Conclusão primeiro
A convenção mais importante é que a conclusão vem no topo. O leitor deve saber o resultado desde a primeira linha e ler o resto somente se quiser os detalhes.
Isso vai contra o hábito de construir um argumento rumo a uma conclusão, que é a forma como muitas pessoas são ensinadas a escrever. Num relatório empresarial japonês, essa estrutura é considerada evasiva ou desorganizada.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 結論から申し上げます。 | Ketsuron kara mōshiagemasu. | Para dar a conclusão primeiro. |
| 結論として、導入は可能である。 | Ketsuron to shite, dōnyū wa kanō de aru. | Em conclusão, a introdução é viável. |
| 以下、詳細を述べる。 | Ika, shōsai o noberu. | Os detalhes seguem abaixo. |
| 調査の結果、問題は確認されなかった。 | Chōsa no kekka, mondai wa kakunin sarenakatta. | A investigação não confirmou problemas. |
| 現時点では判断できない。 | Genjiten de wa handan dekinai. | Atualmente não é possível fazer um julgamento. |
| 結論は次のとおりである。 | Ketsuron wa tsugi no tōri de aru. | A conclusão é a seguinte. |
As seções padrão
Os relatórios seguem uma ordem convencional e usá-la significa que o leitor sabe onde encontrar cada coisa sem ser avisado.
Nem todo relatório precisa de todas as seções, mas a ordem é fixa quando elas aparecem.
| Seção | japonês | Contém |
|---|---|---|
| Conclusão | 結論 | O resultado, primeiro |
| Fundo | 背景 | Por que isso foi investigado |
| Método | 調査方法 | O que foi feito |
| Descobertas | 調査結果 | Apenas fatos |
| Análise | 考察 | Interpretação, rotulada |
| Proposta | 提案 | O que deve acontecer a seguir |
As descobertas e análises são seções separadas por um motivo. Misturá-los é a crítica mais comum a um relatório escrito por alguém novo.
Fato e opinião, mantidos separados
A escrita comercial japonesa espera uma linha clara entre o que foi observado e o que o escritor conclui disso. Marcar essa linha explicitamente não é pedantismo; é o que torna um relatório confiável.
Frases marcadoras fazem o trabalho e usá-las de forma consistente sinaliza que você entende a convenção.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 事実として、 | Jijitsu to shite, | De fato, |
| データによれば、 | Dēta ni yoreba, | De acordo com os dados, |
| 以上は事実である。 | Ijō wa jijitsu de aru. | O que foi dito acima são fatos. |
| 以下は私見である。 | Ika wa shiken de aru. | O que se segue é minha própria opinião. |
| と考えられる。 | to kangaerareru. | Pensa-se isso. (inferência) |
| と推測される。 | to suisoku sareru. | Supõe-se isso. (mais fraco) |
Os dois últimos são os hedges padrão para análise. Eles marcam uma afirmação como inferência em vez de observação, sem enfraquecê-la.
O estilo escrito
Os relatórios usam o estilo de escrita simples em vez do estilo de conversação educada. Escrever um relatório com terminações desu e masu parece uma mensagem e não um documento e é um dos marcadores mais claros de um escritor inexperiente.
As sentenças também são mais curtas e com mais substantivos do que na fala, o que é conveniente para o aluno: sentenças declarativas curtas são exatamente o que o gênero deseja.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 問題が確認された。 | Mondai ga kakunin sareta. | Um problema foi confirmado. (estilo de relatório) |
| 問題が確認されました。 | Mondai ga kakunin saremashita. | Mesmo conteúdo, estilo de mensagem |
| 対応が必要である。 | Taiō ga hitsuyō de aru. | Uma resposta é necessária. |
| 原因は不明である。 | Gen'in wa fumei de aru. | A causa é desconhecida. |
| 改善の余地がある。 | Kaizen no yochi ga aru. | Há espaço para melhorias. |
| 継続して監視する。 | Keizoku shite kanshi suru. | O monitoramento continuará. |
Números e evidências
Espera-se que os relatórios sejam específicos. Quantificadores vagos enfraquecem consideravelmente um relatório e substituí-los por números é a maneira mais rápida de melhorá-lo.
Quando um número for incerto, diga-o explicitamente, em vez de cobrir toda a frase.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 前月比で十五パーセント増加した。 | Zengetsu-hi de jūgo pāsento zōka shita. | Aumentou quinze por cento em relação ao mês anterior. |
| 三件の報告があった。 | Sanken no hōkoku ga atta. | Foram três relatos. |
| 概算である。 | Gaisan de aru. | Esta é uma estimativa. |
| 数値は暫定である。 | Sūchi wa zantei de aru. | Os números são provisórios. |
| 詳細は別紙のとおり。 | Shōsai wa besshi no tōri. | Os detalhes estão conforme anexo. |
| 出典は末尾に記載。 | Shutten wa matsubi ni kisai. | As fontes estão listadas no final. |
Antes de enviar
Duas verificações detectam a maioria dos problemas. Primeiro, a linha de abertura indica a conclusão? Em segundo lugar, o leitor consegue dizer quais afirmações são fatos e quais são as suas?
A terceira é a consistência do estilo: um relatório que começa com um estilo simples e termina em finais educados é um deslize comum e óbvio para um leitor japonês.
- A primeira linha indica a conclusão.
- Os fatos e análises estão em seções separadas ou claramente marcadas.
- O estilo é consistente, sem finais educados misturados.
- Cada número tem uma fonte ou é rotulado como uma estimativa.
- Ele cabe em uma página, a menos que haja uma razão para isso.