তিন ধরনের হিকিটসুগি এবং কখন শুরু হয়
Hikitsugi তিনটি পরিস্থিতি কভার করে যা ভিন্ন মনে করে কিন্তু একই ভাষা ব্যবহার করে। কিউকা, চলে যাওয়ার আগে, আপনি দূরে থাকাকালীন সময়ে যে কাজগুলি শেষ হয়ে যাবে, সাধারণত একজন সহকর্মীর কাছে এবং সাধারণত একটি সংক্ষিপ্ত বার্তায় এবং ব্যক্তিগতভাবে একটি শব্দের কাছে হস্তান্তর করেন। জিঞ্জি ইডোর আগে, কোম্পানির মধ্যে একটি স্থানান্তর, আপনি একটি সম্পূর্ণ ভূমিকা হস্তান্তর করেন, প্রায়শই ঘোষণা এবং সরানোর তারিখের মধ্যে সপ্তাহগুলিতে। তাইশোকু, পদত্যাগের আগে, আপনি সবকিছু হস্তান্তর করুন এবং কোম্পানি আপনার শেষ দিনের আগে এটি সম্পূর্ণ হবে বলে আশা করবে।
টাইমিং হল যেখানে শিক্ষার্থীরা ধরা পড়ে। ছুটির প্রস্তুতির এক বা দুই দিন প্রয়োজন। একটি স্থানান্তর ঘোষণা করা হয় দিন শুরু হয়. একটি পদত্যাগ হস্তান্তর নোটিশ সময়ের মধ্যে চলে, এবং অনেক পরিচালক প্রথম সপ্তাহে একটি হিকিটসুগি কেইকাকু, একটি হস্তান্তর পরিকল্পনার জন্য জিজ্ঞাসা করবেন। কোম্পানির প্রত্যাশা ভিন্ন, তাই জিজ্ঞাসা করুন দলের হিকিটসুগি সাধারণত কেমন দেখায়।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 来週の休暇中の業務について、引き継ぎをお願いしたいのですが。 | Raishū no kyūka-chū no gyōmu ni tsuite, hikitsugi o onegai shitai no desu ga. | আমি আগামী সপ্তাহে আমার ছুটির জন্য কাজ হস্তান্তর করতে চাই। |
| 異動に伴い、担当業務を田中さんに引き継ぎます。 | Idō ni tomonai, tantō gyōmu o Tanaka-san ni hikitsugimasu. | আমার বদলির সাথে সাথে আমি তানাকার কাছে আমার দায়িত্ব হস্তান্তর করব। |
| 退職までに、すべての業務を引き継ぐ予定です。 | Taishoku made ni, subete no gyōmu o hikitsugu yotei desu. | আমি যাওয়ার আগে আমার সমস্ত কাজ হস্তান্তর করার পরিকল্পনা করছি। |
| 引き継ぎの計画を今週中にまとめます。 | Hikitsugi no keikaku o konshū-chū ni matomemasu. | আমি এই সপ্তাহে একটি হস্তান্তর পরিকল্পনা একসাথে করব। |
| 後任はどなたになりますか。 | Kōnin wa donata ni narimasu ka. | আমার উত্তরসূরি কে হবে? |
হিকিটসুগিশো: নথিতে যা যায়
হিকিটসুগিশো হস্তান্তরের মেরুদণ্ড। এটি আপনার উত্তরাধিকারী, আপনার ম্যানেজার এবং কয়েক মাস পরে, যে কেউ একটি প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে তা অন্য কেউ পারে না। এটিকে প্লেইন দেসু এবং মাসু বা অভ্যন্তরীণ নথির বিশেষ্য-ভারী শৈলীতে লিখুন, আপনার দল যেটি ব্যবহার করে, এবং তারিখের পরিবর্তে কাজ অনুসারে এটিকে সংগঠিত করুন। প্রতিটি কাজের জন্য: এটি কিসের জন্য, কতবার এটি ঘটে, এটি কোন অবস্থায় রয়েছে, কারা জড়িত, ফাইলগুলি কোথায় এবং কী ভুল হতে পারে৷
