A estrutura padrão
As atas seguem um layout convencional que pouco varia entre as empresas, o que significa que a maior parte do documento pode ser preparada antes do início da reunião.
Preencher o cabeçalho com antecedência deixa você livre para se concentrar nas duas coisas que realmente precisam ser ouvidas: decisões e ações.
| Campo | japonês | O que há nele |
|---|---|---|
| Título | 議事録 | O nome do documento |
| Data e hora | 日時 | Data, início e fim |
| Lugar | 場所 | Sala ou on-line |
| Participantes | 出席者 | Nomes, às vezes departamentos |
| Agenda | 議題 | Os itens discutidos |
| Decisões | 決定事項 | O que foi acordado |
| Ações | 宿題事項 | Quem faz o quê e quando |
As duas últimas linhas são o ponto do documento. Tudo acima deles é administração que pode ser preenchida previamente.
Gravando decisões
Uma linha de decisão deve indicar o que foi acordado e nada mais. Resista à tentação de registrar quem defendeu o quê, o que raramente é desejado e pode causar problemas mais tarde.
A frase com terminação nominal é padrão aqui e mantém as entradas curtas. Frases educadas completas tornam os minutos mais longos, sem torná-los mais claros.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 新システムの導入を承認。 | Shin shisutemu no dōnyū o shōnin. | Aprovada introdução do novo sistema. |
| 予算案は次回に持ち越し。 | Yosan-an wa jikai ni mochikoshi. | A proposta de orçamento foi transferida para a próxima vez. |
| A案を採用することで合意。 | Ē-an o saiyō suru koto de gōi. | Concordou em adotar a opção A. |
| 現行の方針を継続。 | Genkō no hōshin o keizoku. | A política atual continua. |
| 結論は保留。 | Ketsuron wa horyū. | A conclusão é adiada. |
| 詳細は別途検討。 | Shōsai wa beppo kentō. | Detalhes a serem considerados separadamente. |
Gravando ações
Uma ação precisa de três coisas: o quê, quem e quando. Uma ação sem dono ou prazo não é uma ação, e as atas que omitem ambos são a reclamação mais comum sobre elas.
Caso não tenha sido estipulado um prazo na reunião, pergunte antes de redigir a ata, em vez de deixá-la em branco.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 田中：資料を作成（来週金曜まで） | Tanaka: shiryō o sakusei (raishū kin'yō made) | Tanaka: preparar materiais, até a próxima sexta-feira |
| 各自：意見を提出（今週中） | Kakuji: iken o teishutsu (konshū-chū) | Cada pessoa: envie opiniões, dentro desta semana |
| 営業部：数値を確認 | Eigyō-bu: sūchi o kakunin | Vendas: confirme os números |
| 次回までに案を三つ用意 | Jikai made ni an o mittsu yōi | Prepare três propostas na próxima vez |
| 担当者未定 | Tantōsha mitei | Proprietário ainda não decidiu |
| 期限は追って連絡 | Kigen wa otte renraku | O prazo será informado |
As duas últimas são entradas legítimas quando nada foi decidido. Registrar que um proprietário está indeciso é mais útil do que deixar a linha de fora.
O que deixar de fora
Os minutos são mais úteis quando são mais curtos. O erro mais comum é transcrever a discussão, o que produz um documento que ninguém lê e que pode criar dificuldades se forem atribuídas opiniões.
Deixe de lado o argumento e mantenha o resultado, a menos que haja uma razão específica para registrar como a decisão foi tomada.
- Quem discordou de quê, a menos que seja necessário ficar registrado.
- O vaivém de uma discussão.
- Sua própria interpretação do que alguém quis dizer.
- Conversa fiada e divagações.
- Qualquer coisa que você não tenha certeza de ter ouvido corretamente; pergunte em vez disso.
Tomando minutos em um segundo idioma
Dedicar alguns minutos enquanto aprende japonês parece impossível e é administrável, porque você não precisa seguir tudo. Você precisa das decisões e das ações, que são marcadas por frases previsíveis.
Ouvir esses marcadores, e não o conteúdo, é a técnica que faz com que tudo funcione.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| それでは、こういうことで。 | Sore de wa, kō iu koto de. | Então, com base nisso. (uma decisão está chegando) |
| 担当は誰にしますか。 | Tantō wa dare ni shimasu ka. | Quem será o responsável? (uma ação) |
| 期限は来週金曜です。 | Kigen wa raishū kin'yō desu. | O prazo termina na próxima sexta-feira. |
| 次回までに、 | Jikai made ni, | Na próxima reunião, |
| この件は保留とします。 | Kono ken wa horyū to shimasu. | Este assunto está adiado. |
| 以上で終わります。 | Ijō de owarimasu. | Isso conclui a reunião. |
Circulando e corrigindo
Envie minutos no mesmo dia. As correções são fáceis enquanto as pessoas lembram e impossíveis uma semana depois, e circular cedo também é uma forma de descobrir se entendeu bem a reunião.
Solicitar correções explicitamente é normal e alivia a pressão de um documento escrito em um segundo idioma.
| japonês | Romaji | Significado |
|---|---|---|
| 議事録を送付いたします。 | Gijiroku o sōfu itashimasu. | Estou enviando a ata. |
| ご確認をお願いいたします。 | Gokakunin o onegai itashimasu. | Por favor, verifique-os. |
| 誤りがありましたら、ご指摘ください。 | Ayamari ga arimashitara, goshiteki kudasai. | Por favor, aponte quaisquer erros. |
| 修正版を再送いたします。 | Shūsei-ban o saisō itashimasu. | Estou reenviando a versão corrigida. |
| 聞き取れなかった箇所がございます。 | Kikitorenakatta kasho ga gozaimasu. | Há partes que não consegui capturar. |
| 補足をいただけますと幸いです。 | Hosoku o itadakemasu to saiwai desu. | Eu ficaria grato por quaisquer acréscimos. |
Dizer claramente que você não conseguiu capturar algo é melhor do que adivinhar. Os colegas preenchem a lacuna prontamente e o registro acaba sendo preciso.