最專業的拒絕版本根本不是拒絕：這是優先問題。如果你已經滿了並且確實需要新工作，那麼關於什麼單據的決定權屬於你的經理，並要求他們製作它既正確又安全。
這種重構特別有用，因為它是無可爭議的。你還沒說不。你說過，兩件事不能同時為第一，這是一個關於時間的事實，而不是關於你的意願的事實。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 優先順位を確認させてください。 | Yūsen jun'i o kakunin sasete kudasai. | 讓我檢查一下優先順序。 |
| どちらを先に進めましょうか。 | Dochira o saki ni susumemashō ka. | 我應該先推進哪一個？ |
| 新しい件を優先すると、こちらが遅れます。 | Atarashii ken o yūsen suru to, kochira ga okuremasu. | 如果我優先考慮新的事情，這件事就會被推遲。 |
| どちらを後に回しましょうか。 | Dochira o ato ni mawashimashō ka. | 我該推回哪一個？ |
| ほかの方にお願いすることは可能でしょうか。 | Hoka no kata ni onegai suru koto wa kanō deshō ka. | 可以問別人嗎？ |
詢問別人能否接受這並不是推卸責任。在共享負載的團隊中，這是一個常見的下一個問題，通常會受到歡迎。
拒絕同事的邀請
社交邀請遵循與工作請求不同的慣例。拒絕的情況比較模糊，預期原因不會詳細，重要的是維持關係完整的前瞻性路線。
您不需要參加所有事情。偶爾拒絕參加是完全正常的，下次有明確的熱情拒絕比不情願地參加要好得多。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| せっかくのお誘いなんですが、その日はちょっと… | Sekkaku no osasoi na n desu ga, sono hi wa chotto... | 謝謝你的邀請，但那天有點… |
| あいにく先約がありまして。 | Ainiku sen'yaku ga arimashite. | 不幸的是我之前有約。 |
| ぜひ次回はご一緒させてください。 | Zehi jikai wa goissho sasete kudasai. | 下次請讓我參加。 |
| 今日は失礼しますが、楽しんでください。 | Kyō wa shitsurei shimasu ga, tanoshinde kudasai. | 今天我會原諒自己，但祝你們玩得開心。 |
| また誘ってください。 | Mata sasotte kudasai. | 請再次邀請我。 |
當答案確實是否定的時候
有時，沒有其他選擇可以提供，而且請求確實超出了您可以或應該做的範圍。這裡的措詞變得更加正式，而不是更有力，原因也變得更加重要，因為你要求對方接受一個嚴格的界線。
清楚地陳述一次，不要將其軟化為含糊不清。如此間接的拒絕以至於聽者錯過了它比明確的拒絕更糟糕，因為它會產生與「是」相同的失敗。
| 日本人 | 羅馬字 | 意義 |
|---|---|---|
| 申し訳ございませんが、こちらはお引き受けできかねます。 | Mōshiwake gozaimasen ga, kochira wa ohikiuke dekikanemasu. | 非常抱歉，但我無法承擔這件事。 |
| 私の権限では判断できかねます。 | Watashi no kengen de wa handan dekikanemasu. | 這超出了我的決定權。 |
| 規定上、対応が難しい状況です。 | Kitei-jō, taiō ga muzukashii jōkyō desu. | 按照規定，我們很難適應。 |
| 担当の者におつなぎします。 | Tantō no mono ni otsunagi shimasu. | 我會將您與負責人聯絡。 |
| ご期待に添えず、申し訳ありません。 | Gokitai ni soezu, mōshiwake arimasen. | 很抱歉無法滿足您的期望。 |
Dekikanemasu 是標準的正式拒絕，儘管其形式間接，但對於日本聽眾來說卻是明確的。這是當答案不能被誤讀時使用的短語。