Ouvir é melhor do que transcrever
O instinto em uma segunda língua é escrever o máximo possível, porque você não confia na sua memória. É a profissão errada: escrever consome a atenção que a compreensão precisa, então notas extensas geralmente significam que você entendeu menos.
A melhor abordagem é decidir antecipadamente o que você está capturando e deixar o resto de lado. Para a maioria das reuniões, são decisões, números, prazos e qualquer coisa dirigida a você.
Katakana para velocidade
Katakana é mais rápido de escrever do que kanji e inequívoco para ler, e é por isso que muitos anotadores japoneses o usam para aumentar a velocidade, independentemente de onde a palavra normalmente seria escrita.
Para um aluno, isso elimina um verdadeiro gargalo, já que você não precisa mais lembrar ou produzir um kanji enquanto ouve.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| カクニン | kakunin | Confirmação, escrita rapidamente |
| シメキリ | shimekiri | Prazo final |
| タントウ | tantō | Pessoa responsável |
| ヨサン | yosan | Orçamento |
| ケッテイ | kettei | Decisão |
| シュクダイ | shukudai | Item de ação |
Escrevê-los em katakana é uma taquigrafia reconhecida e não um erro. As notas são para você e a velocidade é mais importante do que a ortografia.
Abreviaturas padrão
Os locais de trabalho japoneses utilizam um conjunto de abreviaturas convencionais que aparecem em quadros brancos, em notas e em mensagens internas. Conhecê-los significa que você pode ler as anotações dos colegas e também escrever as suas próprias com mais rapidez.
| Curto | Completo | Significado |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 打合 | Reunião |
| よろしくお願いします | よろ | Atenciosamente, notas informais |
| 確認 | 確 | Verificar |
| 至急 | 至急 | Urgente |
| 以上 | 以上 | Isso é tudo, termina uma lista |
| 各位 | 各位 | Para todos os envolvidos |
Os dois últimos aparecem constantemente no final e no início dos avisos internos, e reconhecê-los agiliza consideravelmente a leitura.
Símbolos em vez de palavras
As relações entre ideias são muito mais rápidas de serem registadas como símbolos do que como palavras, e sobrevivem à leitura de uma forma que as frases incompletas não sobrevivem.
Um conjunto pequeno e consistente é melhor do que um conjunto elaborado que você precisa lembrar.
- Uma flecha para uma consequência ou próximo passo.
- Um ponto de interrogação para qualquer coisa que você não entendeu, com espaço para preencher.
- Uma caixa ou estrela para qualquer coisa atribuída a você.
- Um círculo ao redor de cada data e número.
- Uma linha abaixo da margem para qualquer coisa que você deva agir hoje.
O que capturar literalmente
Algumas coisas devem ser escritas com exatidão e não podem ser reconstruídas posteriormente: números, datas, nomes e qualquer algarismo com consequências. Numa segunda língua, a memória para estes é marcadamente pior do que na primeira, e a confiança sobre eles é equivocada.
Todo o resto pode ser uma palavra-chave. A distinção entre o que capturar exatamente e o que resumir é o núcleo de um sistema viável.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 三月十日まで | sangatsu tōka made | Até 10 de março: escreva exatamente |
| 二十個 | nijukko | Vinte unidades: escreva exatamente |
| 田中さん担当 | Tanaka-san tantō | Tanaka responsável: escreva exatamente |
| 予算五十万 | yosan gojūman | Orçamento quinhentos mil: exatamente |
| 方針変更 | hōshin henkō | Mudança de política: uma palavra-chave é suficiente |
| 次回検討 | jikai kentō | Considere da próxima vez: uma palavra-chave é suficiente |
Preenchendo as lacunas depois
As anotações feitas em um segundo idioma são sempre incompletas, e a diferença entre anotações úteis e inúteis é o que acontece nos dez minutos seguintes à reunião.
Preencha os pontos de interrogação enquanto o contexto ainda está em sua cabeça. Uma hora depois você terá esquecido o motivo da lacuna; um dia depois, as notas ficam inutilizáveis.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| すみません、一点確認させてください。 | Sumimasen, itten kakunin sasete kudasai. | Desculpe, posso confirmar um ponto? |
| さきほどの数字をもう一度お願いします。 | Sakihodo no sūji o mō ichido onegai shimasu. | A figura anterior, mais uma vez, por favor. |
| 締め切りは来週金曜でしたか。 | Shimekiri wa raishū kin'yō deshita ka. | O prazo era na próxima sexta-feira? |
| メモを取りきれませんでした。 | Memo o torikiremasen deshita. | Eu não consegui anotar tudo. |
| あとで議事録を確認します。 | Ato de gijiroku o kakunin shimasu. | Vou verificar os minutos mais tarde. |
| 共有いただけると助かります。 | Kyōyū itadakeru to tasukarimasu. | Ajudaria se você pudesse compartilhá-lo. |
Fazer uma pergunta esclarecedora imediatamente após uma reunião é fácil e normal. Perguntar três dias depois, quando você não consegue agir, não é nenhuma das duas coisas.