Her raporu başlatan dört açılış
Bir yöneticiyle iş hakkında yapılan konuşmaların çoğu birkaç satırla başlar. Bir raporu duyuruyorsunuz, danışmak istiyorsunuz, bir güncellemeyi paylaşıyorsunuz veya doğrudan sonuca atlıyorsunuz. Rapor veya danışma yöneticinize yönelik olduğundan, her birinin ismin üzerinde go- veya o- onursal öneki bulunur.
Ketsuron kara mōshimasu to, demek için mütevazi bir fiil olan mōsu'yu kullanır. Bu, birçok Japon yöneticinin açıkça istediği gibi, sonuçla başladığınızı belirtmenin en temiz yoludur.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| ご報告があります。 | Gohōkoku ga arimasu. | Bildirmem gereken bir şey var. |
| ご相談したいのですが。 | Gosōdan shitai no desu ga. | Size bir konuda danışabilir miyim? |
| 共有させてください。 | Kyōyū sasete kudasai. | Bir güncelleme paylaşayım. |
| 結論から申しますと、 | Ketsuron kara mōshimasu to, | Sonuçla başlarsam, |
Üç düzeyde rapor vermek
Aynı rapor bir takım arkadaşınıza, yöneticinize ve üst düzey bir yöneticiye farklı gelir. Bir takım arkadaşıylayken kibar ve hatta samimi olmak normaldir. Doğrudan yöneticinizle birlikte çoğu kişi, kendi eylemleri için kibar Japoncayı mütevazı formlarla kullanır. İki seviye üstteki bir yöneticiyle veya resmi bir ortamda mütevazı formlar daha dolgun hale gelir.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| あれ、終わったよ。 | Are, owatta yo. | O iş bitti. (samimi, bir takım arkadaşına) |
| 例の資料、完成しました。 | Rei no shiryō, kansei shimashita. | Malzemeler bitti. (kibar) |
| ご依頼の資料が完成いたしましたので、ご報告いたします。 | Goirai no shiryō ga kansei itashimashita node, gohōkoku itashimasu. | İstediğiniz malzemelerin bittiğini bildiriyorum. (keigo) |
| ちょっと相談していい？ | Chotto sōdan shite ii? | Tavsiyenizi sorabilir miyim? (gündelik) |
| 少し相談してもいいですか。 | Sukoshi sōdan shite mo ii desu ka. | Tavsiyenizi isteyebilir miyim? (kibar) |
| 少しご相談してもよろしいでしょうか。 | Sukoshi gosōdan shite mo yoroshii deshō ka. | Size kısaca danışabilir miyim? (keigo) |
| ちょっと遅れそう。 | Chotto okuresō. | Biraz geç olacak. (gündelik) |
| 少し遅れそうです。 | Sukoshi okuresō desu. | Biraz geç olacak gibi görünüyor. (kibar) |
| 申し訳ございません。納期が遅れる見込みです。 | Mōshiwake gozaimasen. Nōki ga okureru mikomi desu. | Çok üzgünüm; Teslimatın geç olması bekleniyor. (keigo) |
Önce sonuç, sonra gerekçe, sonra sonraki adım
Çoğu öğrenci, bir hikayede olduğu gibi, rapora arka planla başlar. Japon yöneticiler, her yerdeki yöneticiler gibi, genellikle önce sonucu isterler. Güvenilir bir şekil: konu, sonuç, sebep, sonraki adımdır. Raporun bir karara ihtiyacı varsa sonuna sōdan adımını ekleyin: yöneticinizden ne istiyorsunuz?