দুটি জিনিস একটি হিকিটসুগিশোকে সত্যিকারের দরকারী করে তোলে। প্রথমটি হল কেইই, ইতিহাস: কেন একটি ক্লায়েন্টকে একটি নির্দিষ্ট উপায়ে পরিচালনা করা হয়, কোন সিদ্ধান্তগুলি নেওয়া হয়েছিল এবং কাদের দ্বারা। দ্বিতীয়টি হল অলিখিত নিয়ম: ক্লায়েন্ট যে ফোন কল অপছন্দ করে, রিপোর্ট যা অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে যেতে হবে। এগুলি কখনই অফিসিয়াল পদ্ধতিতে প্রদর্শিত হয় না এবং এগুলি ঠিক যা একজন উত্তরাধিকারী একা খুঁজে বের করতে পারে না।
| ধারা | পড়া | কি লিখব |
|---|---|---|
| 業務一覧 | gyōmu ichiran | উদ্দেশ্য এবং ফ্রিকোয়েন্সি সহ কাজের তালিকা |
| 進捗状況 | shinchoku jōkyō | প্রতিটি কাজের বর্তমান অবস্থা |
| 担当者・関係者 | tantōsha, kankeisha | দায়িত্বশীল ব্যক্তি ও সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিবর্গ |
| 取引先連絡先 | torihikisaki renrakusaki | ক্লায়েন্ট এবং সরবরাহকারীর যোগাযোগের বিবরণ |
| 期限・スケジュール | kigen, sukejūru | সময়সীমা এবং পুনরাবৃত্ত ক্যালেন্ডার |
| 保管場所 | hokan basho | যেখানে ফাইল, ফর্ম এবং রেকর্ড রাখা হয় |
| 懸案事項 | ken'an jikō | মুলতুবি সমস্যা এবং খোলা সমস্যা |
| 経緯 | keii | ইতিহাস এবং সিদ্ধান্তের পিছনে কারণ |
| 注意点 | chūi-ten | অলিখিত নিয়ম সহ দেখার জন্য পয়েন্ট |
| マニュアル | manyuaru | পদ্ধতি এবং ম্যানুয়াল লিঙ্ক |
পাসওয়ার্ড এবং অ্যাকাউন্টের বিবরণ সাধারণত কোম্পানির নিজস্ব সিস্টেমের মাধ্যমে হস্তান্তর করা হয়, নথিতে লেখা হয় না। IT কে জিজ্ঞাসা করুন কিভাবে আপনার কোম্পানি তাদের পরিচালনা করে।
হস্তান্তরের জন্য বাক্যাংশ
কথ্য ওয়াকথ্রু ডকুমেন্ট অনুসরণ করে। আপনার উত্তরাধিকারীর সাথে বসুন, প্রতিটি কাজের মধ্য দিয়ে যান এবং ডকুমেন্টটি কী করতে পারে না তা বলুন: একজন ক্লায়েন্ট যে টোনটি আশা করে, একটি প্রক্রিয়ার অংশগুলি যা দেখতে তার চেয়ে ধীর। অ্যাক্টের জন্য হিকিটসুগিমাসু, অনুরোধের জন্য ও-নেগাই শিমাসু এবং প্রশ্ন আমন্ত্রণ জানাতে গো-ফুমেই না টেন, অস্পষ্ট পয়েন্ট ব্যবহার করুন। এমনকি একজন ঘনিষ্ঠ সহকর্মীর সাথেও দেশু এবং মাসুতে ওয়াকথ্রু রাখুন; আনুষ্ঠানিকতা ইঙ্গিত দেয় যে এটি একটি আনুষ্ঠানিক দায়িত্ব হস্তান্তর।
আপনি কখন পৌঁছাতে পারবেন এবং কতক্ষণের জন্য এটি বলে শেষ করুন। অনেক কোম্পানিতে স্থানান্তরের পর কয়েক সপ্তাহের জন্য উত্তরাধিকারীর প্রশ্নের উত্তর দেওয়া স্বাভাবিক; পদত্যাগের পরে এটি একটি সৌজন্য, বাধ্যবাধকতা নয় এবং আপনি বিনয়ের সাথে সীমা নির্ধারণ করতে পারেন।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| この案件は、現在見積もりを提出した段階です。 | Kono anken wa, genzai mitsumori o teishutsu shita dankai desu. | এই প্রকল্পটি বর্তমানে প্রাক্কলন জমা দেওয়ার পর্যায়ে রয়েছে। |
