已写好供传阅
日本求婚的一个决定性事实是，它的旅行无需您的参与。它会在您没有参加的会议上转发、打印、讨论，并由没有页面之外任何背景的人做出决定。
其他一切都由此而来。该文档本身必须回答显而易见的问题，因为没有人在场来回答这些问题，而且文档必须足够短，以便忙碌的读者能够读完。
| 部分 | 日本人 | 答案 |
|---|---|---|
| 背景 | 背景 | 为什么现在 |
| 问题 | 课题 | 怎么了 |
| 提议 | 提案内容 | 你想做什么 |
| 影响 | 预期效果 | 有何改进 |
| 成本 | 费用 | 费用是多少 |
| 日程 | 苏克尤鲁 | 到什么时候 |
| 风险 | 里斯库 | 可能会出现什么问题 |
最后三点是使提案具有可操作性的因素。如果没有成本、进度和风险，读者就无法做出任何决定，只会推迟。
概要线
用一句话开始，说明你的建议。一个不读其他书的读者应该知道所要求的是什么。
先写下这句话也是对你自己思维的一个有用的测试：一个不能用一句话概括的提案通常还没有准备好。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 新システムの導入を提案する。 | Shin shisutemu no dōnyū o teian suru. | 我建议引入新系统。 |
| 業務フローの見直しを提案いたします。 | Gyōmu furō no minaoshi o teian itashimasu. | 我建议修改工作流程。 |
| 以下のとおり提案する。 | Ika no tōri teian suru. | 提案如下。 |
| 本提案の目的は、作業時間の短縮である。 | Hon teian no mokuteki wa, sagyō jikan no tanshuku de aru. | 目的是为了缩短工作时间。 |
| 三つの案を比較検討した。 | Mittsu no an o hikaku kentō shita. | 比较了三种选择。 |
| 結論として、A案を推奨する。 | Ketsuron to shite, ē-an o suishō suru. | 综上，推荐方案A。 |
解决之前的问题
问题部分负责说服性工作。不承认存在问题的读者不会接受该提案，无论该提案有多好，而学习者在这一部分往往写得过于简短。
尽可能量化。用数字表述的问题比用印象表述的问题更难消除。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 現状、月に約二十時間を要している。 | Genjō, tsuki ni yaku nijū jikan o yōshite iru. | 目前每月大约需要二十个小时。 |
| 手作業のため、誤りが生じやすい。 | Tesagyō no tame, ayamari ga shōjiyasui. | 由于是手动操作，很容易出现错误。 |
| 昨年は三件の問題が発生した。 | Sakunen wa sanken no mondai ga hassei shita. | 去年发生了三起事件。 |
| 担当者の負担が大きい。 | Tantōsha no futan ga ōkii. | 责任人的负担很重。 |
| このままでは改善が見込めない。 | Kono mama de wa kaizen ga mikomenai. | 就目前情况而言，预计不会有任何改善。 |
| 対応が急がれる。 | Taiō ga isogareru. | 迫切需要做出回应。 |
前三个是量化的，其余的不是。在问题部分包含数字的提案显然更有说服力。
成本和时间表
没有成本和时间表的提案只是一个想法而不是提案，它将被退回或推迟。这些部分也是诚实付出代价的地方：后来发现的低估比更大的诚实数字造成的损失更大。
如果数字不确定，请将其标记为估计值，而不是将其表示为确定的。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 初期費用は約五十万円である。 | Shoki hiyō wa yaku gojūman-en de aru. | 初始成本约为五十万日元。 |
| 月額の運用費が別途発生する。 | Getsugaku no un'yōhi ga beppo hassei suru. | 每月的运行费用单独产生。 |
| 概算であり、変動の可能性がある。 | Gaisan de ari, hendō no kanōsei ga aru. | 这是估计值，可能会有所不同。 |
| 導入は三か月を見込む。 | Dōnyū wa sankagetsu o mikomu. | 介绍预计需要三个月的时间。 |
| 第一段階は来月開始とする。 | Daiichi dankai wa raigetsu kaishi to suru. | 第一阶段将于下个月开始。 |
| 既存業務への影響は限定的である。 | Kizon gyōmu e no eikyō wa genteiteki de aru. | 对现有工作的影响有限。 |
命名异议
每一个提案都有一个明显的反对意见，无论你是否提及，读者都会想到它。说出它的名字并回答它是一种力量；忽略它看起来要么天真要么回避。
这也是提案赢得信任的地方，因为预见到困难的作者更有可能已经考虑到了其余的部分。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 懸念点として、以下が挙げられる。 | Kenen-ten to shite, ika ga agerareru. | 可以提出以下问题。 |
| 導入時の負担が一時的に増える。 | Dōnyū-ji no futan ga ichijiteki ni fueru. | 引入期间负担暂时增加。 |
| これに対しては、段階導入で対応する。 | Kore ni taishite wa, dankai dōnyū de taiō suru. | 这是通过分阶段引入来解决的。 |
| リスクは限定的であると考える。 | Risuku wa genteiteki de aru to kangaeru. | 风险被认为是有限的。 |
| 代替案も検討したが、費用が上回る。 | Daitai-an mo kentō shita ga, hiyō ga uwamawaru. | 考虑过另一种选择，但成本更高。 |
| ご指摘があれば、修正する。 | Goshiteki ga areba, shūsei suru. | 如果提出疑虑，我们将对其进行修改。 |
提及您考虑过的替代方案以及拒绝它的原因是简短提案中最有力的内容之一。
流通前
对照那些在没有您的情况下也会看到的读者来检查该文档。他们能否仅从页面上得知正在提议的内容、成本、何时发生以及可能出现什么问题？
风格一致性在这里很重要，就像在报告中一样：提案使用简单的书面风格，并且混合礼貌的结尾将文档标记为消息而不是文档。
- 第一行陈述了该提案。
- 问题部分至少包含一个数字。
- 成本分为初始成本和持续成本。
- 包括带有开始日期的时间表。
- 明显的反对意见被指出并得到答复。
- 整体风格一致、朴素。