สี่ประโยคเปิดที่เริ่มรายงานทุกครั้ง
การสนทนาส่วนใหญ่กับผู้จัดการเกี่ยวกับงานเริ่มต้นด้วยบรรทัดใดบรรทัดหนึ่ง คุณประกาศรายงาน ขอคำปรึกษา แบ่งปันการอัปเดต หรือข้ามไปที่ผลลัพธ์โดยตรง แต่ละคนมีคำนำหน้า go- หรือ o- noun เนื่องจากรายงานหรือการให้คำปรึกษาส่งตรงถึงผู้จัดการของคุณ
Ketsuron kara mōshimasu to ใช้ mōsu ซึ่งเป็นกริยาถ่อมตัวเพื่อพูด นี่เป็นวิธีที่ชัดเจนที่สุดในการส่งสัญญาณว่าคุณกำลังเริ่มต้นด้วยผลกำไร ซึ่งผู้จัดการชาวญี่ปุ่นจำนวนมากขออย่างชัดเจน
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | มีเรื่องจะรายงานค่ะ/ครับ |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | ขอปรึกษาเรื่องหนึ่งได้ไหมคะ/ครับ? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | ขอแจ้งความคืบหน้าค่ะ/ครับ |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | ขอเริ่มด้วยข้อสรุปค่ะ/ครับ |
การรายงานในสามระดับภาษา
รายงานเดียวกันนี้ฟังดูแตกต่างสำหรับเพื่อนร่วมทีม ผู้จัดการของคุณ และผู้บริหารระดับสูง สำหรับเพื่อนร่วมทีม สุภาพหรือไม่เป็นทางการเป็นเรื่องปกติ สำหรับผู้จัดการโดยตรงของคุณ คนส่วนใหญ่ใช้ภาษาญี่ปุ่นที่สุภาพและมีรูปแบบที่ถ่อมตัวในการกระทำของตนเอง เมื่อมีผู้จัดการเพิ่มขึ้น 2 ระดับหรือในสภาพแวดล้อมที่เป็นทางการ แบบฟอร์มที่ต่ำต้อยจะสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | เรื่องนั้นเสร็จแล้ว (ไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมทีม) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | วัสดุก็เสร็จแล้ว (สุภาพ) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | ฉันกำลังรายงานว่าเอกสารที่คุณขอเสร็จสิ้นแล้ว (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | ฉันขอคำแนะนำจากคุณได้ไหม? (กันเอง) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | ฉันขอคำแนะนำจากคุณได้ไหม? (สุภาพ) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | ฉันขอปรึกษาคุณสั้นๆได้ไหม? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | มันจะช้าไปหน่อย (กันเอง) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | ดูเหมือนว่าจะช้าไปสักหน่อย (สุภาพ) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | ฉันขอโทษจริงๆ การจัดส่งคาดว่าจะล่าช้า (keigo) |
ข้อสรุปก่อน แล้วเหตุผล แล้วขั้นต่อไป
ผู้เรียนหลายคนเริ่มรายงานโดยมีพื้นฐานเหมือนอย่างที่เคยทำในเรื่องราว ผู้จัดการชาวญี่ปุ่นก็เหมือนกับผู้จัดการทุกที่ มักจะต้องการผลลัพธ์ก่อน รูปแบบที่เชื่อถือได้คือ หัวข้อ ข้อสรุป เหตุผล ขั้นตอนถัดไป หากรายงานจำเป็นต้องมีการตัดสินใจ ให้เพิ่มขั้นตอน sōdan ในตอนท้าย: สิ่งที่คุณต้องการจากผู้จัดการของคุณ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | ฉันมีรายงานเกี่ยวกับ Aoyama เรื่องไฟฟ้า |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | สรุปคือสามารถจัดส่งวันศุกร์ได้ตามแผนที่วางไว้ครับ |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | มีสองเหตุผล |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | ต่อไปเราวางแผนที่จะทำการตรวจสอบขั้นสุดท้ายในวันพฤหัสบดี |
Hōkoku และ renraku: ความคืบหน้าและข้อมูล
Hōkoku กำลังรายงานงานของคุณเอง: ความคืบหน้า ผลลัพธ์ ปัญหา Renraku กำลังถ่ายทอดข้อเท็จจริงที่ผู้อื่นต้องการ เช่น ข้อความของลูกค้าหรือการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ ใน renraku คุณมักจะถ่ายทอดสิ่งที่คนอื่นพูด และตอนจบ to no koto desu ฉันได้ยินมาว่าให้ทำเครื่องหมายว่าเป็นข้อมูลของพวกเขา ไม่ใช่ความคิดเห็นของคุณ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | รายงานความคืบหน้า: เสร็จไปแล้วประมาณเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | ลูกค้าตอบว่า; พวกเขาบอกว่าวันจันทร์หน้าเป็นไปได้ |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | เพียงเพื่อให้คุณรู้ว่า |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | ฉันจะออกจากออฟฟิศตั้งแต่บ่ายวันพรุ่งนี้ |
Sōdan: ปรึกษาก่อนตัดสินใจ
การให้คำปรึกษาไม่ได้ส่งปัญหาให้กับผู้จัดการของคุณ จะดีที่สุดเมื่อคุณนำเสนอสถานการณ์ สองสามตัวเลือกและความชอบของคุณเอง จากนั้นขอความเห็นจากพวกเขา การถาม dochira ga yoroshii deshō ka อย่างไหนจะดีกว่า เป็นการเชิญชวนให้ตัดสินใจโดยไม่ทำให้ผู้จัดการของคุณต้องคิดทั้งหมด
