标准布局
通知遵循紧凑的固定格式。因为它们是扫一眼而不是坐下来阅读的，所以布局比散文更重要：读者应该能够在几秒钟内提取基本信息。
该格式还可以立即告诉读者他们正在查看的文档类型，这就是标题是单个常规单词而不是描述的原因。
| 元素 | 日本人 | 位置 |
|---|---|---|
| 标题 | お知らせ | 以顶部为中心 |
| 日期 | 日付 | 右上 |
| 作者 | 発信者 | 日期下方 |
| 主题行 | 件名 | 身体上方 |
| 身体 | 网页 | 首先是基本信息 |
| 闭幕式 | 以上 | 通知结束 |
结束字符是标记通知结束的约定。省略它会使日本读者认为通知未完成。
什么、何时、为什么之前
正文以基本事实开头：正在发生什么以及何时发生。解释如下。打开带有背景的通知可以让读者立即找到他们需要的信息。
日期和时间通常单独列出，而不是嵌入散文中，因此无需阅读即可找到它们。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| エレベーター点検のお知らせ | Erebētā tenken no oshirase | 电梯检验通知书 |
| 日時：九月十五日（火）九時から十二時 | Nichiji: kugatsu jūgonichi (ka) kuji kara jūniji | 日期和时间，独占一行 |
| 場所：一階エントランス | Basho: ikkai entoransu | 位置，在自己的线上 |
| 対象：全入居者 | Taishō: zen nyūkyosha | 它影响谁 |
| 上記の時間帯はご利用いただけません。 | Jōki no jikantai wa goriyō itadakemasen. | 上述期间不能使用。 |
| ご不便をおかけいたします。 | Gofuben o okake itashimasu. | 对于给您带来的不便，我们深表歉意。 |
非个人登记册
通知不是专门针对任何人的，这会改变登记册。它避免了电子邮件使用的直接地址，而是依赖固定短语和被动或客观的结构。
这对于学习者来说很方便，因为短语是固定的，几乎不需要撰写任何原创内容。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 下記のとおりお知らせいたします。 | Kaki no tōri oshirase itashimasu. | 现将有关情况通知如下。 |
| 実施いたします。 | Jisshi itashimasu. | 它将被执行。 |
| 変更となりました。 | Henkō to narimashita. | 它已被更改。 |
| 中止とさせていただきます。 | Chūshi to sasete itadakimasu. | 它将被取消。 |
| ご了承ください。 | Goryōshō kudasai. | 请注意。 （请求接受） |
| 以上 | ijō | 仅此而已。通知结束。 |
请注意，这些都没有指定读者。这种客观性是寄存器的决定性特征。
要求和禁止
通知经常要求人们做或不做某事，而传统的软化态度使他们无法将其视为命令。最后的合作短语完成了大部分工作。
禁止通常被表述为请求而不是规则，即使它是规则。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| ご協力をお願いいたします。 | Gokyōryoku o onegai itashimasu. | 我们请求您的合作。 |
| ご遠慮ください。 | Goenryo kudasai. | 请不要。 |
| お控えください。 | Ohikae kudasai. | 请不要。 （稍微软一些） |
| 禁止されております。 | Kinshi sarete orimasu. | 这是被禁止的。 |
| 静粛にお願いいたします。 | Seishuku ni onegai itashimasu. | 请保持安静。 |
| 各自でお持ち帰りください。 | Kakuji de omochikaeri kudasai. | 请把自己的物品带回家。 |
常见通知类型
大多数通知都是由少数几种情况引起的，每种情况都有值得借用而不是重新发明的传统措辞。
在同一个板上复制先前通知的措辞是完全可以接受的，也是大多数人所做的。
| 情况 | 标题 | 笔记 |
|---|---|---|
| 一般信息 | お知らせ | 默认 |
| 一个请求 | お愿い | 当询问行为时 |
| 维护 | 工事のお知らせ | 包括日期和访问权限 |
| 消除 | 中止のお知らせ | 简要说明原因 |
| 细节变更 | 変更のお知らせ | 陈述新旧 |
| 道歉 | お异常び | 对于已经造成的问题 |
联系和关闭
通知以谁发出以及如何询问为结尾。省略联系方式是一个常见的错误，它会产生人们无法采取行动的通知。
通常使用部门名称而不是个人名称，这符合非人称的语气。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| お問い合わせは管理室まで。 | Otoiawase wa kanrishitsu made. | 向管理处查询。 |
| ご不明な点は総務部までご連絡ください。 | Fumei na ten wa sōmubu made gorenraku kudasai. | 如有疑问，请联系总务部。 |
| 担当：田中 | Tantō: Tanaka | 负责人：田中 |
| 内線：一二三四 | Naisen: ichi-ni-san-yon | 分机号：1234 |
| 以上 | ijō | 通知结束 |
| 何卒よろしくお願いいたします。 | Nanitozo yoroshiku onegai itashimasu. | 我们请求您的合作。 |
始终包含联系人。没有通知的通知产生的问题多于它所回答的问题，通常是针对最近的人。