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 青山電機の件でご報告があります。 | Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Aoyama Elektrik meselesiyle ilgili bir raporum var. |
| 結論から申しますと、予定どおり金曜日に納品できます。 | Ketsuron kara mōshimasu to, yotei dōri kin'yōbi ni nōhin dekimasu. | Kısacası planladığımız gibi cuma günü teslimat yapabiliriz. |
| 理由は二つあります。 | Riyū wa futatsu arimasu. | İki sebep var. |
| 今後は、木曜日に最終確認を行う予定です。 | Kongo wa, mokuyōbi ni saishū kakunin o okonau yotei desu. | Daha sonra perşembe günü son bir kontrol yapmayı planlıyoruz. |
Hōkoku ve renraku: ilerleme ve bilgi
Hōkoku kendi çalışmanız hakkında rapor veriyor: ilerleme, sonuçlar, sorunlar. Renraku müşterinin mesajı veya program değişikliği gibi başkalarının ihtiyaç duyduğu gerçekleri aktarıyor. renraku'da sıklıkla başka birinin söylediklerini aktarıyorsunuz ve bana söylendiğine göre son to no koto desu'da bunu sizin fikriniz değil, onların bilgisi olarak işaretliyor.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 進捗をご報告します。現在、七割ほど完成しております。 | Shinchoku o gohōkoku shimasu. Genzai, nanawari hodo kansei shite orimasu. | Bir ilerleme raporu: yaklaşık yüzde yetmişi tamamlandı. |
| 先方から返事がありまして、来週の月曜日なら可能とのことです。 | Senpō kara henji ga arimashite, raishū no getsuyōbi nara kanō to no koto desu. | Müşteri cevap verdi; önümüzdeki pazartesinin mümkün olduğunu söylüyorlar. |
| 念のため、お知らせしておきます。 | Nen no tame, oshirase shite okimasu. | Bil diye söylüyorum. |
| 明日は午後から外出いたします。 | Ashita wa gogo kara gaishutsu itashimasu. | Yarın öğleden sonra ofisten çıkacağım. |
Sōdan: karar vermeden önce danışmak
Danışmanlık yöneticinize sorun yaşatmak anlamına gelmez. Durumu, iki veya üç seçeneği ve kendi tercihinizi ortaya koyup onların görüşlerini sormanız en iyisidir. Hangisinin daha iyi olacağını dochira ga yoroshii deshō ka olarak sormak, yöneticinizin tüm düşünmeyi yapmasına gerek kalmadan bir karara davet eder.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| ご相談したいことがあるのですが、十分ほどお時間をいただけますか。 | Gosōdan shitai koto ga aru no desu ga, juppun hodo ojikan o itadakemasu ka. | Tavsiyenizi isterim; yaklaşık on dakika alabilir miyim? |
| 二つの案で迷っております。 | Futatsu no an de mayotte orimasu. | İki seçenek arasında kaldım. |
| 私としては、一つ目の案がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, hitotsume no an ga yoi to kangaete orimasu. | Şahsen ben ilk seçeneğin daha iyi olduğunu düşünüyorum. |
| どちらがよろしいでしょうか。 | Dochira ga yoroshii deshō ka. | Hangisini tercih edersiniz? |
Örnek diyalog: bir teslimat gecikecek
Lee, Aoyama Electric'e teslimatın üç gün gecikeceğini öğrendi. Lee bunu müşteriye söylemeden önce aynı gün bildirir ve iki seçenek sunar. Yönetici, aşağıya doğru normal olan gündelik Japoncayla cevap veriyor. Lee, baştan sona mütevazı formlarla kibar Japoncayı kullanıyor.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 部長、今少しよろしいでしょうか。青山電機の件でご報告があります。 | Buchō, ima sukoshi yoroshii deshō ka. Aoyama Denki no ken de gohōkoku ga arimasu. | Siz: Bir dakikanız var mı? Aoyama Elektrik hakkında bir raporum var. |
| うん、どうした？ | Un, dō shita? | Yönetici: Tabii, nedir bu? |
| 結論から申しますと、納品が三日遅れる見込みです。 | Ketsuron kara mōshimasu to, nōhin ga mikka okureru mikomi desu. | Siz: Kısacası teslimat muhtemelen üç gün gecikecek. |
| え、何があったの？ | E, nani ga atta no? | Müdür: Ne oldu? |
