先结论
最重要的惯例是结论位于顶部。读者应该从第一行就知道结果，只有在需要详细信息时才阅读其余部分。
这违背了通过论证得出结论的习惯，而这正是许多人被教导写作的方式。在一份日本商业报告中，这种结构看起来是含糊其辞或杂乱无章的。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | 先给出结论。 |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | 综上所述，引进是可行的。 |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | 详细信息如下。 |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | 调查证实没有问题。 |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | 目前还不能做出判断。 |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | 结论如下。 |
标准部分
报告遵循传统的顺序，使用它意味着读者无需被告知就知道在哪里可以找到每件事。
并非每个报告都需要每个部分，但它们出现时的顺序是固定的。
| 部分 | 日本人 | 包含 |
|---|---|---|
| 结论 | 结论 | 结果，首先 |
| 背景 | 背景 | 为何对此进行调查 |
| 方法 | 调查方法 | 做了什么 |
| 发现 | 调查结果 | 仅提供事实 |
| 分析 | 试点 | 解释、标记 |
| 提议 | 提议 | 接下来会发生什么 |
调查结果和分析是分开的部分是有原因的。将它们混合在一起是对新人撰写的报告最常见的批评。
事实与观点分开
日本商业写作期望观察到的内容和作者从中得出的结论之间有清晰的界限。明确标记该行并不是迂腐的做法；这就是报告值得信赖的原因。
标记短语可以发挥作用，一致使用它们表明您理解约定。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | 事实上， |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | 据数据显示， |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | 以上是事实。 |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | 以下是我自己的看法。 |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | 据认为。 （推理） |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | 据推测。 （较弱） |
最后两个是用于分析的标准对冲。他们将一个陈述标记为推论而不是观察，而不削弱它。
写作风格
报告使用平实的书面风格而不是礼貌的对话风格。以 desu 和 masu 结尾的报告读起来像是一条消息，而不是一份文档，这是缺乏经验的作家最明显的标志之一。
句子也比演讲中的句子更短、名词更重，这对学习者来说很方便：简短的陈述句正是这种类型所需要的。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | 确认了一个问题。 （报告样式） |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | 相同的内容、消息风格 |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | 有必要做出回应。 |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | 原因不明。 |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | 还有改进的空间。 |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | 监测将继续进行。 |
数字和证据
预计报告将是具体的。模糊的量词大大削弱了报告的质量，用数字代替它们是改进报告的最快方法。
如果数字不确定，请明确说明，而不是对整个句子进行对冲。
| 日本人 | 罗马字 | 意义 |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | 比上个月增加百分之十五。 |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | 一共有三份报告。 |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | 这是一个估计。 |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | 这些数字是临时的。 |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | 详情如附件所示。 |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | 来源列在最后。 |
在发送之前
两项检查可以发现大多数问题。首先，开场白是否陈述了结论？其次，读者能否辨别哪些陈述是事实，哪些是你的？
第三个是风格一致性：报告以平实的风格开头，然后逐渐转向礼貌的结尾，这是一种常见的失误，对于日本读者来说也是显而易见的。
- 第一行陈述了结论。
- 事实和分析位于单独的部分或明确标记。
- 风格自始至终保持一致，没有夹杂任何客气的结尾。
- 每个数字都有来源或被标记为估计值。
- 它适合一页，除非有原因不能。