Четыре зачина, с которых начинается любой доклад
Большинство разговоров с руководителем о работе начинаются с одной из нескольких строк. Вы объявляете об отчете, просите консультацию, делитесь новостями или сразу переходите к результату. Каждое существительное имеет почетную приставку go- или o-, поскольку отчет или консультация адресованы вашему руководителю.
Ketsuron kara mōshimasu to использует mōsu, скромный глагол, обозначающий «сказать». Это самый простой способ показать, что вы начинаете с чистой прибыли, о чем прямо просят многие японские менеджеры.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Мне нужно вам кое-что доложить. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Можно с вами посоветоваться? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Позвольте сообщить, как продвигаются дела. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Начну с вывода: |
Доклад в трёх уровнях вежливости
Один и тот же отчет звучит по-разному для вашего товарища по команде, вашего менеджера и топ-менеджера. С товарищем по команде вести себя просто вежливо или даже непринужденно – это нормально. С вашим непосредственным руководителем большинство людей используют вежливый японский язык со скромными формами для своих действий. Когда менеджер находится на два уровня выше или в формальной обстановке, скромные формы становятся полнее.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | Дело сделано. (небрежно, товарищу по команде) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Материалы закончены. (вежливый) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | Сообщаю, что материалы, которые вы просили, готовы. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Могу ли я спросить вашего совета? (повседневный) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Могу ли я спросить вашего совета? (вежливый) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Могу ли я проконсультироваться с вами вкратце? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Будет немного поздно. (повседневный) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Похоже, будет немного поздно. (вежливый) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Мне очень жаль; ожидается, что доставка задержится. (keigo) |
Сначала вывод, затем причина, затем следующий шаг
Многие учащиеся начинают отчет с предыстории, как и в рассказе. Японские менеджеры, как и менеджеры в любом другом месте, обычно в первую очередь хотят результата. Надежная форма: тема, вывод, причина, следующий шаг. Если в отчете нужно решение, добавьте в конце шаг sōdan: то, что вам нужно от вашего руководителя.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | У меня есть отчет о Aoyama Электрическом вопросе. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Короче говоря, мы можем доставить в пятницу, как и планировали. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | Есть две причины. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Далее мы планируем провести окончательную проверку в четверг. |
Hōkoku и renraku: ход дел и информация
Hōkoku сообщает о вашей собственной работе: прогресс, результаты, проблемы. Renraku передает факты, которые нужны другим, например, сообщение клиента или изменение расписания. В renraku вы часто передаете то, что сказал кто-то другой, и финал to no koto desu, как мне сказали, помечает это как их информацию, а не как ваше мнение.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Отчет о проделанной работе: сделано около семидесяти процентов. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | Клиент ответил; говорят, что в следующий понедельник возможно. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Просто чтобы вы знали. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Меня не будет в офисе завтра днем. |
Sōdan: советуйтесь, прежде чем решать
Консультация не означает, что у вашего менеджера возникнут проблемы. Лучше всего будет, если вы представите ситуацию, два или три варианта и свои собственные предпочтения, а затем спросите их мнение. Если вы зададите вопрос dochira ga yoroshii deshō ka, что было бы лучше, вам придется принять решение, не заставляя вашего менеджера все обдумывать.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Мне нужен ваш совет; можно мне около десяти минут? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | Я разрываюсь между двумя вариантами. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Лично я считаю, что первый вариант лучше. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Что бы вы предпочли? |
Образец диалога: поставка задерживается
Ли узнал, что доставка в Aoyama Electric задержится на три дня. Ли сообщает об этом в тот же день, прежде чем рассказать клиенту, и предлагает два варианта. Менеджер отвечает на обычном японском языке, что нормально для нисходящих компаний. Ли повсюду использует вежливый японский язык со скромными формами.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Ты: У тебя есть минутка? У меня есть отчет по Aoyama Electric. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Менеджер: Конечно, что это? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Вы: Короче говоря, доставка, вероятно, задержится на три дня. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Менеджер: Что случилось? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Вы: Вчера клиент изменил спецификации, и изменения требуют времени. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Менеджер: Вы им уже сказали? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Ты: Пока нет. Я хотел сначала посоветоваться с тобой. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Вы: Есть два варианта: добавить одного человека или попросить клиента разделить доставку. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Вы: Я думаю, что лучше разделить доставку. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Менеджер: Хорошо, давайте разделим это. Свяжитесь с ними сегодня. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Вы: Понятно. Я отчитаюсь, как только свяжусь с ними. |
Ответы и привычки, которые не нравятся многим руководителям
В отчетах могут быть ошибки в начале, заказе или ответе. Это привычки, которые чаще всего возникают при обучении на рабочем месте в Японии, а также более безопасные альтернативы. Рабочие места разные, поэтому следите за тем, что говорят коллеги вашему руководителю.
| японский | Ромаджи | Значение |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Понятно. (многим это кажется слишком небрежным вверх) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Понял. (безопасно для менеджера) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Спасибо за вашу работу. (обычно для юниоров) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Спасибо за вашу работу. (безопасно вверх) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Разрешите сообщить. (хорошо один раз, тяжело, если повторяется) |
- Жду, когда его спросят. Короткий отчет перед тем, как ваш менеджер спросит, — это часть привычки; молчание по поводу проблемы обычно беспокоит менеджеров больше, чем сама проблема.
- Начиная с десяти секунд фона. Сначала озвучьте результат; предложите подробности, если спросят.
- Принесение плохих новостей без плана. Даже один примерный вариант показывает, что вы на высоте.
- Передача слов клиента как своего собственного мнения. Добавьте to no koto desu, чтобы пометить это как свою информацию.
Превратите работу этой недели в доклад
Приведите Mocchi необработанные факты о том, над чем вы работаете, и спросите: превратите это в отчет с выводами для моего менеджера, затем в sōdan с двумя вариантами и объясните keigo. Mocchi формирует обе версии, объясняет, почему выбрана каждая скромная форма, и запоминает детали проекта, поэтому вы можете вернуться позже и запросить следующее обновление в том же контексте.
Что касается говорящей стороны, попросите Ibuki-sensei в AI Sensei выступить в роли вашего менеджера. Дайте отчет о просроченной доставке из этого поста, а затем настоящий собственный. Попросите Sensei прерывать вас вопросами, как это делают занятые менеджеры, и проверьте отчёт о занятии на предмет мест, где ваш вывод пришел слишком поздно.