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | ฉันต้องการคำแนะนำจากคุณ ฉันขอเวลาสักสิบนาทีได้ไหม? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | ฉันขาดระหว่างสองตัวเลือก |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | โดยส่วนตัวผมคิดว่าตัวเลือกแรกดีกว่า |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | คุณต้องการแบบไหน? |
บทสนทนาตัวอย่าง: การส่งของจะล่าช้า
Lee ทราบว่าการจัดส่งไปที่ Aoyama Electric จะต้องล่าช้าไปสามวัน ลีรายงานเรื่องนี้ในวันเดียวกันก่อนจะแจ้งให้ลูกค้าทราบ และเสนอทางเลือก 2 ทาง ผู้จัดการตอบเป็นภาษาญี่ปุ่นแบบสบายๆ ซึ่งปกติจะลดลง Lee ใช้ภาษาญี่ปุ่นที่สุภาพและมีรูปแบบที่ถ่อมตัวตลอด
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | คุณ : พอมีเวลามั้ย? ฉันมีรายงานเกี่ยวกับ Aoyama การไฟฟ้า |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | ผู้จัดการ: แน่นอน มันคืออะไร? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | คุณ: สรุปคือการจัดส่งอาจจะล่าช้าไปสามวัน |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | ผู้จัดการ: เกิดอะไรขึ้น? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | คุณ: ลูกค้าเปลี่ยนข้อกำหนดเมื่อวานนี้ และการเปลี่ยนแปลงต้องใช้เวลา |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | ผู้จัดการ: คุณเคยบอกพวกเขาหรือยัง? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | คุณ : ยังไม่มี.. ฉันอยากจะปรึกษาคุณก่อน |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | คุณ: มีสองตัวเลือก: เพิ่มหนึ่งคน หรือขอให้ลูกค้าแยกการจัดส่ง |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | คุณ: ฉันคิดว่าการจัดส่งแบบแยกจะดีกว่า |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | ผู้จัดการ: โอเค เรามาแยกกัน ติดต่อพวกเขาวันนี้ |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | คุณ : เข้าใจแล้ว. ฉันจะรายงานกลับเมื่อฉันได้ติดต่อพวกเขาแล้ว |
คำตอบและนิสัยที่ผู้จัดการหลายคนไม่ชอบ
รายงานอาจผิดพลาดในการเปิด คำสั่งซื้อ หรือการตอบกลับ สิ่งเหล่านี้คือนิสัยที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุดในการฝึกอบรมในที่ทำงานของญี่ปุ่น ควบคู่ไปกับทางเลือกอื่นที่ปลอดภัยกว่า สถานที่ทำงานแตกต่างกัน ดังนั้นโปรดดูสิ่งที่เพื่อนร่วมงานของคุณพูดกับผู้จัดการของคุณ
| ญี่ปุ่น | โรมาจิ | ความหมาย |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | เข้าใจแล้ว. (หลายคนพบว่ามันไม่เป็นทางการเกินไป) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | เข้าใจแล้ว. (ปลอดภัยสำหรับผู้จัดการ) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | ขอบคุณสำหรับการทำงานของคุณ (ปกติจะเป็นรุ่นน้อง) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | ขอบคุณสำหรับการทำงานของคุณ (ปลอดภัยขึ้นไป) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | ขออนุญาติรายงานครับ.. (ปรับครั้งเดียวหนักถ้าทำซ้ำ) |
- รอคนมาถาม.. รายงานสั้นๆ ก่อนที่ผู้จัดการของคุณจะถามเป็นส่วนหนึ่งของนิสัย การนิ่งเงียบต่อปัญหามีแนวโน้มที่จะทำให้ผู้จัดการกังวลมากกว่าตัวปัญหาเอง
- เริ่มต้นด้วยพื้นหลังสิบวินาที พูดผลลัพธ์ก่อน เสนอรายละเอียดหากถูกถาม
- นำมาซึ่งข่าวร้ายโดยไม่มีแผน แม้แต่ตัวเลือกคร่าวๆ ตัวเดียวก็แสดงให้เห็นว่าคุณอยู่เหนือมัน
- การรายงานคำพูดของลูกค้าตามมุมมองของคุณเอง เพิ่ม to no koto desu เพื่อทำเครื่องหมายว่าเป็นข้อมูล
เปลี่ยนงานของสัปดาห์นี้เป็นรายงาน
ให้ Mocchi ข้อเท็จจริงดิบของสิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่และถาม: เปลี่ยนสิ่งนี้ให้เป็นรายงานสรุปสำหรับผู้จัดการของฉันเป็นอันดับแรก จากนั้นให้เป็น sōdan พร้อมสองตัวเลือก และอธิบาย keigo Mocchi กำหนดรูปร่างทั้งสองเวอร์ชัน อธิบายว่าทำไมจึงเลือกแบบฟอร์มที่เรียบง่ายแต่ละแบบ และจดจำรายละเอียดโครงการ เพื่อให้คุณสามารถกลับมาอีกครั้งในภายหลังและขอการอัปเดตครั้งต่อไปในบริบทเดียวกัน
สำหรับฝ่ายพูด ขอให้ Ibuki-sensei ใน AI Sensei ทำหน้าที่เป็นผู้จัดการของคุณ แจ้งส่งล่าช้าจากโพสนี้แล้วของจริงของคุณเอง ขอให้ Sensei ขัดจังหวะด้วยคำถาม เช่นเดียวกับผู้จัดการที่มีงานยุ่ง และตรวจสอบรายงานสรุปเซสชันเพื่อหาจุดที่ข้อสรุปของคุณสายเกินไป