| 昨日、先方から仕様の変更がありまして、その対応に時間がかかっております。 | Kinō, senpō kara shiyō no henkō ga arimashite, sono taiō ni jikan ga kakatte orimasu. | Siz: Müşteri özellikleri dün değiştirdi ve değişiklikler zaman alıyor. |
| 先方にはもう伝えた？ | Senpō ni wa mō tsutaeta? | Yönetici: Onlara henüz söylemedin mi? |
| まだです。お伝えする前に、部長にご相談したいと思いまして。 | Mada desu. Otsutae suru mae ni, buchō ni gosōdan shitai to omoimashite. | Siz: Henüz değil. Önce sana danışmak istedim. |
| 対応案は二つございます。人を一人増やすか、先方に分割納品をお願いするかです。 | Taiōan wa futatsu gozaimasu. Hito o hitori fuyasu ka, senpō ni bunkatsu nōhin o onegai suru ka desu. | Siz: İki seçeneğiniz var: bir kişi ekleyin veya müşteriden bölünmüş teslimat isteyin. |
| 私としては、分割納品がよいと考えております。 | Watakushi to shite wa, bunkatsu nōhin ga yoi to kangaete orimasu. | Siz: Bence bölünmüş dağıtım daha iyi. |
| わかった。分割納品で行こう。先方には今日中に連絡して。 | Wakatta. Bunkatsu nōhin de ikō. Senpō ni wa kyōjū ni renraku shite. | Müdür: Tamam, paylaşalım. Bugün onlarla iletişime geçin. |
| 承知しました。連絡しましたら、またご報告いたします。 | Shōchi shimashita. Renraku shimashitara, mata gohōkoku itashimasu. | Sen: Anladım. Onlarla iletişime geçtiğimde tekrar rapor vereceğim. |
Birçok yöneticinin hoşlanmadığı yanıtlar ve alışkanlıklar
Raporların açılışında, sıralamasında veya yanıtında yanlışlar olabilir. Bunlar, Japon işyeri eğitimlerinde daha güvenli alternatiflerle birlikte en sık ortaya çıkan alışkanlıklardır. İşyerleri farklıdır; bu nedenle iş arkadaşlarınızın yöneticinize ne söylediğini izleyin.
| Japonca | Romaji | Anlam |
|---|---|---|
| 了解です。 | Ryōkai desu. | Anladım. (birçoğu yukarı doğru bunu çok rahat buluyor) |
| 承知しました。 | Shōchi shimashita. | Anlaşıldı. (yönetici için güvenli) |
| ご苦労さまです。 | Gokurōsama desu. | Çalışmanız için teşekkürler. (genellikle gençlere) |
| お疲れさまです。 | Otsukaresama desu. | Çalışmanız için teşekkürler. (yukarı doğru güvenli) |
| ご報告させていただきます。 | Gohōkoku sasete itadakimasu. | Rapor etmeme izin ver. (bir kez iyi, tekrarlanırsa ağır) |
- Sorulmayı bekliyorum. Yöneticiniz sormadan önce kısa bir rapor vermek alışkanlığınızın bir parçasıdır; Bir soruna ilişkin sessizlik, yöneticileri sorunun kendisinden daha fazla endişelendirmeye neden olur.
- On saniyelik arka planla başlıyoruz. Önce sonucu söyleyin; Sorulursa ayrıntıları sunun.
- Hiçbir plan yapmadan kötü haberler getiriyoruz. Tek bir kaba seçenek bile bu işin üstesinden geldiğinizi gösterir.
- Bir müşterinin sözlerini kendi görüşünüz gibi raporlamak. Bunu kendi bilgileri olarak işaretlemek için to no koto desu ekleyin.
Bu haftaki işinizi rapora dönüştürün
Üzerinde çalıştığınız bir şeyin ham gerçeklerini Mocchi verin ve sorun: bunu yöneticim için önce sonuç odaklı bir rapora, ardından iki seçenekli bir sōdan'a dönüştürün ve keigo'yu açıklayın. Mocchi her iki versiyonu da şekillendirir, neden her mütevazı formu seçtiğini açıklar ve proje ayrıntılarını hatırlar, böylece daha sonra tekrar gelip aynı bağlamda bir sonraki güncellemeyi isteyebilirsiniz.
Konuşan taraf için, AI Sensei'deki Ibuki-sensei'den menajeriniz olarak hareket etmesini isteyin. Bu gönderideki geç teslimat raporunu verin, ardından kendinize ait gerçek bir rapor verin. Meşgul yöneticilerin yaptığı gibi Sensei'den sorularla sözünü kesmesini isteyin ve sonuca çok geç vardığınız yerler için oturum raporunu kontrol edin.