| 詳細は引き継ぎ書の三ページ目にまとめてあります。 | Shōsai wa hikitsugisho no sanpēji-me ni matomete arimasu. | হস্তান্তর নথির তিন পৃষ্ঠায় বিশদ বিবরণ সংক্ষিপ্ত করা হয়েছে। |
| この取引先は、メールより電話の方が話が早いです。 | Kono torihikisaki wa, mēru yori denwa no hō ga hanashi ga hayai desu. | এই ক্লায়েন্টের সাথে, একটি ফোন কল ইমেলের চেয়ে দ্রুত কাজ করে। |
| ご不明な点があれば、いつでも聞いてください。 | Go-fumei na ten ga areba, itsu demo kiite kudasai. | কিছু অস্পষ্ট হলে, যে কোনো সময় আমাকে জিজ্ঞাসা করুন. |
| 来月末までは、質問があれば対応できます。 | Raigetsu-matsu made wa, shitsumon ga areba taiō dekimasu. | আগামী মাসের শেষ পর্যন্ত আমি প্রশ্নের উত্তর দিতে পারব। |
| 以上で、私の担当業務の引き継ぎは完了です。 | Ijō de, watashi no tantō gyōmu no hikitsugi wa kanryō desu. | এটি আমার দায়িত্ব হস্তান্তর সম্পূর্ণ করে। |
হস্তান্তর গ্রহণের জন্য বাক্যাংশ
আপনি যখন উত্তরসূরি হন, আপনার কাজটি জিজ্ঞাসা করা। জাপানি সহকর্মীরা প্রায়শই তারা যা গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করে তা হস্তান্তর করে এবং তারা কী লক্ষ্য করা বন্ধ করে দিয়েছে তা ভুলে যায়, তাই আপনি যে প্রশ্নগুলি পান তা আকারে আনেন। প্রথমে অগ্রাধিকার সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন, তারপর ইতিহাস, তারপর মুলতুবি সমস্যা, তারপর মানুষ। আপনি iu koto desu ne এর সাথে যা শুনেছেন তা নিশ্চিত করুন, যাতে এটিই হয়, এবং নথিতে নিজেই উত্তরটি লিখুন, কারণ বিদায়ী ব্যক্তির সময় থাকবে না।
দেখান যে আপনি অতিরিক্ত প্রতিশ্রুতি ছাড়াই কাজটিকে গুরুত্ব সহকারে নিচ্ছেন। হিকিৎসুগসেতে ইতাদাকিমাসু, আমি এটা নিয়ে নেব, এবং শিখকারি হিকিৎসুগিমাসু, আমি এটাকে সঠিকভাবে নিয়ে নেব, স্ট্যান্ডার্ড লাইন, এবং অতিবাহিত সময়ের জন্য শেষে একটি সংক্ষিপ্ত ধন্যবাদ প্রত্যাশিত।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| この中で、一番急ぐのはどれですか。 | Kono naka de, ichiban isogu no wa dore desu ka. | এর মধ্যে সবচেয়ে জরুরি কোনটি? |
| この案件の経緯を教えていただけますか。 | Kono anken no keii o oshiete itadakemasu ka. | আপনি কি আমাকে এই প্রকল্পের ইতিহাস বলতে পারেন? |
| 今、懸案になっている問題はありますか。 | Ima, ken'an ni natte iru mondai wa arimasu ka. | এই মুহুর্তে মুলতুবি কোন সমস্যা আছে? |
| 先方で、特に気をつけるべき方はいらっしゃいますか。 | Senpō de, toku ni ki o tsukeru beki kata wa irasshaimasu ka. | ক্লায়েন্টে কি এমন কেউ আছে যার সাথে আমার বিশেষভাবে সতর্ক হওয়া উচিত? |
| つまり、月末までに請求書を出すということですね。 | Tsumari, getsumatsu made ni seikyūsho o dasu to iu koto desu ne. | তাহলে এর মানে মাস শেষে চালান বেরিয়ে যাবে, তাই না? |
| しっかり引き継ぎます。お時間をいただき、ありがとうございました。 | Shikkari hikitsugimasu. O-jikan o itadaki, arigatō gozaimashita. | আমি এটা ঠিকভাবে নিব. আপনার সময় জন্য আপনাকে ধন্যবাদ. |
