Thông thường chỉ hiểu một phần là đủ
Điều đầu tiên đáng nói là việc theo dõi một cuộc họp một cách trọn vẹn không phải là tiêu chuẩn bạn cần. Những gì bạn cần là những quyết định, những hành động, ai sở hữu chúng và khi nào. Mọi thứ khác đều là bối cảnh, và thiếu nó sẽ tốn rất ít chi phí.
Việc sắp xếp lại này rất quan trọng vì việc cố gắng làm theo mọi thứ sẽ khiến người học kiệt sức và bỏ lỡ những phần quan trọng. Sự chú ý dành cho việc giải mã một sự lạc đề là sự chú ý không có sẵn khi thời hạn được đặt tên.
Đặt mục tiêu rõ ràng trước cuộc họp: nắm bắt các quyết định và bất cứ điều gì gửi đến bạn. Điều đó có thể đạt được ở mức độ thấp hơn nhiều so với mức độ hiểu biết đầy đủ.
Sự chuẩn bị không chỉ là kỹ năng
Trong ngắn hạn, sự chuẩn bị sẽ nâng cao khả năng hiểu biết của bạn về một cuộc họp cụ thể hơn nhiều so với việc học thông thường hàng tháng trời. Biết chương trình nghị sự, từ vựng và các vị trí có thể xảy ra có nghĩa là hầu hết những gì được nói đều có thể đoán trước được và khả năng đoán trước là điều khiến lời nói nhanh có thể được theo dõi.
Tất cả sự chuẩn bị dưới đây đều bao gồm những yêu cầu bình thường mà đồng nghiệp mong đợi. Không ai trong số đó đánh dấu bạn là người đang gặp khó khăn.
- Yêu cầu trước chương trình làm việc và tra cứu từ vựng trên đó.
- Yêu cầu trước bất kỳ tài liệu hoặc slide nào và đọc chúng.
- Tìm hiểu tên và vai trò của những người sẽ phát biểu.
- Lưu ý hai hoặc ba câu hỏi bạn có thể được hỏi và chuẩn bị câu trả lời.
- Sau đó hãy hỏi một đồng nghiệp để xác nhận những gì đã được quyết định.
Nghe để làm gì
Các cuộc họp có những cụm từ tín hiệu đánh dấu những khoảnh khắc quan trọng và những cụm từ đó đáng để học hỏi để kích hoạt việc lắng nghe. Khi một cái xuất hiện, đó là câu bắt được.
Thời hạn và nhiệm vụ là những mục tiêu có giá trị cao nhất, bởi vì đó là những phần gây ra hậu quả cho bạn.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで進めましょう。 | Sore de wa, kō iu koto de susumemashō. | Vậy thì chúng ta hãy tiến hành trên cơ sở đó. |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Ai sẽ chịu trách nhiệm? |
| 期限は来週の金曜日です。 | Kigen wa raishū no kin'yōbi desu. | Hạn chót là thứ Sáu tới. |
| こちらでお願いできますか。 | Kochira de onegai dekimasu ka. | Bạn có thể xử lý việc này được không? |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Đến cuộc gặp tiếp theo, |
| 何か質問はありますか。 | Nanika shitsumon wa arimasu ka. | Có câu hỏi nào không? |
Từ thứ tư thường có nghĩa là bạn. Bất cứ điều gì được diễn đạt như một yêu cầu, hướng tới một người, đều là một nhiệm vụ và cần được xác nhận ngay lập tức.
Xác nhận mà không trật bánh
Một hoặc hai xác nhận ngắn gọn trong cuộc họp là bình thường và được hoan nghênh; một bài bình luận đang chạy về các yêu cầu làm rõ thì không. Kỹ năng là chọn những khoảnh khắc đáng để gián đoạn.
Bất cứ điều gì được giao cho bạn đều đáng được xác nhận ngay tại chỗ. Mọi thứ khác có thể đợi tin nhắn sau.
| tiếng Nhật | Romaji | Nghĩa |
|---|---|---|
| すみません、確認させてください。 | Sumimasen, kakunin sasete kudasai. | Xin lỗi, hãy để tôi xác nhận. |
| 私が担当ということでよろしいですか。 | Watashi ga tantō to iu koto de yoroshii desu ka. | Tôi có phải là người chịu trách nhiệm cho việc này không? |
| 期限をもう一度お願いします。 | Kigen o mō ichido onegai shimasu. | Xin vui lòng cho hạn chót một lần nữa. |
| あとでメールで確認させていただきます。 | Ato de mēru de kakunin sasete itadakimasu. | Tôi sẽ xác nhận qua email sau. |
| 議事録をいただけますか。 | Gijiroku o itadakemasu ka. | Tôi có thể xin vài phút được không? |
| すみません、聞き取れませんでした。 | Sumimasen, kikitoremasen deshita. | Xin lỗi, tôi đã không nắm bắt được điều đó. |
Văn bản theo dõi
Kỹ thuật đáng tin cậy nhất đối với người học là chuyển vấn đề đọc hiểu sang viết. Đọc dễ dàng hơn nhiều so với nghe dưới áp lực thời gian và một bản xác nhận bằng văn bản sẽ mang lại cho cả hai bên một bản ghi.
Gửi một bản tóm tắt ngắn gọn về hiểu biết của bạn sau cuộc họp là một cách làm tốt trong bất kỳ ngôn ngữ nào và đặc biệt có giá trị đối với người học vì nó làm lộ ra những hiểu lầm trong khi việc sửa chữa chúng vẫn không tốn kém.
- Gửi một tin nhắn ngắn trong cùng ngày liệt kê những gì bạn hiểu.
- Bao gồm các hành động được giao cho bạn và thời hạn của chúng.
- Hãy hỏi một câu hỏi cụ thể thay vì nói rằng bạn không theo dõi.
- Yêu cầu biên bản nếu chúng tồn tại; nhiều cuộc họp tạo ra chúng.
- Hãy ghi lại các quyết định của riêng bạn để cuộc họp tiếp theo có bối cảnh.
Xây dựng sổ đăng ký những nhu cầu này
Các cuộc họp diễn ra trong sổ đăng ký kinh doanh mà hầu hết người học hiểu rõ hơn những gì họ đưa ra, đây chính là vấn đề vào đúng thời điểm bạn cần xác nhận điều gì đó một cách nhanh chóng. Viết lời giải thích một cách lịch sự khi đang bị áp lực là điều khó khăn và đó là lý do tại sao người học giữ im lặng để rồi sau đó phát hiện ra sự hiểu lầm.
Việc đặt những câu cụ thể đó một cách tự động sẽ giải quyết nó và chỉ có khoảng sáu câu trong số đó. Luyện tập chúng với AI Sensei trong lớp học 3D sống động của Unihongo, trong một cuộc họp nhập vai, có nghĩa là chúng sẽ đến mà không cần bố cục khi bạn cần.
Việc nghe trong sổ đăng ký này cũng được cải thiện khi sản xuất, như ở mọi nơi khác. Việc tự mình tạo ra các biểu mẫu khiêm tốn và kính trọng sẽ khiến chúng được phân tích cú pháp nhanh hơn đáng kể khi người khác sử dụng chúng với tốc độ nhanh.
Hãy đặt mục tiêu rời khỏi mỗi cuộc họp và biết rõ bạn nợ gì và khi nào. Đó là thanh chức năng và có thể truy cập được trước khi hiểu đầy đủ.