ক্লায়েন্টদের উত্তরসূরি পরিচয় করিয়ে দেওয়া
ক্লায়েন্টদের দুটি ধাপে হস্তান্তর করা হয়। প্রথমে আসে kōnin no go-shōkai ইমেল: আপনি পরিবর্তন ঘোষণা করুন, উত্তরাধিকারীর নাম দিন, তাদের অনুলিপি করুন এবং ক্লায়েন্টকে তাদের সমর্থনের জন্য ধন্যবাদ জানান। উত্তরসূরী তারপর একটি সংক্ষিপ্ত স্ব-পরিচয় দিয়ে থ্রেডের উত্তর দেয়। দ্বিতীয় আসে একটি যৌথ পরিদর্শন বা কল, যেখানে আপনি তাদের মুখোমুখি পরিচয় করিয়ে দেন এবং তারা কথা বলার সময় পিছিয়ে যান। আপনার শেষ দিনের পরে, উত্তরাধিকারী তাদের নিজস্ব একটি ফলো-আপ পাঠান।
নীচের সারিগুলি সেই ইমেলের টুকরো এবং উচ্চারিত ভূমিকা। স্বরটি উষ্ণ এবং সামান্য আনুষ্ঠানিক রাখুন এবং আপনি কেন চলে যাচ্ছেন তা ব্যাখ্যা করা এড়িয়ে চলুন; একটি সরল ইশিন নি ইয়োরি, ব্যক্তিগত কারণে, সমস্ত ক্লায়েন্টের প্রয়োজন।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 件名：担当者変更のご挨拶 | Kenmei: Tantōsha henkō no go-aisatsu | বিষয়: পরিচিত ব্যক্তি পরিবর্তনের বিজ্ঞপ্তি |
| この度、四月一日付で担当を離れることになりました。 | Kono tabi, shigatsu tsuitachi-zuke de tantō o hanareru koto ni narimashita. | 1 এপ্রিল থেকে আমি আপনার পরিচিতি থেকে পদত্যাগ করব। |
| 後任は、同じ部署の佐藤が担当いたします。 | Kōnin wa, onaji busho no Satō ga tantō itashimasu. | আমার উত্তরসূরি হবেন একই বিভাগ থেকে সাতো। |
| 在任中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。 | Zainin-chū wa taihen o-sewa ni nari, kokoro yori kansha mōshiagemasu. | এই ভূমিকায় আমার সময় আপনার সব সমর্থনের জন্য আন্তরিকভাবে ধন্যবাদ. |
| 後日、佐藤と共にご挨拶に伺います。 | Gojitsu, Satō to tomo ni go-aisatsu ni ukagaimasu. | সাতো এবং আমি শীঘ্রই আপনাকে ব্যক্তিগতভাবে শুভেচ্ছা জানাতে যাব। |
| 後任の佐藤でございます。今後ともよろしくお願いいたします。 | Kōnin no Satō de gozaimasu. Kongo tomo yoroshiku onegai itashimasu. | আমি সাতো, উত্তরসূরি। আমি আপনার সাথে কাজ করার জন্য উন্মুখ. |
দেওয়ার পক্ষের জন্য একটি হস্তান্তর চেকলিস্ট
নীচের তালিকাটি ঘোষণা থেকে শেষ দিন পর্যন্ত দেওয়ার দিকটি কভার করে। প্রতিটি আইটেম একটি সংক্ষিপ্ত ছুটির জন্য প্রযোজ্য নয়, তবে একটি স্থানান্তর বা পদত্যাগের জন্য, এই সমস্ত কিছুর মাধ্যমে কাজ করা সহকর্মীরা নীরবে আশা করবে৷
- প্রথমে আপনার ম্যানেজারের সাথে উত্তরসূরি এবং হস্তান্তরের সময়সূচীতে সম্মত হন
- স্থিতি এবং ইতিহাস সহ টাস্ক দ্বারা সংগঠিত হিকিটসুগিশো আপডেট করুন বা লিখুন
- পরিপাটি ভাগ করা ফোল্ডার এবং নাম ফাইল যাতে একটি অপরিচিত তাদের খুঁজে পেতে পারেন
- ব্যক্তিগতভাবে নথির মাধ্যমে উত্তরাধিকারীকে হাঁটুন, টাস্ক বাই টাস্ক
- অনুলিপি করা উত্তরাধিকারীর সাথে ক্লায়েন্ট বিজ্ঞপ্তি ইমেল পাঠান
- সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ক্লায়েন্টদের যৌথ পরিদর্শন বা কল করুন
- কোম্পানির অফিসিয়াল প্রক্রিয়ার মাধ্যমে অ্যাকাউন্ট এবং পাসওয়ার্ড হস্তান্তর করুন
- পুনরাবৃত্ত মিটিং, সদস্যতা এবং সিস্টেম ভূমিকা বাতিল বা স্থানান্তর করুন
- আপনি কখন প্রশ্নের উত্তর দেবেন বলুন এবং কতক্ষণের জন্য
- আপনার শেষ দিনে উত্তরাধিকারী, আপনার ম্যানেজার এবং দলকে ধন্যবাদ
একটি সংক্ষিপ্ত ছুটির জন্য, তালিকাটি তিনটি লাইনে ভেঙে যায়: একজন সহকর্মীকে বলুন কী বকেয়া আছে, ফাইলগুলি কোথায় আছে তা লিখুন এবং অফিসের বাইরে একটি বার্তা রাখুন।
এড়ানোর জন্য ভুল
সবচেয়ে সাধারণ ভুল হল একটি হস্তান্তর যা শুধুমাত্র আপনার মাথায় থাকে, শেষ বিকেলে একটি দ্রুত কথোপকথন হিসাবে বিতরণ করা হয়। এটি তাড়াতাড়ি লিখুন এবং কথোপকথনটি নথি অনুসরণ করুন। দ্বিতীয়টি হল ইতিহাস ছাড়াই কাজগুলি তালিকাভুক্ত করা: একজন উত্তরসূরি যিনি জানেন কি করতে হবে কিন্তু কেন পুরানো ভুলের পুনরাবৃত্তি করবেন না। তৃতীয়টি হল ক্লায়েন্টদের ভুলে যাওয়া, যারা একটি বাউন্সড ইমেল থেকে পরিবর্তন সম্পর্কে শেখার কথা মনে রাখবে।
প্রাপ্তির দিক থেকে, ভুল হল ভদ্রতা যা আপনাকে জিজ্ঞাসা করা বন্ধ করে দেয়। একটি ওয়াকথ্রু মাধ্যমে মাথা নেড়ে এবং এক মাস পরে ফাঁক আবিষ্কার কেউ সাহায্য করে না. জিজ্ঞাসা করুন, নিশ্চিত করুন, এটি লিখুন। এবং উভয় পক্ষে, হিকিটসুগিকে ঐচ্ছিক হিসাবে বিবেচনা করবেন না কারণ আপনি কেবল ছুটিতে যাচ্ছেন; কি কারণে পড়ে সে সম্পর্কে একটি দুই-লাইন বার্তা এখনও হস্তান্তর, এবং এটি এড়িয়ে যাওয়া লক্ষ্য করা যায়।
| জাপানিজ | রোমাজি | অর্থ |
|---|---|---|
| 時間がなかったので、口頭で説明します。 | Jikan ga nakatta node, kōtō de setsumei shimasu. | আমার কাছে সময় ছিল না, তাই আমি মৌখিকভাবে ব্যাখ্যা করব। (এড়িয়ে চলুন; এটি লিখুন।) |
| 引き継ぎ書を先にお送りしますので、ご確認の上お時間をください。 | Hikitsugisho o saki ni o-okuri shimasu node, go-kakunin no ue o-jikan o kudasai. | আমি প্রথমে হস্তান্তর নথি পাঠাব, তাই দয়া করে এটি পড়ুন এবং তারপর আমাকে কিছু সময় দিন। |
| 特に問題はありません。 | Toku ni mondai wa arimasen. | কোন বিশেষ সমস্যা নেই. (কদাচিৎ সত্য; মুলতুবি বিষয়গুলি তালিকাভুক্ত করুন।) |
| この件は先方と一度もめたことがあるので、経緯を説明します。 | Kono ken wa senpō to ichido mometa koto ga aru node, keii o setsumei shimasu. | এই নিয়ে একবার ক্লায়েন্টের সাথে বিরোধ হয়েছিল, তাই আমি ইতিহাস ব্যাখ্যা করব। |
| 分かりました。 | Wakarimashita. | বোঝা গেল। (ঠিক আছে, কিন্তু একটি প্রশ্ন সহ এটি অনুসরণ করুন।) |